Sprogteknologivirksomheden bruger Dropbox Business til nemt og sikkert at dele scripts og optagelser verden over og har på den måde reduceret udgifterne til forsendelse og antallet af mistede harddiske markant.

Appens vigtigste resultater

Hurtigere overførsel af vigtige filer

Betydelige besparelser i både tid og omkostninger

Mindre tidsforbrug til fejlfinding

Udfordringen

"Lost in translation"

For at kunne opfange præcise talemønstre, dialekter og udtale af ord til klientteknologi – såsom talegenkendelse og tale til tekst-systemer – udstationerer Appen ofte teams i Afrika, Asien, Europa og Nordamerika. Medarbejderne kan være i felten i op til seks måneder for at optage samtaler og manuskripter, og det er lig med enorme mængder data. Nogle af Appens kunder skal have projekter færdiggjort meget hurtigt, og medarbejderne i marken skal derfor være i stand til at få det optagne materiale tilbage til Appens afdelinger i USA, Australien og Filippinerne så hurtigt som muligt. Først forsøgte virksomheden at anvende håndkodede FTP-løsninger, sende harddiske med fragt og tilmed flyve medarbejdere frem og tilbage med datalagringsenheder for at sikre, at intet gik tabt eller blev stjålet. Alle disse metoder bød imidlertid på hver deres problemer med hensyn til hastighed og effektivitet. Stephen Norris, Vice President of Operations for Language Resources hos Appen, forklarer: "De værktøjer, vi skabte til at kopiere data, krævede alle manuel håndtering, og de var ikke specielt pålidelige. Med forskellige tidszoner og logistiske forhindringer kunne det tage tre til fire dage at koordinere vores IT-team med teams i felten – og det spildte enormt meget tid". Under et særligt besværligt projekt kom Norris til at tænke på, hvor meget lettere fildeling ville være, "hvis det bare fungerede lige så stille og roligt som med Dropbox". Appens forretningsudviklingsteam brugte allerede Dropbox og havde rapporteret om virkelig gode resultater. "Jeg var lidt bekymret over, hvordan Dropbox ville klare de store mængder data, vi overfører", indrømmer Norris. "Men forretningsudviklingsteamet sagde, at det var meget hurtigere end det gamle system. De fik os til at tro på, at Dropbox ganske enkelt fungerer".

"Dropbox Business er så pålideligt og robust. Jeg har været i teknologibranchen siden 1990'erne, og det er forbløffende at finde et produkt, der hævder at kunne disse ting og så rent faktisk bare fungerer".

Stephen Norris, VP of Operations for Language Resources, Appen

Løsningen

Pålidelig synkronisering i praksis

Norris besluttede at implementere Dropbox Business i hele Language Resources-teamet og fandt hurtigt ud af, at Dropbox kunne synkronisere flere terabyte data helt uden problemer. Idet Dropbox' synkronisering accelererer overførsler ved at påbegynde download af filer, mens uploads stadig er i gang, kan flere tusind timers lydinterview hurtigt deles med Appens hovedkontor i Sydney. "Dropbox giver os mulighed for at overføre kæmpestore mængder data, uden nogen for alvor behøver at få hænderne op af lommen", siger Norris. "Tidligere måtte folk ofte spørge, om en overførsel var gået igennem, men nu, når de kigger i mapperne, kan de være sikre på, at det, de ser, er opdateret." Uanset hvor Appens medarbejdere er udstationeret rundt om i verden, eller hvilken enhed de bruger, holder Dropbox Business dem forbundet. Norris siger: "Dropbox Business er så pålideligt og robust. Jeg har været i teknologibranchen siden 1990'erne, og det er forbløffende at finde et produkt, der hævder at kunne disse ting og så rent faktisk bare fungerer." Selv når Appens medarbejdere befinder sig på steder med langsom – eller ingen – internetadgang, fejler Dropbox' synkronisering ikke. Teknologien med automatisk genoptagelse af overførsler sikrer, at filer bliver synkroniseret fuldstændigt. Som Norris forklarer: "Når internetforbindelsen går ned og senere kommer tilbage igen, bemærker Dropbox det og fortsætter synkroniseringen, hvor det slap".

"Vi har afdelinger i Sydney, Filippinerne og Pakistan – og personale i New Zealand, Australien, Europa og USA. Hvis vi skulle forsøge at koordinere på tværs af alle disse lokaliteter med en anden løsning end Dropbox Business, ville vi blive vanvittige."

Stephen Norris, VP of Operations for Language Resources, Appen

Resultaterne

Tids- og omkostningseffektivitet

Da Appen brugte forsendelsestjenester til at transportere harddiske, var de tvunget til at bruge tusindvis af dollars for at sikre hurtig levering af virksomhedens filer. Norris uddyber: "Alt skulle sikkerhedskopieres, fordi det ikke kunne undgås, at nogle diske blev væk. Det var forfærdeligt irriterende". Med Dropbox Business slipper Appen ikke kun for bekymringer om mistede filer, det sparer også virksomheden for at skulle betale forsendelsesomkostninger. Herudover fjerner det lønomkostningerne forbundet med FTP-løsninger. "I mindst et år brugte den fyr, der stod for vedligeholdelsen af vores FTP, omkring en tredjedel af sin tid kun på fejlfinding og på at lære folk at bruge den", tilføjer Norris. Med Dropbox kan medarbejderne arbejde mere produktivt og fokusere på at holde projekterne kørende. Ifølge Norris reducerer Dropbox den tid, det tager at få data ud til Appen-afdelingerne, hvilket fremskynder produkternes fremstillingshastighed. Det mindsker også risikoen for, at dataindsamlerne kommer for langt foran de personer, der laver kvalitetssikring – og det mindsker behovet for at skulle optage dårlige data igen. "Det har bare været et helt igennem fremragende program", siger han. "Vi har afdelinger i Sydney, Filippinerne og Pakistan – og personale i New Zealand, Australien, Europa og USA. Hvis vi skulle forsøge at koordinere på tværs af alle disse lokaliteter med en anden løsning end Dropbox Business, ville vi blive vanvittige."

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu