Lagerenheder

Hvordan indstiller jeg lagerenheder som en løsning til fildeling?

Ligesom e-mail kræver det ikke yderligere opsætning at implementere en løsning til fildeling med lagerenheder. Du skal dog bruge noget tid på at overveje, hvilken type lagerenheder du vil bruge.

Lagerenheder

  • Køb det nødvendige antal lagerenheder.
  • Stil dem til rådighed for teamet.

Dropbox

  • Opret en Dropbox-konto
  • Hent Dropbox-programmet

Lagerkapaciteten er vigtig, men tænk også på, at enhederne sandsynligvis vil blive håndteret en hel del. Det udsætter enheder med bevægelige dele, f.eks. andre diske end SSD-diske, for at blive beskadiget.

Når du vil begynde at bruge Dropbox, skal du bare oprette en konto og hente Dropbox-programmet. Denne indledende aktivitet mere end opvejes af, hvor nemt det er at dele filer via internettet.


Hvordan deler jeg en fil med et teammedlem?

Brug af en lagerenhed som løsning til fildeling ligner FTP meget, men i stedet for at overføre og hente filer, sender du fysisk "serveren" rundt. Det giver samme problem med at holde filer synkroniseret, som FTP har.

Lagerenheder

  • Tilslut lagerenheden til din computer.
  • Kopiér filen fra computeren til lagerenheden.
  • Skub lagerenheden sikkert ud.
  • Gå hen til medlemmet af dit team, og sæt lagerenheden i vedkommendes computer.
  • Kopiér filen fra lagerenheden til personens computer.
  • Skub lagerenheden sikkert ud.
  • Gentag processen, hver gang du vil dele en opdatering.

Dropbox

  • Opret en ny mappe i Dropbox for at dele dokumenter med dit team.
  • Højreklik på mappen, og del den med teammedlemmer.
  • Anbring en fil i den delte mappe på din computer. Filen vises automatisk i dine teammedlemmers Dropbox-mapper.
  • Hver gang nogen redigerer filen, synkroniseres alle andres kopi automatisk.

Lagerenheder er langt mere intuitive end et system som FTP, fordi de ikke kræver særlig software (og heller ikke en internetforbindelse). Det kan dog være svært at håndtere lagerenheder i miljøer med flere platforme. Diske i Windows-computere og Mac-computere er formateret forskelligt, så det er ikke altid let at dele filer på tværs af operativsystemer.

Det kræver lidt mere at konfigurere en delt Dropbox-mappe, men når det er gjort, erstatter mappen dine lagerenheder. Den opdaterer automatisk dine kollegers filer, hver gang du ændrer noget. Det betyder, at du ikke behøver at rejse dig og gå gennem kontoret, hver gang du vil dele en opdatering.


Hvordan deler jeg en fil med en kunde?

Lagerenheder kan være en praktisk løsning til internt samarbejde, men svagheden ved dem viser sig, hvis du prøver at dele filer med en kunde, hvis kunden ikke fysisk befinder sig samme sted som dit team.

Det er nemt nok at give en kunde en USB-nøgle eller et SD-kort, men hvis kunden ofte skal have statusrapporter, er det utrolig upraktisk, hvis de skal være fysisk til stede ved hver filoverførsel.

Lagerenheder

  • Tilslut lagerenheden til din computer.
  • Kopiér den ønskede fil til lagerenheden.
  • Skub lagerenheden sikkert ud.
  • Giv lagerenheden til kunden.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Del Dropbox-link for at danne et delingslink.
  • Send linket til kunden. Det kan ses i eller hentes fra en hvilken som helst webbrowser

Dropbox gør det meget nemmere at dele dokumenter med kunder. Eftersom filer overføres via internettet, behøver du ikke at besøge dine kunder for at holde dem orienteret.


Hvordan deler jeg store filer?

En af fordelene ved lagerenheder er, at de kan rumme store filer. I modsætning til mailservere, der begrænser filers størrelse, og FTP-servere, som kræver særlig software, er deling af store dokumenter via en lagerenhed meget ligetil.

Lagerenheder

  • Enheder formateret med filsystemet FAT32 har en maksimal filstørrelse på 4 GB.
  • Den eneste anden grænse for filstørrelse er lagerenhedens kapacitet.
  • Store filer skal kopieres i deres helhed, hver gang der foretages en ændring.

Dropbox

Lagerenheder behøver ikke en netværksforbindelse, og filoverførsler går derfor ufattelig hurtigt, hvis du vil dele filer med en person i nærheden. Men diske i Windows-computere og Mac-computere er formateret forskelligt, og hvert format har sine egne grænser for fil- og drevstørrelse.

Dropbox kombinerer fordelene ved lagerenheder med internettets praktiske karakter. Store dokumenter håndteres på samme måde som små dokumenter, og du kan derfor samarbejde om store filer uden at tænke over det. Selvom den første overførsel måske tager længere tid end at kopiere filen til en lagerenhed, vil efterfølgende opdateringer gå hurtigt, fordi kun de ændrede dele af filen overføres af Dropbox.


Hvordan arbejder jeg på samme fil sammen med andre?

Når to personer arbejder på samme fil samtidig, opstår der ofte en konflikt – hvilken persons ændringer skal accepteres? Dette problem håndteres meget forskelligt, afhængigt af om du arbejder med lagerenheder eller med Dropbox.

Lagerenheder

  • Lagerenheder understøtter ikke konflikthåndtering.
  • Den nyeste kopi af en fil overskriver alle andres arbejde.
  • Løsninger indebærer udtjekning af filer, så de kun kan redigeres af én person ad gangen.

Dropbox

  • Når der opstår en konflikt, beholder Dropbox begge kopier af filen.
  • Det giver dig mulighed for at se begge brugeres ændringer og beslutte, hvordan de skal flettes.

Når I håndterer konflikter med en lagerenhed, er I særligt sårbare over for menneskelige fejl. Hvis der kun eksisterer én "live" udgave af dokumentet på lagerenheden, mister I let ændringer ved at overskrive filen. Dit team skal være særdeles omhyggelige med kun at tillade én person at redigere filen ad gangen.

Dropbox’ behandling af modstridende kopier betyder, at du ikke behøver være nervøs for at overskrive en andens arbejde. Hvis to personer redigerer samme fil samtidig, advarer Dropbox om, at der er en konflikt, og giver dig mulighed for at beslutte, hvordan ændringerne fra begge kopier skal integreres.


Hvordan administrerer jeg tidligere versioner af en fil?

På dette område minder FTP-servere og lagerenheder om hinanden. Ingen af dem sporer filversioner. Dermed risikerer du at miste vigtige oplysninger, fordi der ikke er nogen måde at gå tilbage til en ældre kopi, hvis din fil ved en fejl bliver ændret og gemt igen.

Lagerenheder

  • Lagerenheder understøtter ikke filversioner.
  • En almindelig løsning er at kopiere filen og give den et nyt navn med et versionsnummer.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Se tidligere versioner for at se filens historik.
  • Vælg den ønskede version, og klik på Gendan.

Dropbox har indbygget versionsstyring, så du ikke skal bekymre dig om at miste oplysninger. Hver gemte ændring registreres bag kulisserne, og du har adgang til din fils komplette historik med nogle få museklik.