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Dank Dropbox Business bleibt Refinery29 ganz lässig und liefert topaktuelle Inhalte

Refinery29 mit Hauptsitz in New York City ist die größte unabhängige Mode- und Lifestyle-Website der Vereinigten Staaten. Refinery29 bietet Millionen von Lesern ein einladendes Portal für Ideen, Shopping und Community, das ihnen dabei hilft, mit dem Besten aus den Bereichen Mode, Schönheit, Essen, Kultur und Wohnen einen eigenen Stil zu finden.

Zu viele Muster

Wer in der Mode- und Lifestyle-Branche im Rennen bleiben will, braucht eine Präsenz in den angesagtesten Metropolen der Welt. Damit seine Leser stets über die neuesten Looks, Storys und Produkte informiert sind, beschäftigt Refinery29 Redakteure in New York, Los Angeles, San Francisco, Chicago, Washington DC und London, die immer auf der Suche nach neuen Trends unterwegs sind. Ein agiles redaktionelles Team in aller Welt war zwar gut für den Inhalt der Website, aber problematisch, wenn es darum geht, die Dateien von den Außenstellen an die Refinery29-Zentrale nach New York zu senden. Anfangs speicherte das New Yorker Team Dokumente und Fotos auf einem Server im Büro und die verschiedenen Redakteure vor Ort verwendeten Dropbox-Konten. Je mehr Dateien sich jedoch ansammelten, desto schwieriger wurde es, die Kontrolle darüber zu behalten, wo die einzelnen Dateien gespeichert waren. Seit Refinery29 auf Dropbox Business gewechselt hat, haben alle Mitarbeiter schnellen und einfachen Zugriff auf Dateien sowie eine einheitliche Methode zur gegenseitigen Freigabe wichtiger Inhalte. Schon bald wurden die Prozesse effizienter, wie Shawna Strayhorn, Leiterin der Business Intelligence, anmerkt. „Mit Dropbox wissen wir genau, wo wir was abrufen können“, meint sie. „Das eilige Suchen nach der Person, die das hat, was man braucht, damit man weitermachen kann, hat nun ein Ende. Das ist eine große Erleichterung.

Dank Dropbox weiß man stets genau, wo man das finden kann, was man gerade braucht. Das eilige Suchen nach der Person, die das hat, was man braucht, um ein Projekt voranzutreiben, hat nun ein Ende. Das ist eine große Erleichterung.

Perfekt ins Bild gesetzt

Alle Inhalte einschließlich der Fotos müssen vor der Veröffentlichung auf der Refinery29-Website von der Redaktionsleitung genehmigt werden. Dropbox-Ordner erleichtern das schnelle und einfache Übertragen der Dateien zwischen den einzelnen Redakteuren und dem Kernteam in New York. Kurtz erklärt: „Anstatt Fotos hoch-, herunter und wieder hochladen zu müssen, können wir direkt in Dropbox arbeiten. Das hilft enorm.“ Während die Desktop-Lösung von Dropbox Business den Redakteuren von Refinery29 vor Ort hilft, von zu Hause aus zu arbeiten, unterstützt die App für Mobilgeräte die vielen Mitarbeitern des New Yorker Büros im Außendienst. Mit Dropbox können Mitarbeiter während eines Fotoshootings oder der Teilnahme an Geschäftsveranstaltungen direkt über ihr Smartphone schnell wichtige Dateien abrufen oder mit Kollegen zusammenarbeiten. Das Marketing-Team von Refinery29 nutzt Dropbox Business auch für die Organisation und gemeinsame Verwendung aller unternehmenskritischen Dateien. Für jedes neue Marketingprojekt wird ein Dropbox-Ordner erstellt, in dem Text- und Bildmaterial sowie andere notwendige Projektbestandteile gespeichert werden. Strayhorn meint: „Dropbox war wirklich sehr nützlich für das Projektmanagement. Jetzt weiß jeder, wo er die richtigen Dateien für die einzelnen Kampagnen finden kann, und wir haben einen wesentlich besseren Überblick über den Zugriff und die Versionsverwaltung.“ Für den Informationsaustausch mit externen Partnern verwendet Refinery29 Dropbox Business anstatt E-Mail oder FTP-Websites. Teammitglieder richten einfach freigegebene Ordner ein und fügen die entsprechenden Fotografen oder Mitarbeiter hinzu, sodass Dateien problemlos gemeinsam genutzt werden können.

Retter in der Not

Dropbox Business unterstützt Refinery29 tagtäglich beim reibungslosen Austausch von Daten und sorgt für einen effizienteren Betrieb. Die Vorteile der Anwendung wurden Refinery29 vor allem in einigen der kritischeren Situationen bewusst, beispielsweise als Ende Oktober 2012 Hurricane Sandy schwere Schäden an der Ostküste der Vereinigten Staaten hinterließ. Kutz erklärt: „Dropbox war unsere Rettung während des Orkans. Niemand musste mehr versuchen, sich von zu Hause aus an einem Server anzumelden. Wir mussten unsere Arbeit nicht unterbrechen, auch nicht für fünf Minuten!“ Ein wesentlich weniger dramatisches Ereignis als ein Orkan, bei dem Dropbox Business für Refinery29 aber ebenso wertvoll ist, ist das versehentliche Löschen von Dateien. Kutz erklärt, dass Nutzer Dateien häufig versehentlich löschen, aber dank der Wiederherstellungsfunktion von Dropbox lassen sich Dateien im Handumdrehen wiederherstellen. „Es ist doch überaus hilfreich, verloren gegangenen wertvollen Dateibestand so leicht wiederherstellen zu können, wenn so viele Nutzer an den Ordnern arbeiten“, lächelt sie. Während der New York Fashion Week, einer der Höhepunkte des Jahres für Refinery29, erleichtert Dropbox es Redaktionsmitarbeitern, mit dem überwältigenden Zustrom von Informationen und Fotos, die auf der Unternehmenswebsite präsentiert werden sollen, Schritt zu halten. Da Refinery29 in dieser Woche über Veranstaltungen, Street Styles und vieles mehr berichtet, gilt es Tausende von Bildern zu bearbeiten. Mit Dropbox Business können Redakteure ihre Auswahl treffen und sie innerhalb von vier bis sechs Stunden live schalten. Im vergangenen Jahr stellte das Unternehmen fest, dass Content noch schneller entwickelt werden konnte, wenn Redakteure während der Fashion Week ihre Arbeit von außerhalb des Büros aus erledigen konnten. Kurtz erläutert: „Um schnell Content generieren zu können, musste früher während der Fashion Week jeder im Büro sein. Durch Dropbox können unsere Redakteure nun aber in Verbindung bleiben, ohne ins Büro kommen zu müssen. Zwischen den verschiedenen Modenschauen konnten sie von zu Hause aus oder einem anderen Ort ihrer Wahl arbeiten und die Berichte so noch schneller und effizienter produzieren. Mit Dropbox Business kann Refinery29 Inhalte schnell bereitstellen, bleibt dadurch dynamisch und sichert sich den Erfolg. Selbst unter den schwierigsten Voraussetzungen und kürzesten Fristen kann Refinery29 mit Dropbox an seiner Seite Herausforderungen gelassen entgegensehen.