Kunder / CEL Electric

CEL Electric – Kundefokus

Elinstallatørfirmaet bruger Dropbox Business til at skabe forbindelse mellem hovedkvarteret og supervisorer i marken i nogle af Canadas mest øde egne.

UDFORDRINGEN

Et voldsomt stød for systemet

Økonomien i provinsen Saskatchewan i Canada baserer sig primært på minedrift, produktion og landbrug, og provinsen bruger derfor elinstallatørfirmaer som CEL Electric til at levere strøm til vigtige produktionsanlæg. Siden CEL blev stiftet i 1979, er virksomheden vokset i et jævnt tempo og har åbnet seks kontorer rundt omkring i Canada. I takt med virksomhedens vækst begrænsede de eksisterende værktøjer medarbejdernes mulighed for at dele oplysninger med hinanden og med kunder på en nem måde. Når medarbejderne skulle sende tegninger via e-mail til bygherrer, var de nødt til at opdele store PDF-filer i mindre dele for at omgå begrænsningerne for størrelsen på vedhæftede filer. "Processen var besværlig, og data gik tabt", siger Mark Karr, Project Manager. Endnu værre var det, at medarbejderne måtte ty til at sende cd'er, USB-nøgler eller stakke af papirtegninger og kontrakter med kurer, hvilket tog lang tid og kostede mange penge. I 2014 slog et lyn ned i en CEL-server i Saskatoon og slettede seks måneders arbejde. Det var dråben, siger Shaun Unger, VP of Corporate Affairs. "Det fik os til at indse, at vi måtte gøre noget", siger Unger. CEL besluttede at skifte til skyen og valgte Dropbox Business, fordi tjenesten gør det nemt at dele filer med eksterne partnere. Beslutningen var oplagt, fordi mange medarbejdere hos CEL allerede havde en privat Dropbox-konto. "Det var virkelig nemt at indføre systemet, fordi folk allerede havde et godt kendskab til det", siger Unger. "Dropbox var langt den mest effektive måde at igangsætte projekter på".

"Hvis jeg besøger en arbejdsplads uden for kontoret, er dagen gået. Jeg skal først med et fly, så køre til et fjerntliggende sted, holde møder og derefter tage turen tilbage. Det er temmelig dyrt. Med Dropbox Business kan jeg yde støtte til supervisorer i marken fra hovedkvarteret i stedet for at tage derud".

Mark Karr, Project Manager hos CEL Electric

LØSNINGEN

En bedre måde at arbejde sammen på

Dropbox Business har ændret hele den måde, som CEL håndterer opgaver på, lige fra bud og designfase til den endelige konstruktion af strømgeneratorer, vandrensningsanlæg og kornsiloer for at nævne nogle få projekter. CEL holder styr på denne komplekse proces ved at oprette undermapper til hvert projekt, hvori de vigtige materialer som tegninger, ændringsordrer, pristilbud og tilladelser placeres. "Nu ved alle, hvor det hele er", siger Karr. "Jeg bærer ikke længere rundt på USB-nøgler i mit nøglebundt". Ingeniør- og designteams kan samarbejde om kæmpestore AutoCAD-designs, fordi medarbejderne har adgang til de nyeste filer i Dropbox. Det giver en hurtigere gennemførelsestid for projekter. Hvis en opgaves omfang ændres, kan supervisorer i marken nu hente de filer, de har brug for, frem på deres telefon, og nemt samarbejde med CEL's kontorer i realtid. Funktionen til kameraoverførsel i Dropbox betyder, at fotografier af nye ledningsnet eller strømkilder på opgavestederne deles næsten øjeblikkeligt med hovedkvarteret. "Lige så snart en supervisor har taget et billede, kan jeg se, hvad sagen drejer sig om”, siger Karr. De medarbejdere, der arbejder på fjerntliggende steder, har stadig adgang til de nødvendige filer, fordi Dropbox Business fungerer ved lav båndbredde. "Vi fik ændringer ind, selvom forbindelsen ude ved Hudson Bay var ustabil", siger Karr. Medarbejderne hos CEL spilder ikke længere tid på at arbejde på forældede dokumenter, fordi Dropbox-badget fortæller brugerne, hvem der også arbejder på samme fil. It-afdelingen kan sove trygt om natten nu, fordi de ved, at følsomme virksomhedsoplysninger er godt beskyttet. Med funktionen til kontooverførsel kan administratorer flytte filer til en anden medarbejders konto, hvis nogen forlader virksomheden. Udløbsdatoer til links begrænser adgangen til bud eller designs til en bestemt dato.

"Det var virkelig nemt at indføre systemet, fordi folk allerede havde et godt kendskab til det. Dropbox var langt den mest effektive måde at igangsætte projekter på".

Shaun Unger, VP of Corporate Affairs hos CEL Electric

RESULTATERNE

Klikker på links i stedet for at rejse med fly

Med Dropbox Business har CEL fået pålidelig sikkerhedskopiering af data. Det var virksomhedens mest presserende behov efter lynnedslaget. Men CEL siger, at tjenesten også har givet bonus på andre områder. Ubegrænset gendannelse af versioner har vist sig at være praktisk og satte f.eks. en medarbejder i stand til at fremfinde tegninger og regneark til en værdi af 5.000 USD, som var blevet slettet ved et uheld. De største resultater er dog den øgede effektivitet og produktivitet. "Med Dropbox Business kan jeg yde støtte til supervisorer i marken fra hovedkvarteret i stedet for at tage derud", siger Karr. "Hvis jeg skal besøge en arbejdsplads uden for kontoret, skal jeg først med et fly, så køre til et fjerntliggende sted, holde møder og derefter tage turen tilbage. Det er temmelig dyrt". I marken hjælper Dropbox Business med at sikre, at alle er opdateret. "Alt er centraliseret, uanset hvor vores team befinder sig", siger Unger. "Der er ingen tvivl om, at det gør os alle mere produktive".