Kunder / Foursquare

Global – på den lokale måde: Sådan bruger Foursquare Dropbox Business til at holde sig synkroniseret

Foursquare er en placeringsbaseret mobilapplikation, der er beregnet til at forbinde mennesker og steder. App'en gør folk i stand til at dele og gemme de steder, de besøger, og få personlige anbefalinger baseret på, hvor de har været. Foursquares community består af mere end 25 millioner brugere og én million erhvervsdrivende.

Varetagelse af en voksende organisation

Da Foursquare lancerede sit første produkt i 2009, arbejdede det lille team på ét enkelt kontor. Det oprindelige personale sad tæt sammen og havde ingen problemer med at dele dokumenter og projektoplysninger. Eric Friedman, Director of Sales and Revenue Operations hos Foursquare, husker: "Vi var bare en lille håndfuld mennesker, så det var nemt at holde styr på alting." Men efterhånden som forretningen voksede, steg antallet af medarbejdere også, og det stod hurtigt klart, at Foursquare havde brug for en mere robust og pålidelig løsning til fildeling - på tværs af steder og verdenshave. Friedman siger: "Med afdelinger i San Francisco, New York og London havde vi brug for et funktionsdygtigt centralt filsystem, der kunne give os mulighed for nemt at oprette, organisere og styre alle vores digitale dokumenter." Friedman satte sig for at vurdere forskellige systemer, med sikkerhed, kvalitet og pålidelighed øverst på sin liste over krav. Friedman var selv en tidlig bruger af Dropbox og siger, at han hurtigt indså, at "Dropbox var den bedste løsning til digitalt samarbejde". Friedman vidste af erfaring, at Dropbox, i modsætning til filsystemer og netværksdrev, ikke blot gjorde filer tilgængelige fra enhver enhed, men også synkroniserede dem til computeren. Det betød, at Foursquares medarbejdere stadig kunne få adgang til vigtige dokumenter, selvom de var på farten og ikke havde internetforbindelse.

Det, at vi har alle vores filer lokalt på alles maskiner, og at de regelmæssigt bliver sikkerhedskopieret, er uvurderligt. Vores tommelfingerregel er blevet: Hvis det ikke er i Dropbox, så findes det ikke."

Drift på et fælles grundlag

Idet Foursquare begyndte at bruge Dropbox forholdsvis tidligt, havde mange folk i organisationen individuelle konti, før Dropbox Business blev lanceret. Da virksomheden skiftede til Dropbox Business, havde de allerede helt styr på systemet. "Alle vores kunder og partnere bruger Dropbox", siger Friedman. "Alt, hvad vi foretager i forhold til dem, har en plads i Dropbox, og det er også der, vores sælgere, kundeansvarlige, juridiske medarbejdere og designteams gemmer alle deres vigtige dokumenter". Ét centralt lager til vigtige aktiver gør det hurtigt og nemt for medarbejderne på tværs af virksomhedens tre beliggenheder at få adgang til kundekontrakter, salgspræsentationer og internt materiale. Og når medarbejderne har brug for at redigere store filer i Adobe Photoshop eller Microsoft Office, kan de hurtigt få adgang til dokumenter og billeder, fordi en kopi gemmes lokalt på deres computere. Dropbox Business har også hjulpet Foursquare med at strømline administrative opgaver, der tidligere var meget tidskrævende. Friedman forklarer: "Det har været utroligt nyttigt at bruge Dropbox, når der kom nye medarbejdere til. Jeg skal bare tilføje folk til teamet, dele én mappe, og så har de adgang til alt det, jeg henviser til under velkomstprocessen". Foursquares interaktion med eksterne klienter, såsom erhvervsdrivende og bureauer, er også blevet forbedret med Dropbox Business. I stedet for at e-maile dokumenter som vedhæftede filer – og overbelaste indbakkerne – kan Foursquares personale bare sende links til filer i Dropbox. "Det er en stor tidsbesparelse, især når man taler med tyve eller tredive mennesker i en e-mailtråd", siger Friedman. "Det giver os helt sikkert mulighed for at arbejde meget hurtigere".

Et nu helt igennem uundværligt system

Hvis han skal udpege sine favoritfunktioner i Dropbox Business, rangerer muligheden for at dele med et link, fortryde sletning og gendanne tidligere versioner af filer højt hos Friedman. Han forklarer: "Et eksempel, der virkelig har hjulpet mig med at forstå styrken ved Dropbox Business, var, da nogen ved et uheld slettede en masse filer, vi havde brug for. Jeg kunne med det samme gå online og gendanne alt. Det er rart at vide, at du kan slippe fra et uheld meget hurtigt, hvis det skulle ske". Lokal, centraliseret adgang til filer er den mest værdifulde funktion i Dropbox Business for Foursquare. "Med folk på farten og i forskellige afdelinger er det afgørende for os at sikre, at alle vores vigtige oplysninger og dokumenter bor på ét sted, som det altid er nemt at få adgang til. Det, at vi har alle vores filer lokalt på alles maskiner, og at de regelmæssigt bliver sikkerhedskopieret, er uvurderligt". Friedman tilføjer: "Vores tommelfingerregel er blevet: Hvis det ikke er i Dropbox, så findes det ikke".