Medarbejderne på forskningsinstituttet bruger Dropbox Business til at arbejde sammen om fortrolige forskningsdokumenter på en sikker måde, uanset hvor de befinder sig.

Ehrenberg-Bass, et forskningsinstitut

Ehrenberg-Bass' vigtigste resultater

Bedre beskyttelse af persondata på projekter

Nemmere deling for brugere på forskellige lokationer

Større sikkerhed for arkivet med igangværende og afsluttede projekter

Udfordringen

Tidlig implementering

Med et team af trendspottere er det ikke nogen overraskelse, at Ehrenberg-Bass kastede sig ud i onlinelagring af filer, så snart det var muligt. Så snart professor Byron Sharp hørte om Dropbox Business, besluttede ledelsen af flytte medarbejderne fra lokale servere til Dropbox Business. Selvom det ikke var alle medarbejdere hos Ehrenberg-Bass, som kendte Dropbox, krævede det kun en kort præsentation, inden alle var i gang med at bruge det. 65 brugere blev tilknyttet Dropbox Business-kontoen for Ehrenberg-Bass, og de begyndte med det samme at gemme og dele forskningsprojekter, data og undervisningsmaterialer. Chefen for Market Research, Kirsty Willis, fortæller: "Skiftet gik utrolig nemt. Vi tilmeldte os, placerede nogle filer i Dropbox, og så begyndte medarbejderne at dele oplysninger med det samme. Vi behøvede ikke længere at gemme filer på serveren".

"Når vi indsamler data, lægges de i en Dropbox mappe. Når vi skriver en rapport eller et forslag, placeres det samme sted. På den måde kan alle i projektteamet gå til Dropbox og snuppe det, de har brug for".

Kirsty Willis, chef for Market Research hos Ehrenberg-Bass Institute for Marketing Science

Løsningen

Ny adfærd

Mange af de masterfilskabeloner, der bruges hos Ehrenberg-Bass –f.eks. tilbudsskabeloner – er placeret i Dropbox, så det er ofte startstedet for professorer, studerende og andre medarbejdere, når de skal i gang med nye projekter. Når et projekt er startet, vil projektteamet bruge Dropbox Business til at gemme data, dele relevante filer og samle input fra teammedlemmerne. Som Willis forklarer: "Når vi indsamler data, placeres de i en Dropbox-mappe. Når vi skriver en rapport eller et tilbud, placeres det samme sted. På den måde kan alle i projektteamet gå til Dropbox og snuppe det, de har brug for". Hvert projekt styres som regel af en h¨åndfuld personer, men ofte arbejder projektdeltagerne væk fra kontoret. Og det gør Dropbox Business uvurderligt. "Da vi er mange, der arbejder eksternt, er det fantastisk, at vi så nemt kan få adgang til Dropbox", tilføjer Willis. Når projekter er færdige, sker det tit, at teammedlemmerne skriver hvidbøger eller tidsskriftsartikler for at offentliggøre resultaterne af deres forskning. Forskningen og de relaterede konklusioner bliver ofte også brugt i hovedopgaver på universitetet. Nogle af medarbejderne på Ehrenberg-Bass har endda skrevet lærebøger om deres forskningsresultater. På alle de projekter, der kører, efter at forskningen er afsluttet, bruges Dropbox Business til at organisere filer i hele udviklingsprocessen. Ifølge Willis "er det fantastisk, da Dropbox beskytter oplysninger bedre end en server. Brugerne kan selv styre, hvem der har adgang til deres filer, når de arbejder på projekterne". Hos Ehrenberg-Bass bruger de ikke kun Dropbox Business under deres forskning og afrapportering, men også til at holde styr på marketingmaterialer. Når organisationen skal markedsføre for at få nye kunder eller store sponsorer, kan de ganske enkelt gøre brug af deres bibliotek med marketingmaterialer i Dropbox.

"Det er fantastisk, da Dropbox beskytter oplysninger bedre end en server. Brugerne kan selv styre, hvem der har adgang til deres filer, når de arbejder på projekterne".

Kirsty Willis, chef for Market Research hos Ehrenberg-Bass Institute for Marketing Science

Resultaterne

Deler oplevelser verden over

Da medarbejderne hos Ehrenberg-Bass gemmer så mange vigtige data i Dropbox – og ofte har brug for at slå op i rapporterne fra tidligere undersøgelser om lignende emner – sætter de stor pris på, at de kan beskytte filer mod sletning. "Vi vil bestemt ikke risikere at slette nogen af de mapper, vi opretter", siger Willis. "Alt skal gemmes i Dropbox i meget lang tid". Organisationen oplevede selv, hvor effektiv funktionen til at genskabe filer i Dropbox Business er, da nogen ved et uheld slettede en mappe, som indeholdt "en meget stor mængde arbejde". Willis fortæller: "Vi sad i et møde, da vi fandt ud af, at en mappe med vigtig forskning var blevet slettet. Det var selvfølgelig smart, at vi kunne se, hvem der havde slettet mappen, men det bedste var naturligvis, at vi nemt kunne genskabe alle filerne!” Hos Ehrenberg-Bass er de glade for, at de kom tidligt i gang med at bruge Dropbox, da de føler sig trygge ved at gemme og dele filer med Dropbox. Som Willis siger det: "Jeg vil bestemt anbefale Dropbox Business til sikkerhedskopiering af alt, hvad du gerne vil beskytte og have nem adgang til".

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu