Kunder / Monarch Investment & Management Group

Monarch – Kundefokus

Administratorer tilgår og deler det nyeste indhold ved hjælp af Dropbox Business, mens de er på farten. På den måde kan ejendomsadministratoren vurdere og behandle ejendomme på en sikker måde og samtidig reducere mængden af e-mails.

UDFORDRINGEN

Erstatter forældede værktøjer

Som ejendomsadministrator er Monarch Investment Group aktivt involveret i alle handler for deres investorer og i vedligeholdelsen af bygninger for lejere. Derfor blev Monarch overrasket, da de indså, at deres interne arbejdsprocesser gjorde samarbejdet mellem deres næsten 1.000 medarbejdere i 15 stater besværligt. Administratorerne var ofte på farten, men de kunne ikke få adgang til vigtige dokumenter som plantegninger, juridiske kontrakter og finansieringsaftaler fra Monarchs interne server, fortæller Curtis Pottle, Analyst. "Vi var nødt til at sende filer via e-mail til administratorerne, og de blev ofte fulgt op med en e-mail om, hvor filen mon var", fortæller Pottle. Indbakkerne blev så rodede, at mange medarbejdere i stedet valgte at slæbe rundt på tykke ringbind med de dokumenter, de skulle bruge. Monarch ønskede også at få bedre kontrol over fortrolige oplysninger, især når medarbejdere forlod virksomheden. "Vi var nødt til at være sikre på, at de ikke kunne tage fortrolige oplysninger såsom folks personnumre med sig", fortæller Pottle. Efter at have gennemgået en række forskellige løsninger, valgte Monarch Dropbox Business, da de kom frem til, at det var den løsning, der ville passe bedst med deres behov for sikkerhed og brugernes accept. "Platformen er så brugervenlig, at vi slet ikke frygtede at skulle i gang med den", forklarer Greg Hidlay.

"Dropbox Business gør tingene nemmere for os alle. Administratorerne kan fokusere mere på ejendommene i stedet for at lede efter dokumenter. Jeg sender ikke nær så mange e-mails, og det sparer en masse tid".

Curtis Pottle, Analyst, Monarch Investment Group

LØSNINGEN

Mere deling med større kontrol

Med Dropbox Business kan Monarch organisere alle ejendomsdokumenter som driftsaftaler og bygningsspecifikationer i delte mapper. Dropbox hjælper administratorerne med at spare tid, når de skal evaluere et salg eller en genfinansiering, da de nu kan hente Excel-regneark og PDF-filer frem direkte på deres telefoner. Nu, hvor alt er placeret i et fast mappehierarki, der er organiseret efter kundens navn og indholdstypen, skal administratorerne ikke længere sende e-mails til hovedkvarteret for at få de nødvendige oplysninger. "Nu er det nemt at finde filerne, sende et link direkte fra mobilappen og komme videre", siger Pottle. Løsningen sparer tid for Monarch, da det er muligt at angive tilladelser for medarbejdergrupper i stedet for at indstille dem for hver enkelt medarbejder. "Gruppefunktionen er utroligt effektiv", siger Hidlay. "Hvis en person skifter til et andet team, flytter man bare personen til den nye gruppe, og så tilpasses vedkommendes mappetilladelser automatisk". Tilladelserne kan endda angives for at give personer adgang til kun at se dokumenter eller til at redigere dem, så det kun er de relevante personer, der kan ændre i dokumenterne.

Og med funktioner som kontooverførsel og fjernsletning, er Monarch ikke længere nervøs for, hvad der vil ske med dokumenterne, når en medarbejder forlader virksomheden. "Det er utrolig nemt at overføre en tidligere medarbejders filer til en anden medarbejder og at sikre, at de ikke har adgang fra andre enheder", siger Pottle.

"Vi brugte allerede private Dropbox-konti, men med Dropbox Business får vi den sikkerhed, vi har brug for".

Greg Hidlay, Analyst, Monarch Investment Group

RESULTATERNE

Mere produktive medarbejdere

Monarch fortæller, at Dropbox hjælper administratorerne med at være mere produktive, når de er på farten, samtidig med at sikkerheden er bedre. "Det gør tingene nemmere for os alle", siger Pottle. "Administratorerne kan fokusere mere på ejendommene i stedet for at lede efter dokumenter". En funktion som ubegrænset versionshistorik har også været en stor fordel. "Det er sket nogle gange, at vigtige dokumenter er blevet slettet", fortæller Hidlay, "men vi kan gendanne alt med kun tre klik. Så vi sover bedre om natten". Vores medarbejdere er samlet set blevet mere produktive, fortæller Pottle. "Brugen af Dropbox er steget", siger han. "Folk kom hurtigt i gang med at bruge det og anbefalede det til deres kolleger. De er ikke blevet tvunget til at bruge det, og det er den mest effektive måde at øge produktiviteten på".