Kunden / Monarch Investment & Management Group

Im Blickpunkt: Monarch

Immobilienverwalter greifen mit Dropbox Business von unterwegs auf die neuesten Inhalte zu und geben sie frei, sodass das Unternehmen Objekte sicher beurteilen, sie instand halten und auf überflüssige E-Mail-Kommunikation verzichten kann.

DIE HERAUSFORDERUNG

Veraltete Tools ersetzen

Als Immobilienunternehmen arbeitet die Monarch Investment Group kundenorientiert und weiß, wie wichtig das aktive Management des Investmentportfolios und die individuelle Wartung der Gebäude für Mieter sind. Entsprechend überrascht war man, als sich herausstellte, dass die internen Arbeitsabläufe der Zusammenarbeit nicht immer förderlich waren. Die fast 1.000 Mitarbeiter betreuen Objekte in 15 verschiedenen Bundesstaaten der USA und die Objektverwalter sind häufig unterwegs. Der Zugriff auf wichtige Dokumente wie Grundrisse, Verträge und Refinanzierungsdokumente auf dem internen Server von Monarch war oft unmöglich, erinnert sich Analyst Curtis Pottle. „Wir mussten den Objektverwaltern Dateien per E-Mail schicken und erhielten später eine E-Mail mit der Frage, wo denn die Datei sei“, seufzt Pottle. Der Posteingänge wurden so unübersichtlich, dass viele Mitarbeiter lieber dicke Ordner mit den benötigten Dokumenten mit sich umherschleppten. Monarch wünschte sich außerdem mehr Kontrolle über kritische Informationen, besonders wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausschieden. „Wir konnten uns nie sicher sein, dass mit ihnen auch ein paar Mitarbeiterdaten verschwinden würden“, berichtet Pottle. Nach Prüfung mehrerer Lösungen entschied sich Monarch für Dropbox Business, da der Dienst die höchste Sicherheit bot und die beste Nutzerakzeptanz hatte. „Die Plattform ist so intuitiv, dass wir sofort gerne damit gearbeitet haben“, freut sich der Analyst Gred Hidlay.

„Dropbox Business erleichtert uns vieles. Die Objektverwalter können sich besser auf die Objekte konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu vergeuden, und ich muss nur halb so viele E-Mails senden. Das spart Zeit!“

Curtis Pottle, Analyst, Monarch Investment Group

DIE LÖSUNG

Großzügigere Freigabe durch mehr Kontrolle

Monarch organisiert in Dropbox Business alle Objektdateien wie Betreiberverträge und Gebäudespezifikationen in freigegebenen Ordnern. Bei einem Kaufgutachten oder einer Refinanzierung sparen Objektverwalter nun Zeit, da sie diese Excel-Tabellen und PDF-Dateien auf ihrem Smartphone abrufen können, ganz egal, wo sie sind. Alles ist jetzt in einer einheitlichen Ordnerstruktur nach Kundenname und Inhaltsart geordnet und Informationsanforderungen per E-Mail an das Stammhaus entfallen. „Jetzt wissen sie immer, wo alles ist, können einen Link direkt aus der mobilen App senden und das war's“, mein Pottle befriedigt. Die Lösung spart Monarch Zeit, da Administratoren die Zugangsberechtigung für Gruppen von Mitarbeitern verwalten können, anstatt sie für jeden Mitarbeiter einzeln einrichten zu müssen. Hidlay ist begeistert: „Die Gruppenfunktion macht alles unheimlich effektiv und effizient.“ „Wenn jemand die Abteilung wechselt, verschiebt man ihn einfach in eine neue Gruppe, und der Ordnerzugriff wird automatisch dem der neuen Gruppe angepasst.“ Der Zugriff lässt sich über eine Leseberechtigung oder eine Schreibberechtigung definieren, sodass nur die Nutzer Änderungen an den Dokumenten vornehmen können, die über die entsprechende Berechtigung verfügen.

Dank solcher Features wie die Kontoübertragung und das Remote-Löschen entfällt die Sorge um Unternehmensdateien bei Ausscheiden eines Mitarbeiters. „Die Dateien können ganz einfach in das Konto des Mitarbeiters übertragen werden, der seine Aufgaben übernimmt, und der Zugriff auf Unternehmensdaten über andere Geräte kann im Nu unterbunden werden.“

„Wir hatten Dropbox schon für private Konten verwendet, aber die durch Dropbox Business gewonnenen Sicherheitsvorteile sind einfach unbezahlbar.“

Greg Hidlay, Analyst, Monarch Investment Group

DIE ERGEBNISSE

Produktivität am Arbeitsplatz unterstützen

Monarch unterstützt mit Dropbox nicht nur die Produktivität der Objektverwalter unterwegs, sondern sorgt auch für höhere Sicherheit im Unternehmen. „Es erleichtert uns vieles“, bestätigt Pottle. „Die Objektverwalter können sich besser auf die Objekte konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu vergeuden.“ Der unbegrenzte Versionsverlauf war schon so manches Mal Retter in der Not. „Es ist schon öfter passiert, dass wichtige Dokumente gelöscht wurden, und mit drei Klicks war konnten wir sie wiederherstellen. Seit wir den unbegrenzten Versionsverlauf haben, schlafe ich besser “, lacht Hidlay. Pottle staunt über den Produktivitätszuwachs im Unternehmen. „Der Gebrauch von Dropbox im Unternehmen hat sich ganz natürlich entwickelt“, meint er. „Die Mitarbeiter haben die Vorteile sofort erkannt und es Kollegen empfohlen. Sie wurden nicht dazu überredet, es zu verwenden, sondern haben es von sich aus getan, und das ist die beste Art und Weise, die Produktivität zu steigern.“