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Im Blickpunkt: Cleveland Community College

Mit Dropbox Education fördert das College in North Carolina die Lehre, indem es Mitarbeiter in die Lage versetzt, geräteübergreifend zu arbeiten – das spart Zeit und Geld hinsichtlich IT- und Verwaltungsaufgaben.

DIE HERAUSFORDERUNG

Bessere Möglichkeiten für Dateifreigabe und Dateizugriff

Das Cleveland Community College hat stets auf modernste Technologie gesetzt, um seine mehr als 13.000 Studierenden auf die Zukunft vorzubereiten. Das College in Shelby, North Carolina, erhielt kürzlich die größte Summe an Fördergeldern von der US-Bundesregierung, die je einem Community College in diesem Bundesstaat gewährt wurde. Die meisten Dozenten und Verwaltungsangestellten an diesem stark technologieorientierten College verwenden mehrere Geräte, u. a. iPads und Surface-Tablets, um an allen Standorten zu unterrichten, an denen das College seine Kurse anbietet.

Diese geräte- und plattformübergreifende Arbeit machte es den Dozenten und der Verwaltung jedoch oft schwer, auf Dateien zuzugreifen und diese freizugeben. Darüber hinaus mussten die Mitarbeiter ihre Dateien aufgrund der Struktur des bestehenden Serversystems manuell sichern, ein Vorgang, der häufig zu versehentlichem Löschen führte – und der IT großes Kopfzerbrechen bereitete. Viele Mitarbeiter verwendeten bereits private Dropbox-Konten, um diese Probleme zu umgehen, sodass das College schließlich eine Lösung für die Dateisynchronisierung und -freigabe ins Auge fasste, die der gesamte Campus einführen konnte.

Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter entschloss sich das College für Dropbox Education. „Mit Dropbox war die Messlatte im Hinblick auf den Funktionsumfang bereits recht hoch gelegt worden, beispielsweise bei der Zusammenarbeit, der Freigabe, dem standortunabhängigen Zugriff usw.“, so Athena Smith, Instructional Development Coordinator am College. „Es war schwer, etwas zu finden, das dem auch nur annähernd das Wasser reichen konnte.“

„Aus dem Blickwinkel der IT betrachtet müssen wir jedes Mal eingreifen und die Dateien wiederherstellen, wenn jemand seine Dateien verliert. Außerdem müssen wir einen Server pflegen, der allein der Sicherung vorbehalten ist. Wenn wir erstmal alles auf Dropbox umgestellt haben, ist das nicht mehr nötig. Das betrachte ich als enorme Zeitersparnis für uns.“

Howard Roberts, Chief Information Officer, Cleveland Community College

DIE LÖSUNG

Besserer Unterricht – auf dem Campus und unterwegs

Mit Dropbox Education kann das College seine Studierenden besser unterstützen. Dozenten können mit ihren bevorzugten Geräten auch an High Schools und anderen campusfernen Veranstaltungsorten sofort auf alle benötigten Unterlagen zugreifen. „Nun muss sich das Lehrpersonal keine Sorgen darüber machen, auf welchem Gerät die Datei gespeichert ist – sie ist auf allen Geräten verfügbar“, so Smith. und es besteht von überall aus Zugriff – ob auf dem Campus, am Strand, egal, wo sie gerade sind.“

Dozenten nutzen papierlose Kommunikationsmethoden, indem sie Ordner für Studenten freigeben, was wiederum das Zuweisen und Einsammeln von Aufgaben vereinfacht. Und das Dropbox-Badge ermöglicht Mitarbeitern, die an Arbeitskreisen oder anderen Schulplanungsinitiativen beteiligt sind, eine reibungslose Zusammenarbeit. Mit diesem Feature können Nutzer Dateien direkt in Microsoft Office freigeben und auf die neueste Version aktualisieren, wenn andere Nutzer Änderungen vornehmen. „Im universitären Bereich arbeitet immer irgendein Team an irgendetwas“, so Dr. Shannon Kennedy, Executive Vice President of Instruction and Student Development. „Daher ist das ein enormer Vorteil, wenn mehrere Leute an ein- und demselben Dokument arbeiten.“

Howard Roberts, den CIO des College, freut es, dass Dropbox Education außerdem die Sicherheitsfunktionen bereitstellt, die das College benötigt. Der Dienst ist in den SSO-Anbieter SecureAuth des College integriert, sodass sich Dozenten und Verwaltungsangestellte mit den vom College bereitgestellten Anmeldedaten bei Dropbox anmelden können. „Sicherheitstechnisch gesehen kann keiner außer dem beabsichtigten Empfänger auf das Dokument zugreifen“, bekräftigt er.

„Nun müssen sich die Dozenten keine Sorgen darüber machen, auf welchem Gerät die Datei gespeichert ist – sie ist auf allen Geräten verfügbar. Sie können von überall aus darauf zugreifen – auf dem Campus, am Strand, egal, wo sie gerade sind.“

Athena Smith, Instructional Development Coordinator, Cleveland Community College

DIE ERGEBNISSE

Alle sparen Zeit – vom Lehrpersonal bis hin zur IT-Abteilung

Mit Dropbox Education müssen die IT-Mitarbeiter weniger Zeit damit zubringen, Probleme beim Freigeben und Sichern von Dateien zu beheben, erklärt das College. Bald werden alle Dozenten und Verwaltungsmitarbeiter sämtliche Dateien mit Dropbox Education statt auf dem bisherigen Server sichern, sodass Dateien beim versehentlichen Löschen – und beim Ausscheiden von Mitarbeitern – einfacher wiederhergestellt werden können. „Das betrachte ich als enorme Zeitersparnis für uns“, so Roberts.

Und das Endergebnis? Das Lehrpersonal verbringt mehr Zeit mit der Lehre und weniger Zeit mit der Verwaltung. „Einer unserer Dozenten hat Studenten angewiesen, einen Ordner anzulegen und ihn für den Dozenten freizugeben“, so Smith. „Anschließend konnte er einfach durch den Seminarraum gehen, in den Ordner des Studenten schauen und bestätigen, dass er die Hausaufgaben erhalten hatte.“