VPN

Hvordan konfigurerer jeg VPN som fildelingsløsning?

Hvis dit VPN skal være både enkelt og sikkert at bruge, kræver det omhyggelig konfiguration og kontinuerligt vedligehold. Vi anbefaler de fleste virksomheder at få hjælp af en it-medarbejder, når de skal konfigurere og vedligeholde deres VPN.

VPN

  • Indkøb en VPN-server i samarbejde med it-afdelingen.
  • Få it-afdelingen til at oprette en VPN-konto til hver bruger.
  • Indkøb en filserver, der kan bruges til VPN, i samarbejde med it-afdelingen.
  • Opret en delt mappe på filserveren, og udsted tilladelser til de relevante brugere.
  • Installer en VPN-klient på de enkelte brugeres computere, og konfigurer deres adgangsmulighed.
  • Knyt et netværksdrev til den delte mappe på hver enkelt brugers computer.

Dropbox

  • Opret en Dropbox-konto
  • Hent Dropbox-programmet

Ud over at konfigurere VPN-serverne skal it-afdelingen oprette konti til de enkelte brugere, udstede relevante tilladelser til delte mapper på filserverne, overvåge ydelsen, forhindre angreb fra malware og træne nye brugere i at anvende VPN.

Både VPN og Dropbox kan bruges til at lette deling af filer, f.eks. gennem en delt mappe, men oprettelsen af disse mapper er langt mere intuitiv i Dropbox. Det kræver ingen tekniske evner, tilføjelse af brugerkonti er så let som at indtaste en e-mailadresse, og dit team skal ikke sætte sig ind i en masse ny software.


Hvordan deler jeg en fil med et teammedlem?

Med VPN får du mulighed for at anvende delte filer på præcis samme måde som lokale filer på din harddisk. Du redigerer filerne, hvor de er, uden manuelt at skulle uploade dem til eller downloade dem fra din server, som du skal med FTP. Kompromiset består i, at al din interaktion med en fil foregår over en netværksforbindelse, og effektiviteten afhænger derfor af din internetforbindelse og VPN-serverens evne til at håndtere indgående anmodninger.

VPN

  • Åbn din VPN-software.
  • Indtast serveradressen efterfulgt af brugernavn og adgangskode til din VPN-konto.
  • Vent på, at VPN-serveren godkender dine adgangsoplysninger.
  • Opret forbindelse til filserveren.
  • Føj den aktuelle fil til det tidligere oprettede delte netværksdrev.
  • Filen vises automatisk i dine teammedlemmers delte netværksdrev.
  • Når nogen redigerer filen, vises ændringerne automatisk til resten af teamet.

Dropbox

  • Opret en ny mappe i Dropbox for at dele dokumenter med dit team.
  • Højreklik på mappen, og del den med teammedlemmer.
  • Anbring den ønskede fil i den delte Dropbox-mappe på din computer.
  • Filen vises i dine teammedlemmers Dropbox-mapper.
  • Hver gang nogen redigerer filen, opdateres alle andres kopi automatisk.

Umiddelbart ser det ud som om, at Dropbox og VPN fungerer på samme måde, når de bruges til fildeling. Filer kan redigeres direkte (uden at skulle hentes fra nettet), og ændringer vises automatisk i dit teams delte mapper. Men med Dropbox har hver bruger sin egen lokale kopi af hvert dokument, og dermed kan filer gennemses og redigeres langt hurtigere.

I modsætning til VPN, hvor du kun kan arbejde med filer, når du har forbindelse til netværket, kan du med Dropbox gemme filer og redigere dem, mens du er offline. Når du igen er online, overfører Dropbox ændringerne. Dropbox opretter desuden en kopi med konflikter, hvis flere brugere redigerer samme fil samtidig, i stedet for at forhindre andre brugere i at redigere filen.


Hvordan deler jeg en fil med en kunde?

Det kan være svært at dele filer med kunder via VPN, fordi du ikke vil give en ekstern person adgang til hele dit netværk uden begrænsninger. Det er både nemmere og mere sikkert at konfigurere Dropbox eller et andet system til at dele filer med en kunde.

Hvis du insisterer på at bruge VPN, har du mulighed for at anvende Secure Sockets Layer VPN (SSL VPN), en mindre almindelig udgave af standarden, der giver din systemadministrator mulighed for at begrænse adgangen til bestemte servere eller filer på dit private netværk.

VPN

  • Samarbejd med it-afdelingen fra begyndelsen, så du er sikker på, at din server kan konfigureres til et SSL VPN.
  • Få it-afdelingen til at oprette en SSL VPN-konto til din kunde, der kun har adgang til de relevante servere og filer.
  • Udlevér VPN-kontooplysningerne til din kunde.
  • Kunder kan logge på dit SSL VPN med enhver webbrowser.
  • Alle tilladte ressourcer, herunder filservere, delte mapper og filer, vises på webgrænsefladen.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Del Dropbox-link for at danne et delingslink.
  • Send linket til kunden. Kunden kan se filen i eller hente den fra en hvilken som helst webbrowser.

Med delte links i Dropbox kan du bestemme helt præcist, hvilke filer dine kunder kan se. De får adgang blot ved at klikke på et link og skal ikke benytte kompliceret VPN-software. Hvis du bruger Dropbox Pro eller Dropbox Business, har du også mulighed for at føje adgangskoder og udløbsdatoer til links. Og du kan altid tilbagekalde adgangen til et dokument ved blot at deaktivere linket.


Hvordan deler jeg store filer?

VPN kan have problemer med store filer. Hver gang du gemmer, sendes den komplette fil gennem VPN-forbindelsen til filserveren på det private netværk – en temmelig ineffektiv procedure for store filer.

Du kan løse problemet ved at flytte filen fra netværksdrevet til en lokal harddisk, inden du foretager ændringer, og derefter flytte den tilbage til netværksdrevet igen, når du er færdig. Resultatet bliver dog den samme ineffektive download/upload-arbejdsgang som FTP, der gør det svært at bevare dine filer synkroniserede med resten af dit team.

VPN

  • Der er ingen begrænsninger for filstørrelse, når du overfører filer med VPN.
  • Arbejde med store filer kan være ustabilt, da VPN er afhængigt af en internetforbindelse.
  • Store filer skal sendes igen i deres helhed, hver gang der foretages en ændring.

Dropbox

Dropbox' indbyggede versionsstyring registrerer hver eneste ændring bag kulisserne. Det giver dig mulighed for at trække den komplette historik for et dokument frem med nogle få museklik, så du aldrig kommer til at slette oplysninger ved en fejl.


Hvordan administrerer jeg tidligere versioner af en fil?

En filserver har kun én aktuel kopi af hver fil. Den arbejder ikke med begrebet filhistorik, hvilket indebærer risiko for at miste data. Hvis en bruger f.eks. sletter nogle oplysninger og overfører dokumentet til serveren igen, er oplysningerne væk for altid.

VPN

  • VPN understøtter ikke filversioner.
  • En almindelig løsning er at kopiere filen og give den et nyt navn med et versionsnummer.

Dropbox

  • Højreklik på filen i din Dropbox-mappe.
  • Vælg menupunktet Se tidligere versioner for at se filens historik.
  • Vælg den ønskede version, og klik på Gendan.

Når dine filer placeres i Dropbox, registreres det, hver gang du gemmer en fil. Hvis du senere opdager, at der blev slettet vigtige data for et stykke tid siden, kan du få dem tilbage med nogle få klik med musen. Ligesom fildeling sker det helt automatisk. Du behøver aldrig tænke på versionskontrol, før du får brug for at se en gammel kopi af en fil.


Hvordan får jeg adgang til filer på mine mobilenheder?

De fleste mobilklienter til VPN fokuserer udelukkende på at etablere en krypteret forbindelse. Det er praktisk, når det gælder webbrowsing, afsendelse af e-mails og VoIP, men det er ikke til megen nytte ifm. fildeling. Det er som regel op til en anden applikation at tilknytte et netværksdrev og få adgang til din virksomheds delte filer, og nogle skal endda specialkonfigureres af din it-afdeling.

VPN

  • Anvend den integrerede understøttelse af VPN, eller installer en VPN-app på din mobilenhed.
  • Opret forbindelse til dit VPN ved at indtaste serveradressen efterfulgt af dit brugernavn og din adgangskode.
  • Tilknyt et netværksdrev via en applikation fra tredjepart, og få adgang til den aktuelle fil præcis som på din computer.
  • Redigering af dokumenter kræver en stabil internetforbindelse.

Dropbox

  • Hent Dropbox' mobilapp.
  • Log på din konto, og se dokumenter direkte fra Dropbox' mobilapp.
  • Når du bruger mobilapps som Microsoft Office, der er forbundet med Dropbox, synkroniseres dine ændringer til alle enheder.

Med Dropbox' mobilapp er det ikke nødvendigt at oprette en besværlig VPN-forbindelse. Du skal bare logge på Dropbox, første gang du åbner programmet. Derefter har du et komplet filsystem på din mobilenhed. Du kan gennemse filer, redigere dem med apps fra tredjeparter og oprette delelinks på samme måde som fra den delte mappe på din computer.

Mobil VPN-software er også særlig følsom over for mistede forbindelser (som når du kører igennem en tunnel). Hvis din VPN-software og redigeringsapplikation ikke er i stand til at håndtere dette, kan du kun arbejde på filer, når du har en stabil forbindelse. Dropbox løser problemet ved at give dig mulighed for at downloade filer til offlinebrug.