E-mail

Hvordan indstiller jeg e-mail som en løsning til fildeling?

Det smarte ved at samarbejde via e-mail er, at hele infrastrukturen allerede findes. Både du og dine teammedlemmer bruger sandsynligvis allerede e-mail og ved temmelig sikkert også, hvordan I sender filer til hinanden via e-mail.

E-mail

  • De grundlæggende funktioner er indeholdt i din eksisterende e-mailløsning.

Dropbox

  • Opret en Dropbox-konto
  • Hent Dropbox-programmet

Selvom det er nemt at tilmelde sig Dropbox, kan knappen "Vedhæft fil" i alle e-mailbeskeder være med til at modarbejde brugen af Dropbox. Dit team skal gøre en fælles indsats for at stoppe med at sende filer til hinanden via e-mail. Men indsatsen belønnes i rigt mål, når der samarbejdes i stor skala.


Hvordan deler jeg en fil med et teammedlem?

E-mail er en brugbar løsning, når du kun skal sende et eller to statiske dokumenter. Desværre har e-mail ingen funktion til filopdatering. Hver gang du vil dele en ny ændring, skal du sende filen igen til alle medlemmerne af teamet.

E-mail

  • Opret en ny e-mailbesked.
  • Vedhæft en fil.
  • Send beskeden.
  • Gentag processen, hver gang filen opdateres.

Dropbox

  • Opret en ny mappe i Dropbox for at dele dokumenter med dit team.
  • Højreklik på mappen, og del den med teammedlemmer.
  • Anbring den ønskede fil i den delte Dropbox-mappe på din computer.
  • Filen vises i dine teammedlemmers Dropbox-mapper.
  • Hver gang nogen redigerer filen, opdateres alle andres kopi automatisk.

Opsætning af en delt Dropbox-mappe kræver en lille indsats, men du skal kun gøre det én gang. Resultatet er en mappe, der ser ud som og fungerer som alle andre mapper på computeren, men har den ekstra fordel, at den automatisk opdateres, når nogen ændrer en fil. Det er umagen værd, hvis dit team arbejder med mange filer, både fordi alle er opdateret, men også fordi alle firmaets dokumenter ligger samme sted.

En løsning til fildeling, der ikke bruges til andet, skaber desuden en klar adskillelse mellem kommunikation og samarbejde om dokumenter. Når Dropbox tager hånd om dine filer, kan du bruge din indbakke til det, den er bedst til: at kommunikere med dit team.


Hvordan deler jeg en fil med en kunde?

Du deler filer med dit team og med kunder på samme måde, når du bruger e-mail. I begge tilfælde vedhæfter du blot filen og sender beskeden. Det kan give problemer med sikkerheden, hvis du kommer til at sende en vedhæftet fil til den forkerte e-mailadresse (eller endnu værre, til den forkerte adresseliste).

E-mail

  • Opret en ny e-mailbesked.
  • Vedhæft en fil.
  • Send beskeden.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Del Dropbox-link for at danne et delingslink.
  • Du kan føje en adgangskode og en udløbsdato til linket med Dropbox Pro eller Dropbox til erhverv.
  • Send linket til kunden. Kunden kan se filen i eller hente den fra en hvilken som helst webbrowser.

En bruger kan nemt skelne mellem disse to grupper i Dropbox. Teammedlemmer kan samarbejde i en delt mappe, mens kunder tildeles skrivebeskyttet adgang til bestemte filer og mapper eller via delte links. Det giver teamet fordelen ved automatisk synkronisering af filer, og det giver mulighed for at sende kopier, som ikke kan redigeres, til personer uden for organisationen.

De skrivebeskyttede kopier kan med Dropbox Pro eller Dropbox til erhverv beskyttes med en adgangskode for at mindske risikoen for, at følsomme dokumenter deles ved en fejl. Selvom du kommer til at sende oplysninger, du ikke vil dele, kan du hurtigt deaktivere et link, så der ikke er adgang til filen.


Hvordan deler jeg store filer?

E-mail kommer til kort, når der arbejdes med store filer. De tekniske begrænsninger ved e-mail betyder, at hvis en fil er for stor, kan du simpelthen ikke sende den som en vedhæftet fil. Hvis modtagernes e-mailtjeneste har en lavere grænse for vedhæftede filer, modtager de måske ikke filen.

E-mail

  • Grænsen for filstørrelsen svinger fra mailserver til mailserver.
  • Store filer skal sendes igen i deres helhed, hver gang der foretages en ændring.

Dropbox

De fleste mailservere tillader ikke vedhæftede filer på over 25 MB, og nogle har også en grænse for den samlede mængde data, der kan sendes fra en konto. Den nemmeste løsning er at overføre filer til en server eller et cloudbaseret fildelingssystem (som Dropbox). Selvom filer ligger under denne grænse, kan det være en belastning at vente på, at de overføres, hvis du ofte har behov for at dele ændringer.

Et af principperne ved Dropbox er, at kun ændrede dele af en fil overføres, hvilket gør Dropbox mere effektivt end e-mail.


Hvordan administrerer jeg tidligere versioner af en fil?

E-mail er ikke udviklet til at registrere filversioner, men bruges ofte som en nødløsning til versionering for firmaer, som ikke har indført specialløsninger. Det betyder ofte, at der skal søges gennem forskellige e-mailtråde i håbet om, at alle har brugt samme navngivningsregler.

E-mail

  • E-mail har ikke en særlig funktion til versionering af filer, selvom indbakken indeholder en rudimentær registrering af en fils historik.
  • En almindelig løsning er at indsætte et versionsnummer i filnavnet, hver gang du sender et dokument.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Se tidligere versioner for at se filens historik.
  • Vælg den ønskede version, og klik på Gendan.

Versionering af filer foretages både struktureret og automatisk af Dropbox. I modsætning til en løsning baseret på e-mail knytter Dropbox tidligere versioner af en fil til den aktuelle version. En fils historik bliver dermed langt mere overskuelig. Og eftersom Dropbox gør alt det, uden at brugeren skal gøre noget, behøver du aldrig at tænke på versionskontrol, før du får brug for at gendanne en gammel kopi af en fil.

E-mail kan være godt nok til små teams, men en rigtig løsning til versionering er ikke kun mere praktisk, men også mere sikker. Det er nemt at komme til at slette e-mails, og hvis postserveren har lagerkvoter, kommer man ikke uden om en særlig løsning. Hvis du sletter en besked med en vedhæftet fil, er den version af dokumentet forsvundet for altid. Hvis teammedlemmerne ikke er meget forsigtige, risikerer teamet at miste data.


Hvordan får jeg adgang til filer på mine mobilenheder?

Brug af e-mail til deling af filer på mobilenheder har samme fordele og ulemper som for computere. På den ene side er e-mailadgang sikkert allerede indstillet, hvis dit team bruger mobilenheder på arbejdet. På den anden side er det stadig et problem at holde dokumenter opdateret.

E-mail

  • Åbn e-mailappen på din mobilenhed.
  • Find den besked, der indeholder filen.
  • Overfør filen, og rediger den i den ønskede app.
  • Send ændringerne tilbage til dit team, når du er færdig med dem.

Dropbox

  • Hent Dropbox' mobilapp.
  • Log på din konto, og se dokumenter direkte fra Dropbox' mobilapp.
  • Når du bruger mobilapps som Microsoft Office, der er forbundet med Dropbox, synkroniseres dine ændringer til alle enheder.

Dropbox' største fordel i forhold til e-mail på mobilenheder er, at det har et enkelt filsystem. I stedet for at du skal rode gennem dine e-mails for at finde den rigtige vedhæftede fil, kan du i Dropbox organisere dokumenter i en velkendt struktur med mapper og filer. Med Dropbox-mobilappen kan du nemt se den nyeste version af filerne og samtidig holde indbakken fri for nye vedhæftede filer, hver gang der er sket den mindste ændring.