Kunder / Cleveland Community College

Cleveland Community College – Kundefokus

Dropbox Education hjælper studiestedet i North Carolina i USA med at skærpe fokus på undervisningen ved at give personalet mulighed for at arbejde på forskellige enheder. Det sparer tid i forbindelse med it-opgaver og administration.

UDFORDRINGEN

På udkig efter en bedre måde at dele og få adgang til filer på

Cleveland Community College har altid taget den nyeste teknologi i brug for at forberede studiestedets over 13.000 studerende på fremtiden. Studiestedet i Shelby, North Carolina, modtog for nylig det største offentlige tilskud til teknologi, som nogen sinde er tildelt et lokalt studiested i deltstaten. En stor del af underviserne og de administrative medarbejdere på det teknologivenlige studiested bruger flere enheder, herunder iPads og Surface-tablets, til undervisningen på alle de steder, hvor studiestedet udbyder kurser.

Men når arbejdet foregår på flere enheder og platforme, var det ofte besværligt for undervisere og administrative medarbejdere at få adgang til og dele filer. Desuden betød studiestedets gamle serversystem, at medarbejderne manuelt skulle sikkerhedskopiere filer. Det skete ofte, at filer blev slettet ved et uheld – og at it-afdelingen måtte bruge kræfter på at løse problemet. Mange medarbejdere brugte allerede private Dropbox-konti til at imødegå disse udfordringer. Det fik studiestedet til at overveje en virksomhedsløsning til synkronisering og deling, som hele studiestedet kunne bruge.

Efter at have undersøgt forskellige leverandører besluttede studiestedet sig for Dropbox Education. "Barren er sat temmelig højt med hensyn til funktioner, f.eks. muligheden for at samarbejde, dele og få adgang fra flere steder", siger Athena Smith, som er Instructional Development Coordinator på studiestedet. "Det var svært at finde noget, der bare kom tæt på".

"Hvis en person mister sine filer, skal it-afdelingen inddrages for at gendanne filen i dens oprindelige tilstand. Vi er også nødt til at vedligeholde en server, der udelukkende bruges til sikkerhedskopiering. Det behøver vi ikke længere, når vi flytter alting til Dropbox. Det ser jeg som en kæmpestor tidsbesparelse for os".

Howard Roberts, Chief Information Officer på Cleveland Community College

LØSNINGEN

Det bliver nemmere at undervise på og uden for studiestedet

Med Dropbox Education kan studiestedet bedre støtte sine studerende. Underviserne kan nu medbringe deres foretrukne enhed på gymnasier og andre undervisningssteder uden for studiestedets område og straks oprette adgang til de materialer, de har brug for. "Underviseren behøver ikke længere at tænke over, hvilken enhed en fil er placeret på", siger Smith. "Filen vil nemlig være på alle deres enheder. De har adgang til den overalt – på og uden for studiestedets område, på stranden, eller hvor de nu er".

Underviserne går væk fra at bruge papir og deler i stedet mapper med de studerende. Det gør det også langt nemmere at uddele opgaver og få dem tilbage igen. Dropbox-badget gør samarbejdet nemmere mellem administrative medarbejdere, der arbejder på specialopgaver eller andre initiativer for studiestedet. Med funktionen kan læsere dele filer og opdatere til den nyeste version, når nogen foretager ændringer – og det hele foregår i Microsoft Office. "På videregående uddannelser er der altid en gruppe mennesker, der arbejder på noget", siger Dr. Shannon Kennedy, Executive Vice President of Instruction and Student Development. "Så dette her er en stor fordel, når flere personer arbejder på samme dokument".

Howard Roberts, som er Chief Information Officer på studiestedet, siger, at Dropbox Education også indeholder de sikkerhedsfunktioner, som studiestedet har brug for. Tjenesten er integreret med studiestedets leverandør af enkeltlogon, SecureAuth. Det betyder, at underviserne og de administrative medarbejdere kan logge på Dropbox med de adgangsoplysninger, de har fået fra studiestedet. "Fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt kan ingen andre end den tilsigtede person få adgang til et dokument", siger han.

"Underviserne behøver ikke længere at bekymre sig om, hvilken enhed en fil er placeret på, for den er placeret på alle deres enheder. De har adgang til den overalt – på og uden for studiestedet, på stranden, eller hvor de nu befinder sig".

Athena Smith, Instructional Development Coordinator på Cleveland Community College

RESULTATERNE

Sparer tid for it-medarbejdere og lærere

Dropbox Education vil reducere det antal timer, som it-medarbejderne bruger på at håndtere problemer i forbindelse med deling og sikkerhedskopiering af filer, siger studiestedet. Underviserne og de administrative medarbejdere vil snart sikkerhedskopiere alle filer med Dropbox Education i stedet for studiestedets gamle server. Dette skift gør det nemmere at gendanne filer, hvis nogen kommer til at slette dem eller forlader studiestedet. "Det ser jeg som en kæmpestor tidsbesparelse for os", siger Roberts.

Og nettoresultatet? Underviserne kan bruge mere tid på at undervise og mindre tid på administrative opgaver. "Jeg kender en underviser, der fik de studerende til at oprette en mappe og dele mappen med underviseren", siger Smith. "Så kunne de gå rundt i klasselokalet og se i de studerendes mappe og sige "Tak, jeg har fået din hjemmeopgave", sætte hak ved den og fortsætte turen rundt i lokalet".