Den strategiske designvirksomhed bruger Dropbox og Dropbox Paper til at fremskynde og forenkle globalt samarbejde med teams og kunder.

Designits primære resultater

16 globale kontorer

588 aktive Paper-brugere

Mere end 175 kundeprojekter leveret med Paper

Udfordringen

Globale teams samles

Hver eneste dag udforsker Designit, hvordan folk tænker, opfører sig og interagerer med deres miljøer. Den strategiske designvirksomhed bruger denne ekspertise til at hjælpe ambitiøse brands med at skabe effektive produkter, service og rum, som folk elsker, fordi det, der betyder noget for folk, er vigtigt for virksomheden.

Designits har en tilgang, der sættes mennesker først, og det afspejles i dets kultur. Designit lægger vægt på medarbejdernes oplevelse, fleksibilitet og samarbejde. Tilbage i 2015 var det dette, som banede vejen for, at Dropbox blev virksomhedens samarbejdsstandard. Efter at have fundet ud af, at mange medarbejdere allerede brugte personlige Dropbox-konti, købte Designit en virksomhedskonto, som nu har næsten 1.000 brugere. "De værktøjer, som medarbejderne foretrækker at bruge, forsøger vi at tage til os" siger Global Executive Director Kjersti Lund. "Vi ser det som en vigtig del af at sikre medarbejdernes trivsel."

Men efterhånden som teknologien udvikler sig, gør medarbejderne det også. Med medarbejdere fordelt på 16 kontorer ønskede Designit efterhånden en enkel løsning, som forskellige teams kan bruge til at arbejde med det samme indhold i realtid.

De henvendte sig til Dropbox Paper, som hurtigt blev endnu en nødvendighed for samarbejde i virksomheden. "Paper er overalt hos Designit," siger Global IT Lead Morten Thomsen. "Og det sjove er, at vi aldrig rigtig introducerede det til nogen. Alle ved, hvordan man bruger det, fordi det er enkelt, og det fungerer præcis, som det skal."

“Når jeg er i tidsnød, bruger jeg Paper, fordi det giver mig mulighed for at arbejde hurtigt. Der er mange produkter derude, der ligner hinanden, men Paper er bare så enkelt."

Løsningen

Indholdskoordinering i Paper

I Designit bruger over 550 medarbejdere aktivt Dropbox Paper til at arbejde sammen om projekter i realtid og effektivisere arbejdsgange. Dette har væsentligt reduceret tid brugt på administrative opgaver som at sende indhold via e-mail eller briefing af teams om projekter. Her er to eksempler på, hvordan teams hos Designit bruger Dropbox Paper.

Designundersøgelsesteamet

Designundersøgelsesteamet bruger mest Paper i et projekts tidlige faser. På dette tidspunkt er der fokus på at finde ud af så meget som muligt om den udfordring, kunden står over for. "At koordinere undersøgelser og behandling af de data, vi har brug for til virkelig at forstå vores kunders udfordringer, kræver detaljeopmærksomhed," forklarer Lead Design Researcher James Bailey. "Paper gør det nemmere at arbejde med data og gøre opmærksom på de vigtigste punkter."

Især funktioner som hurtig gengivelse af Dropbox-links til skærmbilleder fremskynder hele processen for James' team. "Det sparer så meget tid, bare at kunne tage et screenshot, indsætte linket og så er det der i dokumentet. Jeg er vild med det." Derudover bruger designteamet fremhævningsværktøjet til vigtige interviewcitater, som derefter grupperes efter tema. Tabeller bruges til at sammenligne svar fra forskellige interviewpersoner, med emojis, der hjælper med at give visuelle signaler.

Marketingteamet

Designits marketingteam har til opgave at udbrede kendskabet til virksomheden og dets perspektiv på design til et så bredt globalt publikum som muligt. Dette gør teamet ansvarligt for alt fra sociale medier til kundecasestudier til indhold på deres blog om tankeledelse på Medium. Paper fungerer både som en beholder for det indhold, i takt med at det er udviklet, og som et fleksibelt hjem for projektkoordinering. "Paper handler om deling, så det gør vores projektopdateringer mere synlige," siger Designits marketingdirektør, Nicole Okumu. "Hvert af vores 16 kontorer administrerer sit eget indhold, så Paper gør alt gennemsigtigt, hvilket gør vores fjernkontorer mere autonome."

Marketingteamet bruger også Paper til at administrere ugentlige planer for sociale medier. I hvert af disse dokumenter er de vigtigste indholdselementer som udgivelsesdato, indholdskopi, tematisk hensigt og billeder organiseret sammen med daglige opgaver og handlingspunkter for hvert indlæg. Når et indlæg er klar til at gå live, kopierer teamets digitale strateg indholdet fra dokumentet og udgiver indlægget. "Paper er det første, der virkelig fungerede for vores team som en erstatning for koordinering via e-mail," siger Okumu. "Det har ingen problemer med versionskontrol, og gør det nemt at skabe en konsistent, skabelonbaseret tilgang, hvor alt er samlet ét sted."

“Vores team arbejder konstant i forskellige lande, tidszoner og kontorer. Der er mange løsninger nu, der kan håndtere det, men ingen gør det så problemfrit som Dropbox og Dropbox Paper.”

Resultaterne

En enkelt løsning for alle

Designits marketingteam er i gang med at skabe over 100 marketingaktiver i Paper i år. Ved at reducere afhængigheden af e-mail og eliminere problemer med versionskontrol hjælper Paper Designit-teams med at være synkroniserede.


Designits IT-team administrerer Dropbox Enterprise-implementeringen, som gør alt dette fantastiske arbejde muligt. De nævner reducerede barrierer for samarbejde som den vigtigste fordel ved Dropbox.  “Vores team arbejder konstant på tværs af forskellige lande, tidszoner og kontorer," siger Thomsen. "Der er mange løsninger nu, der kan håndtere det, men ingen gør det så problemfrit som Dropbox og Dropbox Paper.”


De siger, at det ikke er en stor belastning, selv for en konto med næsten 1.000 brugere. "Vores brugere synes, at Dropbox er virkelig nemt at bruge," siger Global IT Administrator, Anh Le. "Vi behøver simpelthen ikke at yde meget support."