Kunder / Huge

Huge styrker samarbejde og produktivitet med Dropbox Business

Huge, Inc. er et reklamebureau, der leverer digitale totalløsninger samt services inden for strategi, design og udvikling til kunder som HBO, PepsiCo, IKEA og Toyota. Virksomheden har afdelinger i USA, Europa og Sydamerika, og dens aktiviteter afhænger af muligheden for effektiv udveksling af idéer og information med Huges medarbejdere i hele verden.

Jagten på enkel og effektiv cloud-baseret deling

Idet teamet er spredt over hele verden, har samarbejde ikke altid været en let opgave for Huge. Virksomheden havde brug for en hurtig og let metode til at dele filer blandt medarbejdere - og på tværs af enheder - uanset hvor de befandt sig. "Vi har ofte meget korte deadlines, og derfor er det vigtigt, at vi kan arbejde hurtigt", forklarer IT-chefen hos Huge, Paul Doyle. "Medarbejderne er spredt geografisk, og der deles store mængder data, så det er blevet sværere og sværere at arbejde på traditionel vis." Da man fandt ud af, at det eksisterende fildelingssystem ikke længere kunne klare opgaven, begyndte Doyle at lede efter andre muligheder for at kunne imødekomme det stigende behov for bedre samarbejde. Hans hovedprioritet var at bibeholde de eksisterende arbejdsgange, men havde også fokus på enkel fildeling, adgang på tværs af enheder, fleksibilitet i forhold til filstørrelser og omkostninger. I flere måneder prøvede Huge at tilpasse og teste en open source-løsning, men til sidst vurderede man, at kravene til administration og omkostninger - samt behovet for internationalt personale - var for meget. Virksomheden begyndte at kigge på andre løsninger, men vurderede, at priser og begrænsninger i forhold til filstørrelse var for problematiske.

Vi har mange folk, der arbejder på to maskiner. Når de arbejder med deres data via Dropbox, kan de synkronisere deres laptops og desktops. Det betyder, at IT-afdelingen ikke behøver at levere en løsning, der gør det muligt at synkronisere flere enheder. Det klarer Dropbox for os."

En løsning der understøtter etablerede arbejdsgange

Da Doyle opdagede Dropbox Business, fandt han, ifølge ham selv, "et system, der passede til de eksisterende processer, frem for et, som krævede, at Huge skulle tilpasse sine arbejdsgange til systemet". Ud over en særdeles konkurrencedygtig pris tilbød Dropbox Business plads og frihed til, at Huge kunne dele store filer og imødekomme behov i forbindelse med et stigende antal medarbejdere og kunder fordelt på flere forskellige lokaliteter. Funktioner som LAN-synkronisering betød, at Huge straks kunne synkronisere sine filer med internationale afdelinger i London og Rio de Janeiro. Brugerne fik endelig kapacitet til at dele HD-grafik og -videoer – uanset filstørrelsen – og håndtere råfilformater med henblik på at arbejde hurtigere. I forhold til administration kunne filer blokeres og kontrolleres, så arbejdet blev korrekt fordelt, og slettede filer kunne gendannes. Det var desuden let at gå over til at bruge Dropbox Business som hele virksomhedens delings- og lagringssystem. Manager of Technical Support Systems hos Huge, Sam Gorney, siger: "Overgangen gik meget glat. Omkring syv ud af ti medarbejdere havde allerede Dropbox-konti, og de blev glade for at få så meget plads. Det var virkelig let for alle at flytte deres private Dropbox-konti til vores erhvervskonti".

Større effektivitet - og kundetilfredshed

Dropbox Business har påvirket stort set alle afdelinger i Huge og givet medarbejderne en ny, strømlinet måde at tackle vigtige, daglige opgaver på. "Vi har mange folk, der arbejder på to maskiner", siger Doyle. "Ved at arbejde med deres data via Dropbox kan de synkronisere deres laptops og desktops. Det betyder, at it-afdelingen ikke behøver at levere en løsning, der gør det muligt at synkronisere flere enheder. Det klarer Dropbox for os". Nu har afdelinger på tværs af organisationen lettere ved at følge hinandens arbejde. Brugerdesigngruppen finder for eksempel Dropbox Business særlig nyttigt, når de arbejder sammen om udviklingen af trådrammer til websites. Deling af software på Dropbox gjorde desuden opdateringer lettere for it-gruppen: "Når jeg har brug for at få software ud til fjerne lokaliteter, er Dropbox bare den bedste løsning", siger Gorney. "Jeg skulle uddele en ny version af MAC-styresystemet, og Dropbox gjorde det meget let for mig at dele filen med resten af teamet." Samarbejde med internationale afdelinger er også blevet lettere. "Dropbox giver os den nødvendige fleksibilitet til at kunne dele med vores afdeling i Brasilien uden at være nødt til at implementere ny infrastruktur. Det plejede at være svært at få ting ordnet, men med Dropbox kan vi let flytte filer til teamet i Sydamerika", siger Gorney. Projektlederne er de største brugere hos Huge og bruger Dropbox til at dele budgetter, projektfiler, arbejdsbeskrivelser og meget mere. Én af de største fordele, som projektlederne har oplevet, er muligheden for at dele leverancer med deres kunder på en let måde. Doyle forklarer: "Dropbox giver os mulighed for at dele data på en sikker måde ved blot at sende et link i stedet for at skulle oprette specielle mapper for måske bare at sende en enkelt fil. Det sætter skub i samarbejdet mellem vores team og eksterne tredjeparter, og det har virkelig gjort en forskel." Huge udnytter også det nye opbevaringssystem i forbindelse med eksterne kundemøder. "Vi bliver tit ringet op af et teammedlem, som beder om at få en fil puttet i Dropbox, så de kan downloade den til kundens system. Dropbox giver dem fleksibiliteten til at kunne vise det arbejde, de ikke har taget med, og som før krævede, at det skulle sendes med e-mail eller via FTP", siger Doyle. Med Dropbox Business kan Huge nu øjeblikkeligt dele en hvilken som helst fil, når som helst.