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Im Blickpunkt: BNIM Architects

Mit Dropbox Business kann das mehrfach ausgezeichnete Architekturbüro problemlos große Designdateien orts- und geräteunabhängig gemeinsam bearbeiten und so Kundenprojekte schneller zum Abschluss bringen.

DIE HERAUSFORDERUNG

Vereinfachte Arbeitsabläufe während der Expansion

BNIM gestaltet Gebäude, die nicht nur gut aussehen, sondern auch landesweit Preise für Nachhaltigkeit und Energieeffizienz gewonnen haben. Das in Kansas City gegründete Unternehmen konnte angesichts dieses Erfolgs expandieren und landesweit sieben neue Niederlassungen gründen. Doch als die Mitarbeiter plötzlich über die verschiedenen Standorte hinweg zusammenarbeiten mussten, behinderten die vorhandenen Abläufe ganz eindeutig das Wachstum. Jedes Büro hatte ein eigenes Netzlaufwerk, sodass die Zusammenarbeit für Kollegen und Berater in verschiedenen Städten schwer war, besonders bei der Handhabung komplexer Dateien wie bei 3-D Autodesk Revit-Modellen. Fristen für das Einreichen von Designs erwiesen sich als knapper als erwartet, da Architekten die Dateien am Abend vor dem Fälligkeitstermin hochladen mussten, berichtete Erin Gehle, Director of Communications. „Wir musste große Zeitpuffer für die Kommunikation einbauen“, erklärte Gehle. Bei Arbeiten außerhalb des Büros mussten sich Architekten mit dem VPN und der Projektmanagementsoftware abmühen – und zwar jedes Mal, wenn jemand eine Änderung vornahm. „Unsere vorhandenen Tools waren den Freigabeanforderungen großer Revit-Modelle nicht gewachsen“, meint Paul Waters, Director of IT. „Wir brauchten eine andere Methode.“

Um diese ganzen Probleme zu umgehen, begannen Mitarbeiter, private Dropbox-Konten mit ihrer BNIM-E-Mail-Adresse zu verwenden. Nach der Prüfung verschiedener Enterprise-Cloud-Anbieter überraschte es kaum, dass Dropbox Business als eindeutig überlegene Lösung ermittelt wurde. „Dropbox Business war, was die Kompatibilität mit diversen verschiedenen Geräten anging, einfach die beste Lösung“, so Waters.

„Früher mussten wir unzählige Schritte durchlaufen, um Dateien freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten. Dropbox Business hat diese Schritte aus der Welt geschaffen, sodass unsere Abläufe viel effizienter sind.“

Paul Waters, Director of IT, BNIM

DIE LÖSUNG

Neue Konzepte für die Zusammenarbeit

Für die BNIM-Mitarbeiter läuft die Entwicklung vom Konzept zur Blaupause erheblich reibungsloser ab, seit BNIM mit Dropbox Business arbeitet. Statt sich stundenlang mit Serverbeschränkungen abplagen zu müssen, verschicken Mitarbeiter nun einfach eine Dateianfrage, die den Empfänger anleitet, Inhalte in einen bestimmten Ordner zu laden. „Wenn ein Berater ein Design betrachtet und eine andere Darstellung möchte, ist das ein sehr einfacher Prozess“, sagt Gehle.

Teams von Architekten und Ingenieuren können nun ganz einfach die Modelle in freigegebenen Ordnern bearbeiten und immer wieder aktualisieren. Wenn sie bereit sind, die Designs an Kunden zu schicken, verwenden sie dazu freigegebene Links. Damit sind Probleme mit der Dateigröße und dem Dateityp aus der Welt geschafft. Nun können BNIM-Mitarbeiter viele dieser Dokumente dem Kunden auf Mobilgeräten zeigen, sodass dieser sich erste Entwürfe auf der Baustelle besser vorstellen kann. „Die Arbeit auf meinem Smartphone ist mit Dropbox Business zu einer wesentlich angenehmeren Erfahrung geworden. Früher mussten wir mühsam E-Mails laden oder Dateien herunterladen“, so Gehle.

Die Umstellung auf Dropbox Business hat BNIM außerdem die Gewissheit gegeben, dass firmeninterne Dokumente stets sicher verwahrt sind. Waters bezeichnet die Verwaltungskonsole als „Geschenk des Himmels“, das BNIM bessere Kontrolle über Daten gewährt und nützliche Features wie das Remote-Löschen beinhaltet, mit dem die IT-Abteilung Dateien von Geräten löschen kann, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden.

„Jetzt sind wir in der Lage, noch schneller zu reagieren. Das ist gut für unseren Ruf und zeigt, dass wir zuhören, uns kümmern und interessiert sind. Das schätzen unsere Kunden.“

Erin Gehle, Director of Communications, BNIM

DIE ERGEBNISSE

Kürzere Reaktionszeiten

Dropbox Business hilft BNIM-Mitarbeitern, Zeit zu sparen – genau wie die von BNIM geplanten Gebäude den Kunden helfen, Energie zu sparen. „Jetzt müssen wir nicht mehr abends Ewigkeiten damit zubringen, Dateien ins Netzwerk hochzuladen“, freut sich Gehle. Auch Kunden nehmen von der schnelleren Bearbeitung Notiz. „Jetzt sind wir in der Lage, noch schneller zu reagieren. Das ist gut für unseren Ruf und zeigt, dass wir zuhören, uns kümmern und interessiert sind. Das schätzen unsere Kunden.“ Die IT-Abteilung von BNIM konnte mit Dropbox Business ähnliche Auswirkungen auf Geschwindigkeit und Effizienz verzeichnen. Waters schätzt, das der Service die Betriebskosten für das IT-Management um 40 % reduziert hat. „Wenn ein Nutzer eine Datei verloren hat, müssen wir ihn jetzt nicht mehr fragen, welche Version er wiederhergestellt haben möchte. Der Nutzer kann das einfach selbst erledigen“, sagt er. Diese Zeitersparnis erlaubt dem geschäftstüchtigen IT-Team bei BNIM, sich auf Innovationen zu konzentrieren. „BNIM soll stets innovativ und auf dem neuesten Stand der Technik bleiben. Wir prüfen ständig neue Möglichkeiten, die den Designprozess verbessern können“, so Waters. „Die reduzierten Betriebskosten sind daher wirklich Gold wert.“