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Vor Ort ist besser: Foursquare nutzt Dropbox Business, damit alle stets auf dem neuesten Stand bleiben

Foursquare ist eine standortbasierte Mobilgeräte-App, die dazu dient, Menschen und Orte miteinander zu verbinden. Mithilfe dieser App können Nutzer Orte, die sie besucht haben, speichern und mit anderen teilen sowie Empfehlungen erhalten, die individuell und auf der Grundlage bereits besuchter Orte auf sie zugeschnitten werden. Die Foursquare-Community umfasst mehr als 25 Million Nutzer und eine Million Händler.

Wachsende Anforderungen

Als Foursquare 2009 sein erstes Produkt herausbrachte, passte das kleine Team in ein einziges Büro. Die Mitarbeiter dieser Unternehmensneugründung saßen dicht beieinander und hatten keine Probleme mit dem Teilen von Dokumenten und Projektinformationen. Eric Friedman, Foursquare Director of Sales and Revenue Operations, erinnert sich: „Wir waren nur eine Handvoll Leute – da war es nicht schwer, auf dem gleichen Stand zu sein.“ In dem Maße, wie das Unternehmen wuchs, stieg auch die Anzahl der Mitarbeiter und es wurde schnell klar, dass Foursquare eine leistungsstarke und zuverlässige Lösung für die standort- und ozeanübergreifende Freigabe von Dateien brauchen würde. Friedman sagt dazu: „Mit Büros in San Francisco, New York und London brauchten wir ein zentrales Dateisystem, das es uns erlauben würde, all unsere digitalen Dokumente leicht zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten.“ Friedman machte sich daran, verschiedene Systeme zu evaluieren, wobei Sicherheit, Qualität und Zuverlässigkeit ganz oben auf der Liste seiner Anforderungen standen. Als Dropbox-Nutzer der ersten Stunde hat Friedman schnell erkannt, dass „Dropbox die beste Lösung für digitale Zusammenarbeit ist“. Friedman wusste aus Erfahrung, dass Dropbox, im Gegensatz zu Dateisystemen oder Netzwerklaufwerken, Dateien nicht nur über jedes beliebige Gerät zur Verfügung stellt, sondern diese auch mit dem Computer synchronisiert. Das bedeutete, selbst wenn Foursquare-Mitarbeiter unterwegs waren und keine Internet-Verbindung hatten, hatten sie immer noch Zugriff auf wichtige Dokumente.

„Wenn jeder all unsere Dateien lokal auf seinem Computer hat und diese auch noch regelmäßig gesichert werden, ist das von unschätzbarem Wert. Unsere Faustregel lautet: Wenn es nicht in Dropbox ist, dann existiert es nicht.“

Arbeiten in vertrauter Umgebung

Da Foursquare schon so früh zu Dropbox übergegangen war, hatten viele Mitarbeiter bereits private Konten, als Dropbox Business eingeführt wurde. Daher war alles schon eingespielt, als das Unternehmen dann zu Dropbox Business wechselte. „Jeder einzelne unserer Kunden und Partner hat seinen Platz in Dropbox“, sagt Friedman. „Alles, was mit ihnen gemeinsam passiert, findet innerhalb der Anwendung Platz. Hier speichern die Außendienstmitarbeiter, Account Manager sowie die Mitarbeiter der Rechts- und Entwicklungsabteilungen all ihre wichtigen Dokumente.“ Der zentrale Aufbewahrungsort für wichtige Unterlagen macht es für Mitarbeiter an allen drei Standorten des Unternehmen möglich, schnell und leicht auf Verträge, Verkaufspräsentationen und interne Werbematerialien zuzugreifen. Und wenn Mitarbeiter große Dateien in Adobe Photoshop oder Microsoft Office bearbeiten müssen, können sie schnell auf diese Dokumente zugreifen, weil eine Kopie der Datei stets lokal auf ihrem Computer gespeichert ist. Dropbox Business hat Foursquare auch dabei geholfen, zuvor zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren. Friedman erläutert: „Der Einsatz von Dropbox ist besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter unglaublich hilfreich. Ich kann dem Team ganz leicht Mitarbeiter hinzufügen und sie haben gleich Zugriff auf alle Inhalte, die ich in meiner Einführung erwähne.“ Dropbox Business hat auch den Kontakt zwischen Foursquare und seinen externen Kunden wie Händlern und Agenturen verbessert. Statt Dokumente im Anhang von E-Mails zu verschicken und damit den Posteingang zu überfüllen, versenden die Foursquare-Mitarbeiter einfach nur Links zu den Dateien. „Es spart enorm viel Zeit, besonders wenn 20 oder 30 Leute an einer E-Mail-Nachricht hängen“, sagt Friedman. „Wir können so definitiv schneller arbeiten.“

Ein System, das sich als unentbehrlich erwiesen hat

Auf die Frage nach seinen Lieblingsfunktionen von Dropbox Business antwortet Friedman, dass die Möglichkeit der Freigabe per Link, das Rückgängigmachen von Löschvorgängen und die Wiederherstellung älterer Dateiversionen für ihn besonders wichtig sind. Er erläutert: „Ein Vorfall, der mir wirklich klar gemacht hat, wie leistungsstark Dropbox Business ist, war das versehentliche Löschen einer ganzen Reihe von Dateien, die wir dringend brauchten. Ich konnte umgehend online alle Dateien wiederherstellen. Es ist beruhigend zu wissen, dass man sich von solch einem gravierenden Versehen so schnell wieder erholen kann.“ Was Dropbox Business für Foursquare am wertvollsten macht, ist der zentralisierte Zugriff auf die Dateien. „Da unsere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten und viel unterwegs sind, ist es für uns besonders nützlich, dass all unsere wichtigen Informationen und Dokumente an einem Ort zu finden sind, der für alle jederzeit leicht zugänglich ist. Es ist von unschätzbarem Wert, dass all die Dateien, die sich auf den verschiedenen Geräten befinden, regelmäßig gesichert werden.“ Friedman fügt noch hinzu: „Wir sagen jetzt immer: Wenn es nicht in Dropbox ist, gibt es das nicht.“