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Im Blickpunkt: Brandt

Das Bauunternehmen strafft mit Dropbox Business den Ablauf seiner Serviceeinsätze und spart mehrere hunderttausend Dollar im Jahr – bei einem ROI von 300 %.

DIE HERAUSFORDERUNG

Von Papierbergen erdrückt

Brandt ist ein in Dallas ansässiges Unternehmen aus dem Technik-, Elektrik- und Sanitärbereich, das einige der größten gewerblichen Immobilienkunden des Lone Star States bedient – niemand weiß also besser, dass in Texas wirklich alles eine Nummer größer ist. Aber obwohl das 64 Jahre alte Unternehmen sich mit der Instandhaltung großer Gebäude bestens auskennt, bedurfte ein anderer Teil des Geschäfts dringend der Modernisierung, nämlich die Prozesse und Abläufe bei Serviceeinsätzen. Techniker mussten einen Teil der Kundenbesuche mit dem Ausfüllen von Serviceformularen verbringen, anstatt diese wichtige Kontaktzeit mit dem Kunden positiv und gewinnbringend zu gestalten. „Kunden zahlen nur ungern für eine ganze Stunde, die ein Techniker in seinem Transporter sitzend nur mit Papierkram verbringt“, erklärt Kevin Underwood, Service Business Analyst. Und wenn die Formulare dann per Fax oder E-Mail zurück an die Zentrale gingen, gerieten die verschiedenen Versionen öfter mal durcheinander und fanden dadurch nicht immer ihr vorgesehenes Ziel. „Manchmal haben wir nicht genug in Rechnung gestellt oder die Rechnung ging erst gar nicht raus“, erinnert sich Underwood. Nachdem Brandt die Synchronisierungsgeschwindigkeiten mehrerer Cloudanbieter getestet hatte, fiel die Wahl auf Dropbox Business. Damit und mit den neuen Tablets von Dell, einem langjährigen Partner von Brandt, konnte das Unternehmen dann gleich die Probe aufs Exempel machen. „Wir haben uns für Dropbox Business entschieden, weil die Dateisynchronisierung auf allen Plattformen am schnellsten war“, berichtet Robert Everett, Director of IT, „und weil sich Daten einfach und umfassend wiederherstellen lassen.“

„Eine Rendite von 300 % nach nur drei Jahren überstieg unsere kühnsten Erwartungen. Unsere Betriebsabläufe haben sich von Grund auf verändert.“

Kevin Underwood, Service Business Analyst

DIE LÖSUNG

Effektivere Zusammenarbeit zwischen Technikern und Management

Mit Dropbox Business erstellt Brandt für jeden Techniker einen freigegebenen Ordner mit offenen Aufträgen. „Anstatt stapelweise Papier durcharbeiten zu müssen, haben Techniker in Dropbox eine saubere Liste aller Aufträge, die sie an dem Tag erledigen müssen“, meint Everett zufrieden. Die Techniker füllen ihre Formulare während des Kundenbesuchs gleich auf dem Tablet aus und Kunden leisten für alle erledigten Aufträge eine digitale Unterschrift. Brandt integrierte außerdem seine unternehmenseigene ServiceTech-App in Dropbox, sodass Techniker ihre Arbeitsaufträge noch leichter aufrufen können. Formulare werden dann automatisch im richtigen freigegebenen Ordner in Dropbox gespeichert und der Vorgesetzte wird benachrichtigt, um die Änderungen zu abzuzeichnen. „Unsere frühere Kommunikationsweise hat oft zu Verstimmung bei Teammitgliedern und Kunden geführt“, erzählt Jennifer Groves, Service Business Supervisor. „Dank der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit von Dropbox ist die Zusammenarbeit jetzt viel angenehmer.“

Dropbox Business sorgt bei Brandt auch für die Sicherheit der Daten – ein äußerst wichtiger Aspekt beim Umgang mit Kundendaten. „Um die Sicherheit unserer Daten brauche ich mir jetzt keine Gedanken mehr zu machen“, freut sich Everett. „Dank der Verschlüsselung und Transportschichtprotokolle in Dropbox ist das Thema erledigt.“

„Unsere Techniker arbeiten effizienter, unsere Kunden bekommen schneller Hilfe – und was dabei unterm Strich herauskommt, hätten wir uns nie träumen lassen.“

Jim Stagg, Director of Service

DIE ERGEBNISSE

Dreifache Rendite

Allein durch die Umstellung der Prozesse bei Serviceeinsätzen hat sich Dropbox Business innerhalb eines Jahres bezahlt gemacht und in den darauffolgenden Jahren eine beeindruckend hohe Rendite erzielt. Das Unternehmen schätzt, dass seine 120 Techniker mit Dropbox Business pro Auftrag mindestens 15 Minuten sparen. „Die Arbeitszeit unserer Techniker ist unser größtes Kapital“, ist Jim Stagg, Director of Service, überzeugt. „In der gesparten Zeit können wir uns noch besser unseren Kunden widmen.“ Folglich konnte das Unternehmen dank seiner Techniker eine messbare Produktivitätssteigerung im Wert von 400.000 US-Dollar verzeichnen. Dies entspricht einem ROI von 300 % im dritten Jahr, unter Berücksichtigung der Kosten von Dropbox Business und anderen, damit zusammenhängenden Investitionen. „Unsere Techniker arbeiten effizienter, unsere Kunden bekommen schneller Hilfe – und was dabei unterm Strich herauskommt, hätten wir uns nie träumen lassen“, resümiert Stagg.

Brandt nutzt Dropbox auch zur Unterstützung seiner Buchhaltung, und um die Umsätze zu maximieren. Das Unternehmen erreicht sein monatliches Umsatzziel von knapp 500.000 US-Dollar einen ganzen Monat früher. „Unser Cashflow ist wesentlich klarer und wir haben eine bessere Vorstellung davon, wo wir monatlich stehen“, meint Underwood. Obwohl das Team bereits mehr als zufrieden ist, steht ihm das Beste wahrscheinlich noch bevor. Brandt musste sein Servicepersonal in den letzten zwei Jahren nahezu verdoppeln und ist begeistert, wie einfach das Onboarding mit Dropbox Business ist. Underwood freut sich: „Das System ist so benutzerfreundlich und flexibel, es unterstützt unser rasantes Unternehmenswachstum problemlos. Denn die Rendite dieser Lösung kann nur in dem Maße steigen, wie auch unsere Mitarbeiterzahlen wachsen.“