FTP

Hvordan konfigurerer jeg FTP?

Det kan være en kompliceret omgang at konfigurere en FTP-server og gøre teammedlemmerne klar til at bruge den. Du skal f.eks. definere shell-adgangstypen og tilladelserne til filsystemet for hver FTP-konto. Desuden skal alle teammedlemmerne lære, hvordan de bruger et FTP-klientprogram.

FTP

  • Køb en FTP-server
  • Log på serverens administratorpanel
  • Opret en FTP-konto til hver bruger
  • Installer FTP-software på hver brugers computer

Dropbox

  • Opret en Dropbox-konto
  • Hent Dropbox-programmet

Det er hurtigt og ligetil at komme i gang med Dropbox. Filer opbevares i skyen, så du aldrig behøver at arbejde med en server. Det kræver kun en begrænset opsætning af softwaren, så teamet kan koncentere sig om vigtige opgaver i stedet for at slås med kompliceret FTP-software.


Hvordan deler jeg en fil med et teammedlem?

FTP omfatter en del manuelle processer, som betyder, at der skal foretages en masse filoverførsler frem og tilbage mellem teammedlemmerne. Hver gang nogen ændrer en fil, skal den overføres til FTP-serveren igen for at blive delt. Alle, som vil have den nyeste version af filen, skal hente den igen. Det kan hurtigt blive en flaskehals, hvis dit team ofte deler ændringer med hinanden.

FTP

  • Åbn din FTP-software.
  • Indtast serverens URL og port og brugernavnet og adgangskoden til din FTP-konto.
  • Opret forbindelse til serveren.
  • Brug filbrowseren i FTP-softwaren til at finde filen på din computer.
  • Upload filen til serveren.
  • Fortæl medlemmerne af dit team, at de skal logge på FTP-serveren og downloade filen til deres egne computere.
  • Gentag processen, hver gang filen opdateres.

Dropbox

  • Opret en ny mappe i Dropbox for at dele dokumenter med dit team.
  • Højreklik på mappen, og del den med teammedlemmer.
  • Anbring en fil i den delte mappe på din computer. Filen vises automatisk i dine teammedlemmers Dropbox-mapper.
  • Hver gang nogen redigerer filen, opdateres alle andres kopi automatisk.

Med Dropbox foregår samarbejdet helt automatisk, så snart du har oprettet en delt mappe. Alle har deres egen "live" kopi af filen, som de kan redigere, og deres ændringer vises på magisk vis på alle andres computere, hver gang de foretager en ændring. Er du bekymret for konflikter?


Hvordan deler jeg en fil med en kunde?

Med FTP kan det være svært at gøre filer tilgængelige for kunder på en sikker måde. Du vil måske ikke give dem mulighed for at ændre dine dokumenter, så deres FTP-konti skal have skrivebeskyttet adgang. Du vil nok heller ikke have, at de kan se alle dine interne filer. Det betyder, at tilladelserne til FTP-serverens filsystem skal konfigureres omhyggeligt af din systemadministrator.

FTP

  • Få dine kunder til at installere FTP-software på deres computere
  • Opret en FTP-konto til kunden. Det kan være besværligt:
    • Kontoen skal have skrivebeskyttet adgang
    • Der skal kun være adgang til de filer, du ønsker
  • Giv kunden oplysninger om FTP-logon og stien til filen på serveren
  • Kunden kan derefter hente de ønskede filer på samme måde som teammedlemmerne

Dropbox

  • Højreklik på en fil i din Dropbox-mappe
  • Vælg menupunktet Del Dropbox-link for at danne et delingslink
  • Send linket til kunden. Det kan ses i eller hentes fra en hvilken som helst webbrowser

Dropbox gør det meget nemmere at holde teamets filer adskilt fra kundernes. Delte links er helt uafhængige af teamets delte Dropbox-mapper. Det betyder, at kunderne kun kan få adgang til de filer, du ønsker. Eftersom der ikke kræves ekstra software, kan kunderne hente filer uden at skulle lære et nyt system. Hvis du bruger Dropbox Pro eller Dropbox Business, har du også mulighed for at føje adgangskoder og udløbsdatoer til links. Og du kan altid tilbagekalde adgangen til et dokument ved blot at deaktivere linket.


Hvordan arbejder jeg på samme fil sammen med andre?

Når flere personer arbejder på samme fil, kan der opstå en konflikt – hvilken persons redigeringer skal accepteres? Lad os sige, at to brugere redigerer samme dokument. Den ene afslutter sin opdatering og overfører filen til FTP-serveren. Lidt senere gør den anden bruger det samme og sletter derved den første brugers hårde arbejde.

FTP og Dropbox håndterer dette problem på meget forskellige måder.

FTP

  • FTP understøtter ikke løsning af konflikter.
  • Den nyeste kopi af en fil overskriver alle andres arbejde.
  • Løsninger indebærer udtjekning af filer, så de kun kan redigeres af én person ad gangen.

Dropbox

  • Når der opstår en konflikt, beholder Dropbox begge kopier af filen.
  • Det giver dig mulighed for at se begge brugeres ændringer og beslutte, hvordan de skal flettes.

Konflikter en farlig ting ved FTP. Den eneste metode til at undgå disse menneskelige fejl er at implementere en arbejdsgang, der kun tillader én bruger at redigere en fil på et givet tidspunkt.

Dropbox’ fremgangsmåde i forbindelse med konflikt mellem kopier fungerer derimod som sikkerhed mod tab af data. Ingen behøver at være nervøs for at tjekke filer ud eller overskrive andres data, for Dropbox fortæller, når der opstår en konflikt.


Hvordan administrerer jeg tidligere versioner af en fil?

En FTP-server har kun én aktuel kopi af hver fil. FTP arbejder ikke med begrebet filhistorik, hvilket indebærer risiko for at miste data. Hvis en bruger f.eks. sletter nogle oplysninger og overfører dokumentet til serveren igen, er oplysningerne væk for altid.

FTP

  • FTP understøtter ikke versionering af filer.
  • En almindelig løsning er at kopiere filen og give den et nyt navn med et versionsnummer.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Se tidligere versioner for at se filens historik.
  • Vælg den ønskede version, og klik på Gendan.

Når dine filer er placeret i Dropbox, registreres hver gemte ændring. Hvis du senere opdager, at der blev slettet vigtige data for et stykke tid siden, kan du få dem tilbage med nogle få klik med musen. Ligesom fildeling sker det helt automatisk. Du behøver aldrig tænke på versionsstyring, før du får brug for at se en gammel kopi af en fil.


Hvordan får jeg adgang til filer på mine mobilenheder?

FTP har samme begrænsninger på mobilenheder som på computere. Du skal stadig have særlig FTP-software på din mobilenhed, og du skal synkronisere filer manuelt, hver gang nogen foretager en ændring.

FTP

  • Installer FTP-software på din mobilenhed.
  • Opret forbindelse til FTP-serveren, og hent filen.
  • Hent/overfør filen manuelt, hver gang du vil dele en ændring med dit team.

Dropbox

  • Hent Dropbox' mobilapp
  • Log på din konto. Du kan se dokumenter direkte fra Dropbox' mobilapp.
  • Når du bruger mobilapps som Microsoft Office, der er forbundet med Dropbox, synkroniseres dine ændringer til alle enheder.

Dropbox findes til de fleste mobilenheder, herunder iOS, Android og Windows-telefoner og -tablets. Du kan også få adgang til filer på Dropbox' website. Med Dropbox' mobilapp kan du gennemse filer, redigere dem med apps fra tredjeparter og oprette delingslinks til dine kunder.