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Dank Dropbox Business kombiniert Distilled Marketing-Know-how mit Effizienz

Distilled ist eine Unternehmensberatungsfirma in der Internetmarketingbranche, die sich auf SEO, PPC-Kampagnen und soziale Medien spezialisiert hat. Das Unternehmen ist in London, New York und Seattle vertreten und bietet seinen Kunden Unternehmensberatung und Kreativarbeit, interaktive Schulungen sowie Weiterbildungsveranstaltungen. Das Ziel besteht darin, anderen Unternehmen bei der Bestimmung und Umsetzung von Erfolgsstrategien zu helfen. Online finden Sie das Unternehmen unter www.distilled.net.

Aufs große Ganze konzentrieren

Zu Anfang hat Distilled seine Geschäfte von einem einzigen Büro aus in London mit einem kleinen Team betrieben. Das Team war auf einen Server vor Ort angewiesen, auf dem alle wichtigen Unternehmensdateien gespeichert waren. Einmal die Woche brachte ein Mitarbeiter der Führungsetage bei Distilled eine tragbare Festplatte mit, mit der alles vom Bürolaufwerk auf die Festplatte gespeichert wurde, um es zu Hause sicher aufbewahren zu können. Als Distilled aber größer wurde und einen Standort in Seattle eröffnete, war klar, dass man eine andere Lösung finden musste. Als Übergangslösung setzte das Unternehmen private Dropbox-Konten ein, um Mitarbeitern in London und Seattle die Zusammenarbeit zu ermöglichen. Aber die Geschäftsführung von Distilled entschied, dass ein vernetztes Speichersystem besser geeignet wäre, um Dateien in den Büros miteinander zu synchronisieren. Leider war das System nicht sehr zuverlässig. „Es war wirklich eine schwere Zeit für unsere Speicher- und Dateienkollaboration“, witzelt Chief Operating Officer Rob Ousbey. Als Distilled eine dritte Geschäftsstelle in New York eröffnete, wurde erneut über neue Lösungen nachgedacht. Da das Unternehmen bereits erfolgreich mit Dropbox gearbeitet hatte, beschloss Ousbey, sich diese Lösung etwas genau anzusehen. Zuerst wies er seine Mitarbeiter an, private Dropbox-Konten zu eröffnen. Als später Dropbox Business zur Verfügung stand, migrierte er das ganze Unternehmen dorthin. Ousbey erinnert sich an den problemlosen Wechsel zu Dropbox Business: „Der Einstieg war ganz einfach. Es gab überhaupt keine komplizierten technischen Verfahren, die wir implementieren mussten.“

„Dropbox Business bewahrt uns vor Problemen bei unseren täglichen Arbeitsabläufen, sodass wir uns auf das Wesentliche und wichtige Projekte konzentrieren können.“

Marketing in Bewegung

Mittlerweile arbeiten Distilled-Mitarbeiter mithilfe von Dropbox Business reibungslos auch mit externen Partnern zusammen. Wenn funktionsübergreifende Teams zusammenarbeiten müssen, um Daten zu verarbeiten, Berichte zu schreiben und Ergebnisse zu analysieren, können sie das alles von einem freigegebenen Ordner aus tun – und alles ohne Sorgen bezüglich Dateiversionierung oder Sicherungskopien. Ousbey fügt noch Folgendes hinzu: „Wir versenden Dateien nicht mehr per E-Mail, da die ganze Bearbeitung und Interaktion innerhalb von Dropbox stattfindet. Wir sagen den Mitarbeiter nur, in welchen Ordner sie sehen müssen, und sie finden sofort alles, was sie brauchen.“ Diese vereinfachte Arbeitsweise kommt Distilled vor allem bei Projekten zugute, die über verschiedene Standorte und unterschiedliche Zeitzonen hinweg bearbeitet werden. Wenn ein Mitarbeiter in New York beispielsweise Werbematerial vom Team in London benötigt, kann das PR-Team in Seattle ganz leicht auf die endgültigen Entwürfe in Dropbox zugreifen. „Dropbox Business entfernt Reibungspunkte aus unseren täglichen Prozessen,sodass wir uns auf die wesentliche Arbeit und wichtige Projekte konzentrieren können“, erklärt Ousbey. Die Möglichkeit, Dateien zu synchronisieren und auf Laptops und Mobilgeräten abrufen zu können, macht das Leben für Mitarbeiter, die von zu Hause aus, in Büros der Kunden oder unterwegs arbeiten, sehr viel einfacher. „Ich muss mir vor meinem Abflug keine Sorgen mehr machen, welche PowerPoint-Folien ich noch schnell per E-Mail versenden muss oder welche Dateien ich benötige“, sagt Ousbey. „Dropbox hat die Art und Weise, wie ich mit meinen Dateien umgehe, vollkommen verändert.“ Dropbox Business macht selbst die Interaktion mit Kunden und Zulieferern leichter. Da viele der externen Partner von Distilled ebenfalls Dropbox benutzen, ist ihnen die Anwendung bekannt. „Ein Vorteil von Dropbox ist der, dass es von so vielen benutzt wird“, sagt Ousbey. „Wenn ich Dropbox bei einem unserer Buchhalter oder Vertriebspartner erwähne, erzählen sie mir, dass sie auch schon ein Konto bei Dropbox besitzen. Dann brauchen wir einfach nur einen Ordner für sie freizugeben und das war's. Es ist für uns wirklich sehr praktisch.“

Sicherheit und Gewissheit

In dem Unternehmen werden sowohl intern als auch extern viele Dateien freigegeben, es ist also kaum verwunderlich, dass Sicherheit hier großgeschrieben wird. Mit Freigabeoptionen für Teams können Team-Administratoren entscheiden, wer Zugriff auf wichtige Informationen erhält, und mit der zweistufigen Überprüfung wird eine weitere Sicherheitsstufe hinzugefügt – und die Gewissheit, dass alle Daten geschützt sind. Diese Sicherheitsfunktionen erwiesen sich im letzten Jahr als nützlich, als im Londoner Büro eingebrochen wurde und 30 Laptops gestohlen wurden. Obwohl die Situation alles andere als erfreulich war, fiel allen Mitarbeitern ein Stein vom Herzen, dass alle Unternehmensdaten bei Dropbox Business sicher aufbewahrt waren. Ousbey fügte noch Folgendes hinzu: „Dank Dropbox konnten wir schon einen Tag nach dem Einbruch ganz normal weiterarbeiten. Wir sind ins Geschäft gegangen, haben 30 neue Laptops gekauft, sie hochgefahren, alles installiert, Dropbox synchronisiert und weiter ging's.“ Die Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit von Dropbox führen zu einem sehr wichtigen Endergebnis für Distilled: zufriedenere Mitarbeiter und Kunden. „Alles, was uns hilft, effizienter zu arbeiten, sorgt auch dafür, dass wir unseren Kunden besser dienen können“, erklärt Ousbey. „Wenn Dropbox unsere Leistungsfähigkeit nur um drei Prozent gesteigert hat, ist das für uns ein riesiger Gewinn.“