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Auf der Suche nach dem Besonderen: Radiolab nutzt Dropbox Business

Radiolab ist ein Podcast und eine Radiosendung zu den verschiedensten Themen aus aller Welt. Die Sendung wird in New York produziert und wöchentlich auf mehr als 300 nichtkommerziellen Radiosendern in den USA ausgestrahlt. Radiolab befasst sich mit so weltbewegenden Themen wie Zeit, Zufall, den Grenzen des menschlichen Bewusstseins und der Physik des Universums.

Nicht die beste Methode

Das Radiolab-Team bestand zu Beginn nur aus einigen wenigen Mitarbeitern. Es war also einfach, Ideen, Entwürfe für Beiträge und Dateien persönlich vor Ort auszutauschen. Ellen Horne, Executive Producer von Radiolab, erinnert sich: „Wir waren nur ein kleines Team, man konnte also schnell im Nebenzimmer vorbeischauen und kurz reinhören.“ Mit der wachsenden Popularität der Sendung vergrößerte sich aber das Team. Radiolab musste sich etwas überlegen, um alle Teammitglieder auf demselben Stand zu halten. „Viele Schritte müssen oft wiederholt werden“, erklärt Horne. „Wir lesen nicht nur Manuskripte. Wenn wir Beiträge erarbeiten, erstellen wir unzählige Entwürfe, reichen sie untereinander weiter, bekommen Feedback, erstellen einen neuen Entwurf … 40 bis 50 Entwürfe sind keine Seltenheit.“ Der Austausch von Entwürfen und anderen Unterlagen wurde mit der Zeit sehr mühsam. „Wir verbrachten Stunden damit, CDs und Druckversionen zu erstellen und per Post oder Fax zu verschicken“, erzählt sie. Um diese Abläufe einfacher zu gestalten, investierte Radiolab in ein Konto bei iDisk, dem Filesharing-Dienst von Apple. Schließlich erkannte man aber die Grenzen dieser Methode, z. B. die fehlende mobile Verfügbarkeit von Dateien und der sehr begrenzte Speicherplatz.

„Dropbox macht die Kommunikation mit unseren dreihundert Sendern und den Datenaustausch zur Übertragung der benötigten Inhalte zum Kinderspiel.“

Teamarbeit neu definiert

Einige Radiolab-Mitarbeiter nutzten Dropbox bereits privat. „Ich hatte ein Dropbox-Konto und verwendete es hauptsächlich, um Informationen mit meiner Familie zu teilen“, erzählt Horne. Als Radiolab von Dropbox Business erfuhr, war das Team begeistert. Dropbox bot uns Speicherplatz, der mit dem Unternehmen „mitwächst“, und die Möglichkeit, Dateien schnell untereinander auszutauschen, unabhängig vom Standort der Reporter, Moderatoren und Produzenten. Horne beschreibt den Wechsel zu Dropbox Business als völlig unkompliziert. „Dropbox ist sehr intuitiv. Alle Mitarbeiter kamen sehr rasch damit zurecht“, erklärt sie. Die wichtigsten Funktionen für Radiolab sind die Möglichkeit, einen ganzen Ordner oder eine einzelne Datei für andere freizugeben, sowie die Option, bestimmte Dateien für den Offlinezugriff übers Smartphone zu markieren. „Die meisten von uns verbringen bis zu einer Stunde pro Tag in der U-Bahn. Wir können uns über Dropbox jetzt Entwürfe der Beiträge anhören, wodurch sich der Weg zur Arbeit sehr produktiv und angenehm gestaltet“, meint Horne.

Die Qualität spricht für sich

Durch Dropbox Business hat sich die Zusammenarbeit der Mitarbeiter von Radiolab enorm verbessert. Informationen können mit externen Mitarbeitern jetzt ganz einfach über freigegebene Links ausgetauscht werden. Wenn das Team dem Moderator Robert Krulwich, der nicht vor Ort, sondern bei NPR arbeitet, einen Entwurf zukommen lassen möchte, schicken ihm die Mitarbeiter einfach einen Link zur Aufnahme und bekommen sofort sein Feedback. Das Verschicken großer Dateien per E-Mail und das langwierige Herunterladen gehören der Vergangenheit an. Die Bedenken bezüglich des Standorts und der Nutzerkenntnisse der Mitarbeiter konnten dank Dropbox Business praktisch völlig ausgeräumt werden. Horne meint: „Wir waren wirklich erstaunt, wie einfach die Zusammenarbeit durch Dropbox geworden ist, vor allem mit Leuten, die nicht bei uns im Büro sind. Für externe Mitarbeiter ist es jetzt viel einfacher.“ Der Informationsaustausch hat sich durch Dropbox Business ebenfalls verbessert. Horne erklärt: „Unsere Sendung wird auf 300 Radiosendern ausgestrahlt und die benötigen oft Werbeclips und Ausschnitte aus Sendungen. Über Dropbox ist die Kommunikation und Weitergabe von Materialien an die Sender ganz unkompliziert.“ Für die Planung und Durchführung der Radiolab-Tournee ist Dropbox Business äußerst wichtig, so Horne. Sie verwendet Dropbox, um potentiellen Helfern verschiedene Materialien über die Tournee zukommen zu lassen und letztlich festzulegen, wie die nächste Tourneeveranstaltung genau ablaufen wird. Wenn die Tournee dann losgeht, braucht Horne nicht mehr lange zu überlegen, welche Dateien sie auf ihrer externen Festplatte mitnehmen muss. „Mit Dropbox Business“, sagt sie, „habe ich alles immer und überall griffbereit. Langwieriges Suchen und Vorbereiten ist nicht mehr notwendig.“ Dropbox Business war ursprünglich als Ersatz für iDisk und Übergangslösung gedacht, hat sich für Radiolab aber in vielerlei Hinsicht als nützlich erwiesen. Horne meint: „Wir haben festgestellt, dass wir mit Dropbox als Team besser zusammenarbeiten als je zuvor.“