Kunden / Asana

Dropbox Business macht es Asana leicht, die Produktivität zu steigern und stets auf dem neuesten Stand zu bleiben

Asana ist eine webbasierte Aufgabenliste, die es Unternehmen erleichtert, vernetzt und organisiert zu bleiben. Die Kernanwendung macht Besprechungen und Status-E-Mails weniger wichtig, und erlaubt Teams effizienter zu arbeiten, um Ziele zu erreichen. Das Hauptquartier von Asana ist in San Francisco und beschäftigt derzeit über 35 innovative Vordenker.

Zentrierung ist das Ziel

Bei Asana geht es um Produktivität. Und daher wird sehr viel Wert darauf gelegt, die Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Um alles, einschließlich Rechnerressourcen, so einfach wie möglich zu halten, entschieden sich die Gründer von Asana frühzeitig gegen große Investitionen in Server oder IT-Infrastruktur. Stattdessen wählten sie eine Dateifreigabe- und Speicherstrategie mit niedrigen Betriebskosten. Dieser Ansatz hat im Großen und Ganzen gut funktioniert, besonders, da sich das Unternehmen auf seine eigene Software verlassen konnte, um Projekte zu organisieren und im Zeitplan zu halten. In dem Maße, in dem die Anzahl der zirkulierenden Tabellen, Marketing-Entwürfe und Dokumente immer größer wurde, wurde die Dateispeicherkapazität immer mehr zum Problem. Mitarbeiter fingen an, USB-Geräte und private Dropbox-Konten zur Speicherung von Dateien zu verwenden, aber es war oft schwer festzustellen, wo genau Dateien gespeichert wurden. Dazu der Betriebsleiter Kenny Van Zant: „Die Dateien flogen überall herum. Es war ein Albtraum.“ Der Wechsel zu Dropbox Business gab Asana einen zentralen Datenspeicher für seine Dateien, auf den leicht zugegriffen werden kann und der die Zusammenarbeit unterstützt. Van Zant erinnert sich: „Wir haben Dropbox eingeführt, unsere größten freigegebenen Ordner migriert, alle Mitarbeiter mithilfe einer einzigen E-Mail geschult und das war's.“

„Es kann jeden Tag vorkommen, dass in einem Besprechungsraum jemand von einem Desktop zu einem Laptop-Computer wechselt, der ihm nicht gehört. Dropbox macht dies möglich, ohne dass wir uns Sorgen darüber zu machen brauchen, wie wir an unsere Dateien herankommen.“

Effizienzvorteile ausbauen

Dropbox Business ist nun ein integraler Bestandteil des Arbeitsablaufs bei Asana. Es ist die erste Anlaufstelle für jeden neuen Mitarbeiter. Über den Standardzugriff auf Dateien hinaus dient Dropbox auch als der Ort, an dem Mitarbeiter die wichtigsten Präsentationen, Unternehmensprognosen und selbst Finanzinformationen für Asana finden. „Dropbox hilft uns, eine Kultur der totalen Transparenz aufrechtzuerhalten“, bestätigt Van Zant. Dropbox Business unterstützt außerdem die Arbeitsplatzmobilität des Unternehmens, indem Mitarbeiter von jedem beliebigen Computer aus auf Dateien zugreifen können. Van Zant erklärt: „Wir haben überall im Büro viele Laptops im Umlauf. Es kann jederzeit vorkommen, dass in einem Besprechungsraum jemand von einem Desktop zu einem Laptop-Computer wechselt, der ihm nicht gehört. Dropbox macht dies möglich, ohne dass wir uns Sorgen darüber zu machen brauchen, wie wir an unsere Dateien herankommen.“ Selbst wenn Asana-Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können sie über Dropbox eine schnelle und bequeme Verbindung zur Firma aufrechterhalten. Van Zant selbst hat zu Hause zwei Computer, die mit seinem Asana Dropbox-Konto synchronisiert werden. Er betont: „Egal wo man ist: Zugang zu seinen Unterlagen zu haben, ohne an ein Gerät oder einen Schreibtisch gebunden zu sein, ist einfach genial.“ Asana verwendet Dropbox nicht nur zur internen Dateispeicherung und -freigabe, sondern auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Durch die Speicherung von rechtlichen Dokumenten und Vorstandspräsentationen in Dropbox können sowohl Asana-Mitarbeiter als auch externe Rechts- und Finanzpartner Informationen austauschen, ohne ständig E-Mails hin- und herschicken zu müssen, was Van Zant enorm zu schätzen weiß. „Ich glaube, dass E-Mails der Dateien Tod sind“, witzelt er. Das Bestreben, interne Prozesse möglichst einfach zu halten, sowie der Wunsch, E-Mails zu vermeiden, führen dazu, dass die Mitarbeiter ausschließlich über die Asana-Software und Dropbox zusammenarbeiten. „So wissen wir stets, dass alle mit aktuellen Informationen arbeiten und weder Zeit noch Energie verschwendet wird“, sagt Van Zant. „Es ist für die Effizienz unseres Unternehmens wirklich von zentraler Bedeutung.“

Finanzielle und kulturelle Freiheit

Einer der größten Vorteile, den Asana durch die Einführung von Dropbox Business erzielt hat, sind größere technische Fähigkeiten – ohne dafür zusätzliche technische Ressourcen aufwenden zu müssen. Van Zant bestätigt, dass Dropbox Asana geholfen hat, eine schlanke Personaldecke zu bewahren. „Im Hinblick auf Infrastrukturkosten und ein Vollzeitgehalt belaufen sich unsere Einsparungen sicherlich auf Hunderttausende von Dollar“, freut er sich. „Die Rendite ist einfach traumhaft.“ Stattdessen kann sich Asana darauf konzentrieren, in den Kernbereichen mehr Mitarbeiter einzustellen, die das Unternehmenswachstum vorantreiben. Van Zant ist der Auffassung, dass Dropbox die Produktivität pro Mitarbeiter erhöht und Asana so geholfen hat, die gesteckten Ziele mit einem kleineren Team zu erreichen. Er fügt hinzu: „Die wichtigsten Vorteile sind die, die sich in der Rentabilität und der Effizienz pro Mitarbeiter niederschlagen. Das sind für uns die wichtigsten Faktoren.“ Eine schlanke Personalstruktur erlaubt Asana, die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, die es seit der Gründung verfolgt. Van Zant sagt, dass Dropbox Business Asana geholfen hat, zum richtigen Zeitpunkt zu wachsen, ohne dass zu viel Technologie oder zu viele Ressourcen den Fortschritt gehemmt haben. Er fügt hinzu: „Es ist ein nicht greifbarer Vorteil, aber einer, den wir sehr zu schätzen wissen.“