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Huge verbessert mit Dropbox Business seine Zusammenarbeit und fördert die Produktivität

Huge, Inc. ist eine digitale Werbeagentur, die umfassende Strategie-, Entwurfs- und Entwicklungsdienste für Kunden wie HBO, PepsiCo, IKEA und Toyota anbietet. Aufgrund der global verteilten Standorte in den USA, Europa und Südamerika hängt der Betrieb stark vom effektiven Austausch der Ideen und Daten zwischen den Huge-Teams in aller Welt ab.

Auf der Suche nach einer einfachen aber leistungsstarken Möglichkeit, Daten in der Cloud gemeinsam zu nutzen

Da das Team über den ganzen Erdball verteilt ist, ist die Zusammenarbeit für Huge nicht immer ganz einfach gewesen. Das Unternehmen brauchte eine Methode zur schnellen und leichten Freigabe von großen Dateien unter den Mitarbeitern – und das über verschiedene Geräte hinweg – egal, wo sich diese auch befanden. „In Anbetracht dessen, dass wir unheimlich kurze Fristen haben, ist es wichtig, dass wir schnell arbeiten können“, erklärt Paul Doyle, Director of IT bei Huge. „Unsere Mitarbeiter sind geografisch weit verstreut und die Datenmengen, die wir alle gemeinsam nutzen, sind riesig. Da wird es immer schwieriger, auf herkömmlichem Wege zu arbeiten.“ Als klar war, dass das bestehende Dateifreigabesystem nicht mehr ausreichen würde, begann Doyle, sich nach anderen Möglichkeiten umzuschauen, die den wachsenden Ansprüchen an eine intensivere Zusammenarbeit gerecht werden würden. Dabei war die Beibehaltung der bestehenden Arbeitsabläufe für ihn von oberster Priorität, aber er suchte auch eine einfache Dateifreigabe, geräteübergreifenden Zugang und die Möglichkeit der Handhabung großer Dateien – all das bei niedrigen Kosten. Huge versuchte sich mehrere Monate lang an der eigenständigen Entwicklung und Prüfung einer quelloffenen Lösung, entschied aber letztendlich, dass der Verwaltungs- und Kostenaufwand, besonders der zusätzliche Personalbedarf im Ausland, den Rahmen des Möglichen sprengen würden. Zwar prüfte das Unternehmen auch andere Lösungen, die jedoch alle vom Preis oder der Dateigrößenbeschränkung her nicht das Richtige waren.

„Wir haben viele Mitarbeiter, die mit zwei Rechnern arbeiten. Dadurch, dass sie ihre Daten in Dropbox speichern, können sie ihre Laptops und Desktops synchronisieren. Dies entlastet die IT-Abteilung insofern, als sie keine Lösung bereitstellen muss, mit der viele Geräte miteinander synchronisiert werden können. Das macht Dropbox für uns.“

Eine Lösung, die die gewohnten Arbeitsabläufe unterstützt

Als Doyle auf Dropbox Business stieß, hatte er „ein System gefunden, dass sich gut in die bestehenden Arbeitsabläufe integrierte, anstatt zu erfordern, dass die Arbeitsabläufe von Huge an das System angepasst werden müssten.“ Neben einer attraktiven Preisgestaltung bot Dropbox Business Huge den Speicherplatz und die Funktionen, die für die Freigabe großer Dateien nötig sind, sowie die Möglichkeit, eine zunehmende Anzahl von Mitarbeitern und Kunden an den unterschiedlichsten Standorten zu berücksichtigen. Funktionen wie LAN-Synchronisierung bedeuten, dass Huge Dateien zeitnah mit den Büros auch in London und Rio de Janeiro synchronisieren kann. Endlich verfügten Nutzer über ausreichende Kapazität, um hochauflösende Grafiken und Videos ungeachtet ihrer Größe gemeinsam nutzen und rohe Dateiformate analysieren zu können und so ihre Arbeit zu beschleunigen. Dateien konnten administratorseitig gesperrt und kontrolliert werden, sodass die Arbeit angemessen verteilt und gelöschte Dateien wiederhergestellt werden konnten. Auch der Wechsel auf Dropbox Business als unternehmensweites Freigabe- und Speichersystem war problemlos. Sam Gorney, Manager of Technical Support Systems bei Huge, berichtet: „Der Übergang ging rasch über die Bühne. Etwa sieben von zehn Mitarbeitern hatten bereits Dropbox-Konten und sie freuten sich über die Aussicht auf so viel mehr Speicherplatz. Es war wirklich sehr einfach, ihre privaten Dropbox-Konten mit unserem Unternehmenskonto zusammenzuführen.“

Höhere Effizienz, höhere Kundenzufriedenheit

Fast jede Abteilung bei Huge hat von Dropbox Business profitiert – dadurch, dass es Mitarbeitern ein neue, effiziente Arbeitsweise ermöglicht. „Viele unserer Mitarbeiter arbeiten mit zwei Rechnern“, sagt Doyle. „Dadurch, dass sie ihre Daten in Dropbox speichern, können sie ihre Laptops und Desktops synchronisieren. Dies entlastet die IT-Abteilung insofern, als sie keine Lösung bereitstellen muss, mit der viele Geräte miteinander synchronisiert werden können. Das macht Dropbox für uns.“ Jetzt ist es für alle Abteilungen leichter, auf einer Wellenlänge zu sein. Die Abteilung für Nutzerdesign beispielsweise fand Dropbox Business besonders hilfreich bei der Zusammenarbeit zur Entwicklung von Wireframes für Websites. Und die Bereitstellung von Software über Dropbox erleichtert der IT-Abteilung die Versionsaktualisierung. „Wenn ich Außenstellen mit Software versorgen muss, ist Dropbox wirklich die beste Lösung“, so Gorney. „Ich musste eine neue Version des MAC-Betriebssystems verteilen und Dropbox hat die Freigabe der Datei für alle im Team wirklich vereinfacht.“ Auch die Zusammenarbeit mit den Büros im Ausland ist einfacher geworden. „Dropbox gibt uns die Flexibilität, Dateien für unsere Niederlassung in Brasilien freizugeben, ohne irgendeine Infrastruktur implementieren zu müssen. Früher war die Zusammenarbeit recht schwierig, aber mit Dropbox können wir unser südamerikanisches Team ganz leicht mit den notwendigen Dateien versorgen“, freut sich Gorney. Projektleiter von Huge nutzen Dropbox am meisten. Sie produzieren und verteilen Budgets, Projektdateien, Leistungsbeschreibungen und mehr. Wie Projektleiter festgestellt haben, ist einer der größten Vorteile die leichte Freigabe von Lieferdateien für ihre Kunden. Doyle erläutert: „Mit Dropbox können wir Daten sicher freigeben, indem wir einfach nur einen Link versenden, anstatt spezielle Verzeichnisse einrichten zu müssen, wenn wir eine Datei senden möchten. Die Zusammenarbeit zwischen unserem Team und Dritten verläuft sehr viel schneller als zuvor.“ Huge profitiert auch bei Kundenterminen von dem neuen Speichersystem. „Oft bittet uns jemand aus dem Team, eine Datei in Dropbox zu speichern, damit er sie auf das System des Kunden herunterladen kann. Dropbox gibt ihm die Flexibilität, auch Arbeiten zu präsentieren, die er nicht mitgebracht hat und die er früher per E-Mail oder über FTP hätte senden müssen“, erläutert Doyle. Mit Dropbox Business kann Huge jede beliebige Datei sofort freigeben.