Kunder / USA Gymnastics

Dropbox Business hjælper USA Gymnastics og forbundets medlemmer med at gå efter guldet

USA Gymnastics er USA's officielle forbund for gymnastiksport. Organisationen fastsætter landets regler og politikker for gymnastiksporten. De udvælger og træner hold til De Olympiske Lege og verdensmesterskaberne og udvikler gymnastiksporten på græsrods- og landsplan. USA Gymnastics afholder en række begivenheder for både mændenes og kvindernes gymnastik, rytmisk gymnastik, trampolin og tumbling, akrobatisk gymnastik og holdgymnastik, inklusive nationale mesterskaber og internationale konkurrencer.

Vejen mod den rigtige form

Efter det amerikanske mesterskab i gymnastik i 2008 oplevede eventteamet hos USA Gymnastics et teknologisk nedbrud, som virkelig fik dem til at revurdere den måde, de arbejdede på, når de var på farten. I overensstemmelse med den sædvanlige protokol havde medarbejderne kopieret alt – fra dokumenter med adgangsoplysninger til planer over faciliteter og tidsplaner – til deres laptops før konkurrencen. Men da en medarbejder efter mesterskabet ville overføre sine opdaterede dokumenter til serveren, slettede han ved et uheld hundredvis af filer.

Selvom teamet var i stand til at gendanne mange filer fra andre computere, blev angsten for at miste alt grundlaget til forandring. Den administrerende direktør for events og teknologi, Jeff Smith, begyndte at udforske mulighederne med håbet om at finde en løsning, som ville give laptopbrugere mulighed for både at sikkerhedskopiere og udveksle filer. Da mange af USA Gymnastics' medarbejdere ofte rejser, var Smith på udkig efter en måde, hvorpå medarbejderne kunne få adgang til og dele oplysninger fra en række forskellige lokaliteter.

Det tog tid at finde det helt rigtige – der var for eksempel mange muligheder, som kun tilbød sikkerhedskopiering, ikke deling – men med Dropbox fandt Smith præcist det, han søgte. Hans team begyndte med omkring ti Dropbox Pro-konti og skiftede så til Dropbox Business, så snart det blev tilgængeligt.

Mange af vores folk arbejder i døgndrift under internationale begivenheder. Det er en stor hjælp, at vi har adgang til vores fildatabase direkte på vores telefoner og kan hente dokumenter frem til hver en tid."

Styrkeprøver

For USA Gymnastics' medarbejdere og medlemmer er konkurrencer ofte forbundet med stor travlhed og et massivt behov for at have logistiske oplysninger til rådighed. Nem adgang til planer over faciliteter og tidsplaner hjælper medarbejderne med at sikre, at gymnaster, trænere og officials er på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt. Og medarbejderne skal have regneark og dokumenter vedrørende rejser lige ved hånden for at kunne holde styr på, hvem der skal til hvilke steder og hvornår. "Med Dropbox Business har alle involverede parter de filer og oplysninger, de skal bruge, lige ved hånden", siger Smith. "Vi er ikke længere nødt til at bruge delte drev eller en filserver".

Fjernsynsudsendelser er en anden vigtig komponent på konkurrencedagene, med planlægning af dækningen, hvor den stramme tidsplan ikke må skride ét eneste sekund. USA Gymnastics' team har typisk op til fem personer, som fastlægger, hvilke gymnaster og konkurrencer der får tv-dækning – og ændringer sker ofte løbende. "Ved at have tv-oversigterne på Dropbox Business kan vi redigere dem i realtid", forklarer Smith. "Herudover kan vi opbevare filerne der og hente data frem igen, hvis vi har den samme konkurrence senere hen".

Det at have ét praktisk sted til opbevaring af filer hjælper også USA Gymnastics i den drift, der ikke er relateret til events. Med delte mapper kan programledere og -assistenter let holde sig opdateret og styre filversioner. Og hvis der ansættes midlertidige medarbejdere til at hjælpe med visse events, kan de hurtigt få adgang til de dokumenter, de behøver – og gemme deres filer ét enkelt sted, så faste medarbejdere har dem til senere brug.

Med så mange forskellige personer til at administrere filer er gendannelse af slettede filer en meget vigtig komponent for USA Gymnastics' team. Smith forklarer: "Vi har haft situationer før i tiden, hvor personer ved et uheld er kommet til at slette filer. Det er rart at vide, at Dropbox Business beskytter os, hvis det skulle ske igen".

Medaljeværdig præstation

I betragtning af, hvor meget arbejde USA Gymnastics' medarbejdere udfører uden for kontoret, er en af de største fordele ved Dropbox Business, at det sætter organisationen i stand til at være effektiv, når der arbejdes ude af huset. Selvom størstedelen af medarbejderne arbejder på laptops, bruger mange også iPhones og Dropbox-appen. Smith fortæller: "Mange af vores folk arbejder i døgndrift under internationale begivenheder. Det er en stor hjælp, at vi har adgang til vores fildatabase direkte på vores telefoner og kan hente dokumenter frem til hver en tid".

De Olympiske Lege er selvfølgelig USA Gymnastics' vigtigste internationale begivenhed. I 2012 blev Dropbox Business benyttet til events i USA og sørgede også for medarbejdernes adgang i London og Indianapolis. Smith forklarer: "Dropbox var en kæmpe ressource for organisationen og gav os mulighed for at dele dokumenter og oplysninger under konkurrencerne og mellem vores medarbejdere, som arbejdede i London og i USA. Dropbox hjalp os under hele processen".