Med Dropbox Business kan medarbejderne hos Deutsches Institut für Entwicklungspolitik arbejde hurtigere

Deutsches Institut für Entwicklungspolitik, en forskningsorganisation

Deutsches Institut für Entwicklungspolitiks vigtigste resultater

Hurtigt og enkelt globalt samarbejde

Mindre behov for it-support

Nem it-styring for globalt team

Udfordringen

Grænseløs forskning med begrænsninger

Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) er blandt de førende tænketanke inden for global udvikling og internationalt samarbejde. DIE udvikler politikrelevante koncepter, rådgiver ministerier, regeringer og internationale organisationer og arbejder med mange aktuelle politiske problematikker. Ejerne er den tyske stat og delstaten Nordrhein-Westfalen. Totredjedele af instituttets medarbejdere er forskere, der arbejder på tværs af tre landegrupper, og som ofte udfører deres forskning direkte i udviklingslande. Før Dropbox Business indsamlede og gemte teams deres data fra feltarbejdet på USB-nøgler, hvilket gjorde det svært at dele data med andre teammedlemmer, som ikke var på samme lokation. Samtidig mistede teams data på grund af virus, og de havde ikke et klart overblik over forskellige dokumentversioner og filformater. Instituttet forsøgte at erstatte løsningen med USB-nøgler med Open Source-softwaren iFolder, der blev konfigureret af it-teamet, men blev hostet eksternt. Løsningen var kompliceret og krævede mange it-ressourcer, og det var umuligt for teams at samarbejde. Synkronisering var også et problem, der ofte medførte, at data gik tabt, og det var svært at inkludere eksterne partnere, der ikke havde adgang til softwaren. "Open Source-løsningen havde nogle begrænsninger. Der var ofte fejl på serveren, og vi brugte en masse tid og penge på service", fortæller Vitaliy Isaakov, som er en del af it-teamet hos DIE. De begyndte derfor at lede efter et alternativ. Mange af deres samarbejdspartnere i udviklingslandene brugte Dropbox Business, og mange af deres partnere kendte også produktet. Beslutningen om at implementere Dropbox Business blev drevet af flere faktorer: Det er nemt at få adgang til data via internettet, uanset hvilken type enhed brugeren har, flere teams kan arbejde på det samme projekt eller i samme mappe, det er muligt at arbejde offline og stadig synkronisere data, og der er rigelig med lagerplads. Som Vitaliy fortæller: "Forskerne gemmer mange data, så kapacitet var en afgørende faktor for os, og vi støder ikke på nogen begrænsninger i Dropbox Business".

"Forskere, der arbejder i grupper og på projekter, er meget bedre forbundet nu. Alle har adgang til de nyeste versioner. De er blevet langt hurtigere."

Vitaliy Isaakov, IT, Deutsches Institut für Entwicklungspolitik

Løsningen

Stærkt samarbejde på trods af lille båndbredde

Instituttet har brugt Dropbox Business siden 2014. Forskerne har adgang til det for at kunne samarbejde om bestemte forskningsprojekter. Det er samtidig blevet meget nemmere at dele data med eksterne samarbejdspartnere i udviklingslande, der også tidligere har brugt Dropbox Business. Synkroniseringen i Dropbox Business virker også med små båndbredder, hvilket er vigtigt for de kolleger, der arbejder direkte i udviklingslande med dårlig internetforbindelse. Selv hvis der slet ikke er nogen forbindelse, kan de stadig gemme deres data, som synkroniseres, så snart enheden igen har forbindelse til internettet". Ud over arbejdet i marken bruger mange af underviserne i instituttets undervisningsprogram Dropbox til at udlevere kursusmaterialer samt indsamle opgaver fra de studerende.

"Synkroniseringen i Dropbox Business virker også med små båndbredder, hvilket er vigtigt for de kolleger, der arbejder direkte i udviklingslande med dårlig internetforbindelse. Selv hvis der slet ikke er nogen forbindelse, kan de stadig gemme deres data, som synkroniseres, så snart enheden igen har forbindelse til internettet".

Vitaliy Isaakov, IT, Deutsches Institut für Entwicklungspolitik

Resultaterne

It-administration på distance

Implementeringen af Dropbox Business har også frigjort kapacitet hos it-teamet på DIE. Brugerne får en Dropbox Business-konto, afdelingen installerer softwaren, og der er ikke brug for nogen løbende vedligeholdelse. Desuden kan it-afdelingen hurtigt udsende softwareopdateringer via en delt mappe i Dropbox Business. "Som administrator kan jeg dele en mappe med flere brugere, der kan downloade softwaren derfra og installere den. Det er især praktisk for de forskere, der ofte er på farten".

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu