Universitetets it-afdeling bruger Dropbox til at give medarbejderne en mere sikker måde at samarbejde på og samtidig øge produktiviteten og sænke omkostningerne.

Chapman Universitys vigtigste resultater

30 % af underviserne og andet personale tog det i brug på en uge

Øget globalt samarbejde om forskning

Større sikkerhed ved hjælp af administratorpanelet

Udfordringen

Respekt for progressive rødder

Chapman University blev grundlagt den 4. marts 1861 – samme dag som Abraham Lincoln blev taget i ed til sin første præsidentperiode. Det var ikke nogen tilfældighed. Få timer efter Lincolns indsættelsestale åbnede den Los Angeles-baserede læreanstalt sine døre for alle studerende uanset race og køn, hvilket var en radikal handling dengang. Over 150 år senere har Chapman bevaret sin progressive tilgang på mange områder. "At skubbe til grænsen ligger i vores gener, og det gælder også, når vi tænker på teknologi", siger Armando Diaz, Technical Services Engineer. Derfor var medarbejderne klar over, at udveksling af CD'er og USB-drev langt fra var den bedste metode til at samarbejde om forsknings- og undervisningarbejde. "Du sendte dem via intern mail på campus eller gik selv over med dem til modtagerens kontor", forklarer Diaz. "Det var ikke den bedste måde at bruge vores tid på." Mange valgte i stedet at bruge private Dropbox-konti, når dokumenterne skulle deles i en fart, og det kom snart it-afdelingen for øre. "Da der allerede var så mange, der brugte Dropbox, vidste vi, at vi kunne sikre miljøet med Dropbox Education", siger Helen Norris, Chief Information Officer. "Det var både den mest fleksible og den mest brugervenlige af alle de løsninger, vi evaluerede".

"Da der allerede var så mange, der brugte Dropbox, vidste vi, at vi kunne sikre miljøet med Dropbox Education. Det var både den mest fleksible og den mest brugervenlige af alle de løsninger, vi evaluerede."

Løsningen

Adgang til mere sikkert samarbejde

Chapman implementerede Dropbox Education ved at oprette en webportal, hvor brugerne selv kunne tilmelde sig. "Vi ville se, hvor hurtigt produktet reelt blev taget i brug, frem for at tvinge folk til at melde sig til", siger Paul Kang, Assistant Director, Infrastructure. Kun en uge efter at portalen gik i luften, var teamet vokset til over 300 brugere og dermed næsten en tredjedel af alle Chapmans medarbejdere. Kang forklarer, at universitetets tidligere løsning efter fire år kun blev anvendt af 20 %. "Vi opnåede et højere tal med Dropbox Education på bare syv dage", fortsætter han. "Og folk nøjedes ikke med at tilmelde sig – de blev aktive brugere. Det var en stor succes". For at tilskynde til forskningsamarbejde optager professorerne nu deres forelæsninger og placerer dem i delte Dropbox-mapper. Fakultetskollegerne har adgang til dem, uanset om de befinder sig i den anden ende af campus eller på den anden side af jorden. Hver eneste dag uploader alene afdelingen for farmakologi otte timers forelæsninger fra fem forskellige hold til Dropbox. En af afdelingens professorer benytter en delt mappe som fælles arbejdsplads for forskningspartnere i Brasilien, Egypten og Sydafrika. "Jeg kan gennemgå laboratorierapporter, publikationer og fondsansøgninger", forklarer Dr. Ayman Noreddin, farmakologiprofessor og Associate Dean of Academic Affairs. "Alt, hvad der vedrører min forskning, bor i Dropbox, fordi filerne er så lette at finde og dele". Medarbejderne sætter pris på, at Dropbox giver dem mulighed for at arbejde sikkert på alle enheder i Chapmans miljø med forskellige platforme. "Uanset om det er på pc, Mac, iOS eller Android, er vores data til rådighed overalt", siger Kang. "Det er en af Dropbox' styrker". Efterhånden som brugen af løsningen har spredt sig til stort set hele Chapman, kan it-afdelingen bruge administratorpanelet til at spore alle nye brugerkonti og forbundne enheder. "Betjeningspanelet er fantastisk. Vi kan se enhver brug, der ligger ud over normen", siger Kang. "Og med Dropbox' kryptering og compliancestandarder føler vi os helt på sikker grund, når vi placerer vores vigtige filer på platformen".

"Vores tidligere løsning blev efter fire år kun anvendt af 20 %. "Vi opnåede et højere tal med Dropbox Education på bare syv dage".

Resultaterne

Større besparelser og øget produktivitet

Dropbox Education har gjort livet på campus lettere for såvel Chapmans it-team som universitetets medarbejdere og forskere. "Tidligere administrerede jeg e-mailservere, og det tog både lang tid og kostede mange penge”, siger Kang. "Dropbox Education har betydet, at medarbejderne sender langt færre e-mails. Det sparer os for enorme udgifter og giver os færre problemer". Universitetets it-medarbejdere siger, at brugerne sender dem færre supportanmodninger pga. løsningens brugervenlighed. "Dropbox kræver ingen reel undervisning", siger Ramiro Landeros, Web Manager. "Folk finder ud af det på egen hånd, og det sparer både tid og ressourcer". Forskerne på Chapman har desuden fået endnu en positiv effekt ud af Dropbox Education: et større netværk af kolleger. "Det organiserer mit arbejde i langt højere grad", forklarer Noreddin. "Jeg er mere fokuseret og produktiv, og jeg har lagt mærke til, at det samme gælder for mine kolleger. Vi har lettere ved at dele vores idéer, og det gør vores forskning langt bedre".