Kunder / Asana

Dropbox Business giver Asana en simpel metode til at øge produktiviteten og holde sig synkroniseret

Asana er en internetbaseret, delt opgaveliste, der hjælper virksomheder med at bevare forbindelsen mellem de enkelte afdelinger og forblive organiseret. Hovedprogrammet mindsker behovet for møder og statusmails, hvilket gør teams i stand til at arbejde mere effektivt i forhold til at nå deres mål. Asana har hovedkontor i San Francisco og har i øjeblikket 35 nyskabende tænkere ansat.

Styr på tropperne

Med produktivitet som virksomhedens vigtigste mission lægger Asana stor vægt på at gøre arbejdsgangene så effektive som muligt. Med henblik på at gøre tingene enkle – herunder it-ressourcer – besluttede Asanas grundlæggere tidligt at droppe store investeringer i servere og it-infrastruktur. I stedet valgte de en fildelings- og opbevaringstrategi med lavere driftsomkostninger. For det meste fungerede denne fremgangsmåde godt, især fordi virksomheden kunne benytte sin egen software til at holde styr på projekter. Men efterhånden som flere regneark, marketingdesign og dokumenter begyndte at cirkulere, blev filopbevaringen problematisk. Medarbejderne begyndte at bruge USB-enheder og personlige Dropbox-konti til at opbevare filer, men det var ofte svært at finde ud af præcist hvor, de var blevet gemt. Driftschef Kenny Van Zant siger: "Der var filer overalt. Det var et mareridt". Da de skiftede til Dropbox Business, fik Asana et centraliseret sted at gemme filer – hvilket gør det nemmere hurtigt at få adgang til og samarbejde om dem. Van Zant husker: "Vi implementerede Dropbox, oplærte alle med én e-mail, flyttede vores største delte mapper og så os aldrig tilbage".

På en hvilken som helst dag kan det være, at man er nødt til at forlade sit skrivebord for at bruge en bærbar, der ikke er ens egen, i et mødelokale. Dropbox gør dette muligt for os, uden at vi skal bekymre os om, hvordan vi får adgang til vores filer."

Udvidet effektivitet

Nu er Dropbox Business en uundværlig del af Asanas arbejdsgang. Det er første stop for nye medarbejdere, når de starter, og ud over standardmæssig filadgang fungerer Dropbox som et sted, hvor medarbejderne kan finde vigtige præsentationer, virksomhedsprognoser og tilmed økonomiske oplysninger for Asana. "Dropbox hjælper os med at understøtte en kultur med fuldstændig gennemsigtighed", siger Van Zant. Dropbox Business hjælper også virksomheden med at bevare mobiliteten på arbejdspladsen ved at give personalet mulighed for at få adgang til filer fra enhver computer. Van Zant forklarer: "Vi har bærbare på hele kontoret. Så på en hvilken som helst dag kan det være, at man er nødt til at forlade sit skrivebord for at bruge en bærbar, der ikke er ens egen, i et mødelokale. Dropbox gør dette muligt for os, uden at vi skal bekymre os om, hvordan vi får adgang til vores filer". Selv når de arbejder hjemmefra, kan medarbejderne opretholde en hurtig og bekvem forbindelse til Asana via Dropbox. Van Zant har selv to hjemmecomputere synkroniseret til hans Dropbox-konto hos Asana. Han bekræfter: "Det at have adgang til dine aktiver, uanset hvor du er – uden at være bundet til én maskine eller dit skrivebord – er virkelig vigtigt". Ud over at bruge Dropbox til at gemme og dele filer internt er Asana afhængig af det for at kunne samarbejde med eksterne parter. Ved at gemme ting som juridiske dokumenter og bestyrelsespræsentationer i Dropbox kan Asanas personale og eksterne juridiske og finansielle partnere udveksle oplysninger uden at skulle maile frem og tilbage – noget som Van Zant sætter stor pris på. "Jeg tror, ​​at e-mails er der, hvor filer går hen for at dø", siger han vittigt. I kombination med en forpligtelse til at gøre de interne processer enkle betyder ønsket om at undgå e-mails, at medarbejderne udelukkende bruger software fra Asana og Dropbox til at arbejde sammen. "På den måde ved vi, at folk arbejder med de nyeste oplysninger, og at vi ikke spilder tid eller energi", siger Van Zant. "Det er virkelig vigtigt for vores virksomheds effektivitet".

Jagten på økonomisk og kulturel frihed

Én af de største fordele, Asana har opnået som følge af implementeringen af Dropbox Business, er et fremskridt inden for teknologiske muligheder – uden behov for ekstra tekniske ressourcer. Van Zant bekræfter, at Dropbox har hjulpet Asana med at opretholde en mindre personalestab. "Hvis man sammenligner vores udgifter til infrastruktur med en fuldtidsløn, ligger vores besparelser afgjort på hundredtusindvis af dollars", siger han. "Afkastet er fantastisk". I stedet kan Asana fokusere på at udvide sit personale på vigtige områder, der driver forretningens vækst. Van Zant mener, at Dropbox har hjulpet Asana med at nå sine mål med et mindre team, ved at øge produktiviteten pr. medarbejder. Han tilføjer: "Den ultimative fordel viser sig i form af rentabilitet og effektivitet pr. medarbejder. Og disse er virkeligt vigtige tal for os". Fastholdelse af et mindre personale har også gjort Asana i stand til at bevare den kultur, de etablerede, da virksomheden startede. Van Zant siger, at Dropbox Business har hjulpet Asana med at vokse på det rigtige tidspunkt, uden overskydende teknologi eller ressourcer, der bremser fremskridt. Han tilføjer: "Det er en uhåndgribelig fordel, men én, som vi virkelig værner om".