Kunder / Distilled

Dropbox Business hjælper Distilled med at kombinere marketingekspertise og effektivitet

Distilled er et online marketingkonsulentfirma, der specialiserer sig i SEO, PPC-kampagner og sociale medier. Med afdelinger i London, New York og Seattle tilbyder virksomheden sine kunder konsulent- og kreative services, interaktiv uddannelse samt uddannelseskonferencer. Distilleds ultimative mission er at hjælpe virksomheder med at identificere og implementere succesrige strategier online. Find dem online på www.distilled.net.

Et kig på helheden

I starten arbejdede Distilled fra et enkelt kontor i London, med et lille team, der brugte en lokal server til opbevaring af alle virksomhedens vigtige filer. Én gang om ugen tog en af Distilleds direktører en bærbar harddisk med på arbejde for at kopiere alt fra kontorets drev og tage det hele med hjem til sikker opbevaring. Men efterhånden som Distilled voksede – og til sidst besluttede at åbne en afdeling i Seattle – var det tydeligt, at noget måtte laves om. Private Dropbox-konti blev vedtaget som en hurtig løsning, der satte London- og Seattle-baserede medarbejdere i stand til at samarbejde. Distilleds direktører besluttede dog at skifte til et netværksbaseret opbevaringssystem, der kunne synkronisere filer mellem afdelingerne. Desværre var systemet ikke særlig pålideligt. "Det var ikke nogen god tid for os med hensyn til opbevaring af filer og samarbejde i filer", fortæller Chief Operating Officer, Rob Ousbey. Med åbningen af en tredje afdeling i New York og et stort antal medarbejdere med fjernadgang vidste Distilled, at det var nødvendigt at tage virksomhedens muligheder op til revision. Idet virksomheden tidligere havde haft succes med Dropbox, besluttede Ousbey at give det en chance til. Han fik i første omgang medarbejderne til at oprette private Dropbox-konti, og derefter flyttede han hele virksomheden over på Dropbox Business, da det blev tilgængeligt. Ousbey husker, at processen med at flytte til Dropbox Business var helt enkel: "Det var nemt at komme i gang – vi skulle slet ikke gennem en indviklet teknisk proces".

"Dropbox Business fjerner gnidninger i vores daglige processer, så vi kan fokusere på det egentlige arbejde og vigtige projekter".

Marketing i bevægelse

I dag hjælper Dropbox Business Distilleds personale med at samarbejde med hinanden og med eksterne partnere. Når tværfaglige teams skal arbejde sammen om at behandle data, skrive rapporter og analysere resultater, sker det alt sammen via én delt mappe – uden at skulle tænke på versionskontrol eller sikkerhedskopiering. Ousbey tilføjer: "Vi behøver aldrig at bekymre os om at skulle e-maile filer, for al vores redigering og interaktion foregår i Dropbox. Vi siger bare til folk, hvilken mappe de skal kigge i, og så kan de finde lige det, de har brug for". Denne enkle måde at arbejde på har været specielt god for Distilled i forbindelse med projekter, der foregår på tværs af afdelinger og tidszoner. Når en medarbejder i New York eksempelvis beder om kreativt materiale fra London-teamet, kan PR-teamet i Seattle let snuppe det færdige materiale i Dropbox og komme i gang med at promovere det. "Dropbox Business gør vores daglige processer gnidningsfri, så vi kan fokusere på det egentlige arbejde og de vigtige projekter", forklarer Ousbey. Med synkroniserede filer, som er tilgængelige via laptops og mobilenheder, er det blevet lettere for medarbejderne at arbejde hjemmefra, hos kunden og på farten" . Jeg skal ikke længere tænke på at e-maile PowerPoint-præsentationer eller planlægge, hvilke filer jeg er nødt til at tage med, inden jeg skal ud at flyve", siger Ousbey. "Dropbox har ændret den måde, jeg forholder mig til mine filer på". Dropbox Business har desuden gjort interaktionen med kunder og leverandører endnu nemmere. Idet mange af Distilleds eksterne partnere selv bruger Dropbox, ved de, hvordan programmet virker. "Én af fordelene ved Dropbox er, at så mange bruger det", forklarer Ousbey. "Ofte når jeg nævner Dropbox til en af vores revisorer eller leverandører, fortæller de, at de allerede har en konto. Så vi kan bare dele en mappe med dem, og så er vi færdige. Det er virkelig smart for os".

Sikkerhed og ro i sindet

Med så meget intern og ekstern deling er sikkerhed en stor prioritet for Distilled. Indstillinger for teamdeling giver teamadministratorer mulighed for at styre, hvem der har adgang til vigtige oplysninger, og totrinsbekræftelse sørger for et ekstra lag beskyttelse – og ro i sindet. Disse sikkerhedskontroller viste sig at være nyttige sidste år, da der var indbrud i virksomhedens afdeling i London, og 30 laptops blev stjålet. Selvom situationen var forfærdelig, kunne personalet sammen drage et lettelsens suk, fordi de vidste, at alle deres data var sikre i Dropbox Business. Ousbey tilføjer: "Dropbox fik os tilbage på ret køl i løbet af et par dage efter indbruddet. Vi tog ud og købte 30 laptops, startede dem op, installerede og synkroniserede Dropbox, og så var vi klar igen. Den lethed og bekvemmelighed, Dropbox giver, sikrer ét meget vigtigt slutresultat for Distilled: Gladere medarbejdere og kunder. "Alt, hvad der gør os en lille smule mere effektive, gør os i stand til at skabe større værdi for vores kunder", forklarer Ousbey. "Så hvis Dropbox har forbedret effektiviteten med bare tre procent, er det en stor gevinst for os".