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Im Blickpunkt: GIW Minerals

Der Feststoffpumpen-Hersteller GIW Minerals setzt auf Dropbox Business, um die Mobilität und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Mitarbeiter profitieren dadurch von schnelleren Arbeitsabläufen und Kunden weltweit genießen einen besseren Service.

DIE HERAUSFORDERUNG

Optimierung des Informationsflusses

GIW Industries ist ein Tochterunternehmen der KSB-Gruppe, das im Jahr 1891 als kleine Maschinenwerkstatt gegründet wurde. Heute entwirft und fertigt das Unternehmen Feststoffpumpen, die unter dem Markennamen GIW Minerals an Kunden weltweit verkauft werden. Mit dem zunehmenden Wachstum des aus Grovetown, Georgia, stammenden Unternehmens suchte das Management nach einer Möglichkeit, seine Arbeitsprozesse genauso effektiv zu machen wie seine hochleistungsfähigen Pumpen.

Da die Mitarbeiter mit E-Mails und FTP-Servern arbeiten mussten, gestaltete sich die interne Zusammenarbeit oft schwierig und große Dateien mit Produktspezifikationen konnten nur schwer an Kunden verschickt werden. Mitarbeiter in entlegenen Bergbaugebieten hatten häufig Schwierigkeiten, auf die Server zuzugreifen, um Backups ihrer Laptops zu erstellen und die neuesten Vertriebsunterlagen herunterzuladen. „Sie befinden sich an den unterschiedlichsten Orten und in den verschiedensten Zeitzonen rund um den Globus, wodurch effiziente Backups natürlich erschwert wurden“, erklärt Lucas McCuistian, Supervisor of Server Operations. Eine neue zentrale Speicher- und Dateifreigabelösung musste her. Als ein Vertreter des Hardware-Anbieters Dell – ein strategischer Partner von Dropbox Business – dem Unternehmen Dropbox vorschlug, entschloss sich GIW Minerals, darauf einzugehen.

„Die Anfragen zu Dateigrößenbeschränkungen für E-Mails oder zu Dateien, die gemeinsam verwendet werden müssen, sind um 80 bis 90 % zurückgegangen.“

Lucas McCuistian, Supervisor of Server Operations

DIE LÖSUNG

Reibungslose Zusammenarbeit

„Seit die KSB-Gruppe Dropbox Business implementiert hat, können die Handelsvertreter des Unternehmens mehr Zeit in die Betreuung potenzieller Kunden investieren und müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, Informationen zu suchen“, so McCuistian. „Anstatt immer einen dicken Aktenordner oder einen Laptop zu den Meetings zu schleppen, kann unser Verkaufsteam die Daten einfach über das Smartphone oder Tablet abrufen“, sagt er. Die Produkt- und Designteams verwenden freigegebene Ordner, um an AutoCAD-Projekten und anderen umfangreichen Dateien zusammenzuarbeiten. Früher sorgten diese Dateien regelmäßig dafür, dass der E-Mail-Server des Unternehmens zusammenbrach. Dank dem zentralen Speicherort für alle Dateien ist jetzt auch endlich Schluss mit vier oder fünf verschiedenen Versionen des gleichen Dokuments.

Und Dropbox Business bietet noch einen weiteren Vorteil: Mobile Mitarbeiter können sogar bei langsamen Internetverbindungen Fotos und Videos der Abbaustätten mit der Zentrale synchronisieren. „Probleme können jetzt viel schneller behoben werden“, sagt Scot Gillum, Product Manager. „Einer unserer Mitarbeiter ist in einem sehr entlegenen Gebiet in Indonesien stationiert und ist uns 16 Stunden voraus. Er kann alle erfassten Daten problemlos für uns hochladen – ganz so, als wäre er hier bei uns im Büro.“ Mithilfe der Verwaltungskonsole kann die IT-Abteilung sensible Informationen schützen, indem sie beim Offboarding ausscheidender Mitarbeiter oder externer Auftragnehmer einfach per Remote-Löschen die Unternehmensdaten von den entsprechenden Geräten entfernt. „Unsere Mitarbeiter haben Dropbox sofort angenommen und eingesetzt – für mich der beste Beweis für die Effektivität und leichte Bedienbarkeit des Tools“, erklärt Gillum.

„Probleme können jetzt viel schneller behoben werden. Einer unserer Mitarbeiter ist in einem sehr entlegenen Gebiet in Indonesien stationiert und ist uns 16 Stunden voraus. Er kann alle erfassten Daten problemlos für uns hochladen – ganz so, als wäre er hier bei uns im Büro.“

Scott Gillum, Product Manager

DIE ERGEBNISSE

Entlastung der IT-Abteilung und Mitarbeiter

Dropbox Business macht den Mitarbeitern ihre Arbeit erheblich leichter, so McCuistian. Das Unternehmen konnte die maximale Dateigröße für externe E-Mails von 50 MB auf 10 MB reduzieren, da die Mitarbeiter nun Dropbox verwenden, um große Dateien intern und extern freizugeben. Durch die Umstellung habe die IT darüber hinaus Zeit gewonnen, sich intensiver mit strategischen Projekten zu befassen. „Die Anfragen zu Dateigrößenbeschränkungen für E-Mails oder zu Dateien, die gemeinsam verwendet werden müssen, sind um 80 bis 90 % zurückgegangen“, stellt McCuistian fest. Charlie Stone, VP of Sales and Marketing, erklärt: „Dropbox hilft uns dabei, mit der globalen Bergbaubranche Schritt zu halten.“ „Wir müssen unser Büro nicht mehr rund um die Uhr besetzen“, meint er. „Mit Dropbox können auch die Mitarbeiter am anderen Ende der Welt jederzeit an die Informationen gelangen, die sie brauchen.“