Der Anbieter von Sprachtechnologien verwendet Dropbox Business, um Skripte und Aufnahmen schnell und sicher rund um den Globus bereitzustellen und dadurch Versandkosten und Speichermedienverluste zu reduzieren.

Appen: Zentrale Ergebnisse

Beschleunigte Übertragung großer Dateien

Signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen

Weniger Zeitaufwand für Fehlerbehebungen

DIE HERAUSFORDERUNG

Aufs richtige Wort kommt es an

In dem Bemühen, für Kundentechnologie wie Spracherkennungs- und Speech-To-Text-Systeme genaue Sprachmuster, Dialekte und die Aussprache von Wörtern zu erfassen, schickt Appen immer wieder Teams nach Afrika, Asien, Europa und Nordamerika. Mitarbeiter verbringen dort bis zu sechs Monate, zeichnen Unterhaltungen auf und fertigen Mitschriften an, die riesigen Datenmengen entsprechen. Da die Fristen bei einigen Kunden sehr knapp angesetzt sind, müssen Aufzeichnungen so schnell wie möglich in die Appen-Büros in den USA, in Australien und in den Philippinen zurückgesendet werden. Anfänglich mühte sich das Unternehmen mit handcodierten FTP-Lösungen und dem Versand von Festplatten ab, und schickte seine Mitarbeiter schließlich zusammen mit den Daten hin und zurück, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Aber jede Methode wies ihre eigenen Probleme hinsichtlich Geschwindigkeit und Effizienz auf. Stephen Norris, der stellvertretende Betriebsleiter für Sprachinformationen bei Appen, erläutert: „Alle Tools, die wir für das Kopieren der Daten entwickelt hatten, erforderten manuelle Eingaben und waren nicht sonderlich zuverlässig. Durch die unterschiedlichen Zeitzonen und logistischen Schwierigkeiten konnte die Koordination zwischen unserem IT-Team mit den Teams vor Ort drei bis vier Tage dauern, was viel Zeit verschwendet hat.“ Während eines besonders umständlichen Projekts dachte Norris darüber nach, wie viel einfacher die Dateifreigabe sein könnte, wenn er etwas hätte, „was genauso still und leise vor sich hin arbeiten würde, wie es bei Dropbox der Fall ist.“ Appens Geschäftsentwicklungsabteilung nutzte Dropbox bereits und hatte nur Gutes zu berichten. „Ich war mir nicht so sicher, ob Dropbox den riesigen Datenmengen gewachsen sein würde, die wir übertragen“, gibt Norris zu. „Aber die Geschäftsentwicklungsabteilung meinte, es sei so viel schneller als das alte System. Sie brachten uns zu der Überzeugung, dass Dropbox einfach funktioniert.“

„Dropbox Business ist so zuverlässig und stabil. Ich arbeite seit den 1990er Jahren in der Technologiebranche und es ist geradezu überraschend, ein Produkt zu sehen, das wirklich hält, was es verspricht!“

Stephen Norris, 
VP of Operations for Language Resources bei Appen

Die Lösung

Zuverlässige Synchronisation in Aktion

Nachdem Norris Dropbox Business für das gesamte Sprachressourcenteam eingeführt hatte, stellte er schnell fest, dass Dropbox problemlos viele Terabytes von Daten synchronisieren konnte. Da die Dropbox-Synchronisierung die Datenübertragung verkürzt, weil das Herunterladen von Dateien bereits dann einsetzt, während das Hochladen noch läuft, konnten Tausende von Stunden mit Audiointerviews schnell für die Zentrale von Appen in Sydney freigegeben werden. „Mit Dropbox können wir ohne irgendeinen Aufwand ungeheure Datenmengen übertragen“, freut sich Norris. „Früher musste man vielleicht noch einmal nachhaken, um zu hören, ob eine Übertragung auch wirklich angekommen war, aber jetzt können wir sicher sein, dass das, was wir in unseren Ordnern sehen, auch auf dem neuesten Stand ist.“ Ganz gleich, in welchem Teil der Erde ein Appen-Mitarbeiter arbeitet und welche Geräte er verwendet, Dropbox Business sorgt dafür, dass er immer in Verbindung bleiben kann. Norris ist begeistert: „Dropbox Business ist so zuverlässig und stabil. Ich arbeite seit den 1990er Jahren in der Technologiebranche und es ist ungewöhnlich, ein Produkt zu sehen, das wirklich hält, was es verspricht!“ Selbst an Standorten mit langsamer (oder ganz ohne) Internetverbindung versagt Dropbox nicht. Eine Übertragungstechnologie mit automatischer Wiederaufnahme sorgt dafür, dass Dateien vollständig synchronisiert werden. Norris erklärt: „Wenn die Internetverbindung unterbrochen und wiederhergestellt wird, wird dies von Dropbox erfasst und die Synchronisation genau dort wieder aufgenommen, wo sie unterbrochen wurde.“

„Wir haben Büros in Sydney, den Philippinen und Pakistan, mit Mitarbeitern in Neuseeland, Australien, Europa und den USA. All diese Standorte mit einer anderen Lösung als Dropbox Business koordinieren zu müssen, würde mich zum Wahnsinn treiben.“

Stephen Norris, 
VP of Operations for Language Resources bei Appen

Die Ergebnisse

Zeit- und Kosteneffizienz

Als Appen noch einen Kurierdienst für den Versand von Festplatten nutzte, gab das Unternehmen Tausende von Dollar aus, um sicherzustellen, dass seine Dateien so schnell wie möglich zum Empfänger gelangten. Norris berichtet: „Alles musste gesichert werden, denn es kam immer wieder vor, dass eine Festplatte verloren ging – ein ewiges Ärgernis.“ Dropbox Business sorgt nicht nur dafür, dass Appen keine Dateien mehr verliert, es spart auch Versandkosten. Und die mit FTP-Lösungen verbundenen Personalkosten fallen ebenfalls weg. „Mindestens ein Jahr lang verbrachte der Mitarbeiter, der unsere FTP-Umgebung pflegte, ein Drittel seiner Zeit damit, Probleme zu beheben und Kollegen in der Verwendung der Site zu schulen“, fügt Norris hinzu. Mit Dropbox können Mitarbeiter produktiver arbeiten und sich darauf konzentrieren, ihre Projekte voranzutreiben. Laut Norris verkürzt Dropbox die Übertragungszeit der Daten in die Appen-Büros und beschleunigt so die Produktion. Außerdem ist nun das Risiko geringer, dass schneller Daten gesammelt werden, als sie die Qualitätssicherung bearbeiten kann, was die erneute Aufzeichnung fehlerhafter Daten weitgehend ausschließt. „Dropbox ist wirklich eine rundum gute Anwendung“, meint er. „Wir haben Büros in Sydney, den Philippinen und Pakistan, mit Mitarbeitern in Neuseeland, Australien, Europa und den USA. All diese Standorte mit einer anderen Lösung als Dropbox Business koordinieren zu müssen, würde mich zum Wahnsinn treiben.“

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