Det San Francisco-baserede arkitekturfirma kører hele designprocessen på Dropbox Business, da det gør det nemmere at samarbejde med leverandører og udvide kapaciteten i det lille team.

Red Dot Studio, et arkitekturfirma

Red Dot Studios vigtigste resultater

Stærkere samarbejde internt og med leverandører

Mere tid til at fokusere på designarbejdet

Hurtigere vækst

Udfordringen

Slipper for klodsede løsninger

Hvis de skal klare sig i San Franciscos rødglødende ejendomsmarked, skal Red Dot Studio designe elegante boliger, der udnytter hver kvadratmeter. Med kun seks fastansatte medarbejdere fandt arkitekturfirmaet hurtigt ud af, at det ikke kun er køkkendesigns, der skal være effektive. Teamet måtte finde en mere effektiv måde at dele oplysninger på, hvis de skulle få succes som lille virksomhed. I virksomhedens tidlige dage hyrede Red Dot Studio et it-konsulentfirma til at installere en lokal server for at lette arbejdet med at administrere data. Men resultatet blev det stik modsatte. "Serveren var klodset, langsom og omstændelig, og vi var nødt til at ringe efter hjælp, hver gang der opstod problemer", fortæller Alix Daguin, Project Designer, som var en af de første medarbejdere. Til en kundepræsentation valgte teamet at arbejde uden om den klodsede server ved at dele PDF-, Photoshop-, InDesign- og CAD-filer via Daguins private Dropbox-konto. "Dagen efter stod det klart, at nu var det nok, og vi tilmeldte os Dropbox Business", siger hun.

Løsningen

Samarbejde på og uden for kontoret

I dag bruger Red Dot Studio-designerne ikke kun Dropbox Business til det interne samarbejde, men også til at samarbejde med eksterne ingeniører, konsulenter og kunder. Ved at oprette en mappe til hvert projekt kan teamet arbejde sammen og holde styr på ændringer i filer som planberegninger, tilladelser og tegninger. "Det er meget nemmere at arbejde med en organiseret mappestruktur end med e-mails, hvor ting gik tabt", siger Daguin. "Vores leverandører kender Dropbox, så de henter de ting, de skal bruge, fra vores delte mapper, så de nemt kan komme i gang med arbejdet, og det sparer os en masse tid, da vi ikke skal sende ting frem og tilbage". Når der skal vises præsentationer til kunder eller koordineres med ingeniører, bruger Red Dot Studio delte links i Dropbox til nemt at sende store præsentations- eller CAD-filer. Med Dropbox Business kan alle medlemmer af Red Dot Studio-teamet til enhver tid få adgang til deres arbejde, uanset hvor de er. Når nogen har brug for de nyeste koncepter, kan de hurtigt hente dem via Dropbox-mobilappen. "Når vi tidligere havde besøgt et arbejdssted, brugte vi en del tid på at søge efter en grundskitse, scanne den og gemme den", siger Daguin. "Nu kan vi tage et billede med telefonen, gemme det på den rette placering langt væk og distribuere det på stedet. Det er blevet langt mindre kompliceret".

Resultaterne

Holder antal ansatte og udgifter nede

Red Dot Studio har flyttet alle virksomhedens filer til Dropbox Business, da det giver medarbejderne en nemmere hverdag. De er især glade for funktionen med ubegrænset versionshistorik, da de nemt kan gendanne tidligere versioner af filer og de filer, som de kommer til at slette ved et uheld. "Selvom vi skulle blive udsat for oversvømmelse eller brand, så ved jeg, at Dropbox har styr på vores filer", siger Daguin. For Red Dot Studio kom Dropbox Business på det helt rigtige tidspunkt. "Da vi voksede fra en til seks medarbejdere, gav det mening at udnytte fleksibiliteten og brugervenligheden i Dropbox", siger Daguin. Nu kan vi fokusere på vores kernekompetencer og konkurrencemæssige fordele: fantastiske designs, kunderelationer og medarbejdere".

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu