Denne prisbelønnede virksomhed, som tilbyder ture i åben jeep, bruger Dropbox Business til at samarbejde om alt lige fra at organisere gruppeture til at betale regninger.

Desert Adventures, en rejsevirksomhed

Desert Adventures' vigtigste resultater

Desert Adventures, en rejsevirksomhed

Større medarbejderproduktivitet

Desert Adventures, en rejsevirksomhed

Lavere udgifter til it sammenlignet med support af en intern server

Desert Adventures, en rejsevirksomhed

Mere sikker sikkerhedskopiering af vigtige filer

Udfordringen

Vejen til bedre samarbejde

I næsten 30 år har Desert Adventures' ikoniske røde jeeps kørt gæster rundt i Greater Palm Springs for at introducere dem til floraen og faunaen i den store Sonoran-ørken i Colorado. Da Palm Springs igen er "kommet ind i varmen" både med hensyn til vejret og rejser, er efterspørgslen efter virksomhedens ture vokset kraftigt. Selvom det er godt for forretningen, blev virksomhedens 35 medarbejdere sat på hårdt arbejde, da antallet af gæster voksede til 10.000 om året og stadig vokser. "Når vi opdaterede salgsdokumenter, sendte vi dem blot til hinanden via e-mail, og alle gemte deres egen kopi", fortæller Kimberly Nilsson, Desert Adventures' ejer og daglige leder. "Det medførte selvfølgelig, at alle arbejdede med forskellige kopier, og det gav en masse uoverensstemmelser". Udfordringen blev kun større af, at den lille virksomheds kontor er virtuelt: Nilssons forretningspartner Bob Schneider styrer driften på stedet i Palm Desert, mens Nilsson sidder i Santa Barbara. Gruppesalgsrepræsentanten, som tilfældigvis er Nilssons mor, bor på Hawaii. For at gøre samarbejdet nemmere besluttede Nilsson at åbne private Dropbox-konti. "Det var svært at dele alle vores filer med hinanden, når folk er placeret forskellige steder", siger Nilsson. "Det var vigtigt for os at bruge Dropbox". Nilsson besluttede at opgradere til Dropbox Business, efter at have hørt om funktioner som ubegrænset versionshistorik, som gør det nemt at gendanne filer, der er blevet slettet ved en fejl, eller når der er brug for at gå tilbage til en tidligere version. "Det var virkelig en stor fordel, for det sker da, at man kommer til at slette en fil ved et uheld", siger Nilsson. "Så vi valgte at skifte til en Business-konto, og det er en beslutning, vi har været rigtig glade for".

"Jeg har mange kasketter på, og jeg er ikke it-ekspert. Så jeg ville ikke ane, hvordan man konfigurerer en sikker server og alt muligt andet. Nu sparer vi de udgifter, vi ville have haft, hvis vi skulle betale nogen for at gøre det eller ansætte en ekstra medarbejder".

Kimberly Nilsson, ejer og daglig leder hos Desert Adventures

Løsningen

Baner vej for vækst

Desert Adventures bruger nu Dropbox Business i hele virksomheden, da løsningen automatisk sikkerhedskopierer filer og giver medarbejderne adgang til filerne, uanset hvor de er. "Min politik er, at intet gemmes lokalt", siger Nilsson. "Alt ligger i Dropbox". Gruppesalgslederen uploader korrespondance, tilbud og kontrakter for hver kunde i en mappe, som hun deler med resten af virksomheden. Så slipper medarbejderne for at skulle sende en e-mail eller ringe til hende for at få status på et salg. "Alle dem, der har brug for at følge med i, hvad der sker i en gruppe, har adgang til oplysningerne", siger Nilsson. De kunder, der har brug for oplysninger om vores ture, modtager delte links til marketingmapper, som indeholder billeder, videoer og andre oplysninger. "Det er meget bedre end at forsøge at sende billeder i høj opløsning via e-mail, hvilket aldrig har fungeret", fortæller hun. "Jeg skal bare sende dem linket til mappen for San Andreas Fault-turen og sige 'Her er 20 billeder'." Og hver faktura, der sendes til Palm Desert-kontoret, bliver scannet og uploadet til mappen for betalinger. "Nu har jeg en kopi, så jeg kan betale regninger fra Santa Barbara", fortæller Nilsson. Dropbox-mobilappen er praktisk, når medarbejderne er på farten og får spørgsmål om ture. "Hvis en kunde ringer, kan vi finde de salgsdokumenter, de skal bruge, og så sende et link via en e-mail fra vores telefon", siger Nilsson. "På den måde kan vi vende tilbage til kunderne med det samme".

"Det er vigtigt, at vi har lynhurtig adgang til alt det, vi skal bruge. Med Dropbox sparer vi meget tid, og når man driver en lille virksomhed, er tid vigtigere end alt andet".

Kimberly Nilsson, ejer og daglig leder hos Desert Adventures

Resultaterne

Sparer tid og penge

Efter at vi har skiftet til Dropbox Business kan Desert Adventures holde fokus på at tilbyde flere af de prisbelønnede ture til steder som Joshua Tree National Park og Palms Springs Indian Canyons, fortæller Nilsson. "Jeg har mange kasketter på, og jeg er ikke it-ekspert. Så jeg ville ikke ane, hvordan man konfigurerer en sikker server og alt muligt andet. Nu sparer vi de udgifter, vi ville have haft, hvis vi skulle betale nogen for at gøre det eller ansætte en ekstra medarbejder".For en lille virksomhed som Desert Adventures er det en fordel, at Dropbox Business kan bruges på tværs af platforme og enheder, så virksomheden ikke skal nøjes med ét standardmiljø. Nilsson kører sit kontor på Windows, men medarbejderne bruger ofte Dropbox på deres iPads og iPhones. "Det er vigtigt, at vi har lynhurtig adgang til alt det, vi skal bruge. Med Dropbox sparer vi meget tid, og når man driver en lille virksomhed, er tid vigtigere end alt andet", siger Nilsson.

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu