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Im Blickpunkt: InVision

Das Designsoftwareunternehmen verwendet Dropbox Business, um auch angesichts des globalen Firmenwachstums weiterhin sicher und effizient zusammenzuarbeiten.

DIE HERAUSFORDERUNG

Unternehmensanforderungen im wachstumsbedingten Wandel

InVision App ist ein Tool für die Prototypenentwicklung und wird von einigen der größten Unternehmen der Welt verwendet, wie etwa Sony und Nike, damit aus einer Idee schneller ein Produkt wird. Obwohl die Software selbst ein leistungsstarkes Designtool ist, ist sie besonders deswegen attraktiv, weil sie sich gut in andere beliebte Anwendungen, so auch Dropbox, integrieren lässt. InVision-Kunden können Assets mit ihren Dropbox-Konten verknüpfen. Aktualisierungen an diesen Assets werden dann automatisch auch in ihren InVision-Prototypen aktualisiert. Angesichts der bereits bestehenden Verbindung von InVision und Dropbox überrascht es nicht, dass die Mitarbeiter, als InVision noch in den Kinderschuhen steckte, über ihre privaten Dropbox-Konten zusammenarbeiteten. Als das Team aber über die paar Mitarbeiter in New York City hinauswuchs und weitere Büros u. a. mit Produktleitern in Großbritannien eröffnet wurden, wurden die effektive Verwaltung und die sichere, separate Nutzung geschäftlicher und privater Konten immer wichtiger. „Unsere Mitarbeiter haben ihre Abos selbst verwaltet“, erinnert sich Shalom Weberman, Operations Manager des Unternehmens. „Wenn jemand aus dem Unternehmen ausschied, nahm er auch die Firmendaten in seinem Konto mit.“

„Dropbox Business hat die Sache definitiv vereinfacht, denn damit konnten wir die Konten zentralisieren. Es hat sich als eine wirklich sinnvolle Investition erwiesen. Das Unternehmen ist stark gewachsen und so erspare ich mir nun einiges an Arbeit.

Shalom Weberman, Operations Manager

DIE LÖSUNG

Die Umgestaltung der Arbeitsabläufe

In Dropbox Business hat nun jeder ein geschäftliches Konto, über das die Mitarbeiter leichter zusammenarbeiten können. Die Produkt- und Designteams kommunizieren hauptsächlich über die Messenger-App Slack, da ist es praktisch, dass Nutzer die Photoshop- und Sketch-Dateien dank der Integration von Slack in Dropbox Business direkt aus Dropbox in einen Chat ziehen können. „Die Produktentwicklung schickt unseren Programmierern ständig Nachrichten über aktualisierte Photoshop-Dateien. Jeder weiß sofort, von welcher Datei dabei die Rede ist, weil vorher über einen Dropbox-Link darauf verwiesen wurde“, erklärt Billy Kiely, VP of Product. Weberman ergänzt, dass andere Mitarbeiter, die hauptsächlich mit Microsoft Office arbeiten, besonders das Dropbox-Badge schätzen. Es gestattet Nutzern, Dateien direkt in Office freizugeben und sie auf die neueste Version zu aktualisieren, wenn andere Nutzer Änderungen daran vornehmen. „Ich arbeite mit verschiedenen Kollegen in der Finanzabteilung und anstatt Excel-Tabellen hin- und herzusenden, können wir dieselbe Datei einfach gleichzeitig bearbeiten“, schwärmt er. Mit Dropbox Business kann InVision wichtige Unternehmensdaten leichter zentralisieren und nachverfolgen. Weberman freut sich außerdem darüber, dass das gleichzeitige Onboarding zahlreicher neuer Mitarbeiter jetzt viel einfacher ist. Und Designdateien von Kunden sind wesentlich besser geschützt, seit das Unternehmen zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie die zweistufige Überprüfung nutzt. „Durch den obligatorischen zusätzlichen Pincode sind unsere Geräte viel sicherer, was besonders deswegen wichtig ist, weil unsere Mitarbeiter in aller Welt arbeiten“, erläutert er.

„Alles auf meinem Rechner ist in Dropbox. So weiß ich, dass ich auf jedem Gerät darauf zugreifen kann.“

Billy Kiely, VP of Product

DIE ERGEBNISSE

Zeit und Mittel sparen

Dropbox Business sorgt bei den InVision-Mitarbeitern für Ordnung, schmunzelt Kiely. Einzelnutzer mögen besonders den unbegrenzten Versionsverlauf und die Möglichkeit, gelöschte Dateien wiederherzustellen, sodass sie keine Arbeit verlieren. „Seit alles in Dropbox gespeichert ist, muss ich mir keine Sorgen mehr darüber machen, dass ich versehentlich etwas überschreibe oder lösche“, sagt Kiely. „Ich kann einfach im Versionsverlauf nachsehen und eine frühere Version wiederherstellen.“ Dropbox Business hilft den Produkt- und Designteams des Unternehmens, mit der wachsenden Nachfrage nach InVision-Produkten Schritt zu halten. „Ich kann morgens in Großbritannien einen der freigegebenen Ordner öffnen und die erforderlichen Unterlagen abrufen, ohne bis mittags warten zu müssen, wenn unsere amerikanischen Mitarbeiter online sind“, meint Andrew Cullen, Lead Product Designer. Letztendlich ist es Dropbox Business, das es den Mitarbeitern von InVision ermöglicht hat, das gleiche Ziel, das InVision seinen Designkunden mit seinem Produkt verspricht, selbst auch schneller zu erreichen. „Dass wir in Dropbox gemeinsam an demselben Dokument arbeiten können, erleichtert alles ungemein und spart uns enorm viel Zeit“, betont Weberman.