Kunder / Plex

Plex Systems – Kundefokus

Virksomheden, der tilbyder cloudbaseret ERP til produktionsvirksomheder, har fordoblet antallet af medarbejdere på to år, og bruger Dropbox Business til at samarbejde lettere på tværs af afdelinger og enheder.

UDFORDRINGEN

Overvinder barrierer mod hurtig vækst

Under ledelse af medstiftere, der engang arbejdede i en produktionsvirksomhed, hjælper Plex Systems mere end 400 producenter med at administrere lager og forsendelse bedre, ved at gøre disse nøgleprocesser cloudbaserede. Virksomheden, der har base i Michigan, har fordoblet antallet af medarbejdere på to år, og det førte til, at man indså et behov for at opgradere de interne værktøjer for at kunne holde trit med denne vækst. Medarbejdere på forskelige placeringer brugte e-mail til at arbejde sammen, hvilket ofte førte til et "filstyringsmareridt" med flere versioner af det samme dokument, siger Chris Pesola, Director of IT. "Vi havde brug for en bedre måde at samarbejde på tværs af geografi og enheder", siger han. Da Plex selv er en cloudbaseret løsning, evaluerede Plex en række samarbejdsløsninger. Men Dropbox Business fremstod som en klar favorit, primært på grund af brugervenligheden. Efter at være flyttet fra et pc-domineret miljø til et, hvor alle platforme er velkomne, havde virksomheden brug for en tjeneste, der kunne arbejde problemfrit på tværs af enheder. "Den løsning vi valgte, skulle være så nem at bruge, at den ikke ville støde på modstand", siger Pesola. "Det er svært, uanset hvilken teknologi man implementerer".

"Vi ville have det, som folk var mest trygge ved, set ud fra et brugergrænseflade-, sikkerheds- og implementeringspespektiv. Det skulle fungere godt sammen med Macs, pc'er og smartphones. Der var kun et svar, og det var Dropbox".

Chris Pesola, Director of IT, Plex Systems

LØSNINGEN

Brugerne kan arbejde med deres foretrukne værktøjer

Dropbox Business sørger for at medarbejderne er positive, fordi de kan bruge deres foretrukne programmer, uanset hvor de er. "Vores brugere elsker, at de kan åbne oprindelige Microsoft Office-dokumenter fra internettet", siger Pesola. Marketingafdelingen samarbejder nu om PowerPoint-præsentationer ved hjælp af Dropbox-badget. Det giver medarbejderne mulighed for at se, hvem der ellers kigger på en fil, og opdatere til den nyeste version, når der foretages ændringer. Medlemmer af finansteamet sender nu kontrakter til sælgere som delte links eller via delte mapper. Det gør det nemt for sælgerne at få adgang til og dele dokumenter, der hjælper dem med at indgå aftaler med kunder – ofte fra deres mobilenheder. 

"Hvis et kundeemne kontakter en sælger og siger, 'Jeg er klar til at skrive under', har de deres kontrakter lige ved hånden", siger Pesola. Administratorpanelet hjælper Plex med at beskytte sit BYOD-miljø, da virksomheden overvåger mistænkelig aktivitet og logins. Hvis en medarbejder mister en enhed eller forlader virksomheden, kan it-afdelingen overføre filer eller fjernslette enheden.

"Efterhånden som virksomheden vokser, og abejdsmiljøet bliver mere spredt og on-demand, må vi se på teknologier, der også har disse on-demand-muligheder. Det har Dropbox".

Katy Teer, Sr. Manager of Corporate Communications, Plex Systems

RESULTATERNE

Reducerer omkostningerne og øger produktiviteten

Plex siger, at de med Dropbox Business er bedre rustet til at skalere ved fremtidig vækst. Lagerbegrænsningen for lokale drev er lavere, hvilket reducerer virksomhedens langsigtede investering i hardware. "Den umiddelbare resultat ved at vi ikke skal opgradere vores backend-arkitektur, beløber sig nemt til en besparelse på flere hundrede tusinde", siger Pesola. For salgs- og marketingteamet har det betydet, at e-mailtrafikken er blevet mindre på grund af brugen af delte mapper. Det gør, at medarbejderne kan fokusere mere på deres arbejde og kundernes behov, i stedet for at bruge tid på at finde den seneste filversion. Og fordi sælgerne har adgang til centralt materiale og kontrakter via Dropbox på deres mobilenheder, er de i stand til hurtigere at imødekomme kunderne. Konklusion? Sælgerne kan indgå flere aftaler og øge virksomhedens indtægter.