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Die Jobbörse setzt auf Dropbox Business, um Marketingunterlagen auf einfache Weise für ihre Kunden freizugeben, den Kundendienst zu verbessern und das IT-Team zu entlasten.

ABSOLVENTA: Zentrale Ergebnisse

Schnellere, einfachere Zusammenarbeit

Mehr Zeitersparnis durch geringeren Bedarf an IT-Support

Mehr Sicherheit für Unternehmensdaten

Die Herausforderung

Nachfrage nach einer neuen Lösung aufgrund eines Serverausfalls

Vor der Implementierung von Dropbox Business nutzte ABSOLVENTA eine eigene Dateiserverinfrastruktur. Das ganze Wissen des Unternehmens lag auf diesen Servern, die unablässig von der IT-Abteilung gewartet werden mussten. Nach und nach fielen jedoch die Festplatten aus. Zwar war der Dateiserver mit gespiegelten Festplatten ausgestattet und es lagen auch Sicherheitskopien vor, doch das Ersetzen beschädigter Festplattenlaufwerke und die RAID-Wiederherstellung war zeitintensiv und aufwändig. „Rückblickend war das eine sehr riskante Situation. Als unsere Server auszufallen begannen, suchten wir nach einer zuverlässigen Lösung für die sichere Aufbewahrung unserer Daten“, so Markus Waitl, einer der Entwickler im Unternehmen.

„Dropbox Business bietet ausreichend Speicherplatz und hat sehr bedienerfreundliche Verwaltungsfunktionen, mit deren Hilfe Administratoren die Zugriffsberechtigungen für Dokumente und Ordner rasch korrekt festlegen können.“

Die Lösung

Nahtlose Datenübertragung

Viele Mitarbeiter waren bereits mit privaten Dropbox-Konten und allen zugehörigen Features und Funktionen vertraut. Letztendlich entschloss sich ABSOLVENTA vor allem aufgrund der klaren Struktur und Bedienerfreundlichkeit für Dropbox Business. Die Datenübertragung von den alten Dateiservern erfolgte völlig reibungslos über den Dropbox-Client. Dabei konnte die Firma die vorhandene Ordnerstruktur beibehalten und in der Cloud abbilden. Heute hat jeder Angestellte eine eigene Dropbox Business-Lizenz, sodass alle Teams in ABSOLVENTA ihre Aktivitäten ohne jegliche Unterbrechung in die Cloud verlagern konnten. Neben Dropbox Business nutzt das Marketingteam von ABSOLVENTA außerdem Dropbox Paper für den internen und externen Informationsaustausch. Pressemitteilungen und Fotos werden extern per Dropbox weitergegeben und der monatliche interne Marketingnewsletter wird Mitarbeitern über Paper zur Verfügung gestellt. Auch die Vertriebsteams nutzen Dropbox, um Unterlagen für ihre Kunden freizugeben. „Kunden erkennen Dropbox, wenn wir ihnen einen freigegebenen Link schicken, was die externe Freigabe deutlich leichter macht.“

„Wenn man eine zuverlässige Dateiserverlösung sucht, die gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verbessert, ist Dropbox der perfekte Partner.“

Die Ergebnisse

Mehr Zeit für die Entwicklung

Die Implementierung von Dropbox Business hat allen – vor allem jedoch den Mitarbeitern in der IT – eine Menge Zeit gespart. Da ABSOLVENTA ein kleines Unternehmen ist, haben die IT-Experten recht breitgefächerte Aufgaben und müssen mehr tun, als nur Desktop-Computer und Serverprobleme im Griff behalten. Das Entwicklerteam war für das gesamte Management des Dateiservers verantwortlich. Die Programmierer können sich jetzt ganz der Produktentwicklung widmen. Aufgaben wie die Wartung von Dateiservern, die Datensicherung und das Wiederherstellen verlorengegangener Dateien sind nun nicht mehr nötig. „Die Verantwortung wird von den einzelnen Mitarbeitern übernommen, weil sie ihre Inhalte in Dropbox ablegen und ihre Dateien problemlos ohne IT-Unterstützung wiederherstellen können. Das Risikomanagement fällt jetzt komplett weg, [weil] alles rückverfolgbar ist und wir die nötigen Sicherheitsfeatures haben“, setzt Waitl hinzu. Er kann die neu gewonnene Zeit wieder in die Entwicklung investieren – eine wichtige Aufgabe, um Innovation und Fortschritt bei ABSOLVENTA zu sichern. Außerdem hat das Unternehmen die Notwendigkeit des Einwählens ins VPN für den Zugriff auf Unternehmensdateien vollständig eliminiert. Alle Inhalte sind schnell greifbar, wo immer eine Internetverbindung besteht. Für Firmen hat er den folgenden Rat: „Wenn man eine zuverlässige Dateiserverlösung sucht, die gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verbessert, ist Dropbox der perfekte Partner.“