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Dropbox Business steht USA Gymnastics und seinen Mitgliedern auf dem Weg zur Goldmedaille zur Seite

USA Gymnastics ist der landesweite Dachverband des Gymnastiksports. Die Organisation legt die Regeln und Richtlinien des Landes für Gymnastik fest, wählt Mannschaften aus und trainiert diese für die Olympischen Spiele und Weltmeisterschaften und entwickelt das Kunstturnen bei Veranstaltungen auf Basis- und Landesebene weiter. USA Gymnastics plant verschiedene Veranstaltungen, einschließlich Meisterschaften und internationalen Wettkämpfen, für das Kunstturnen der Frauen und Männer, für die rhythmische Sportgymnastik, für Trampolin und Tumbling und für das akrobatische Kunstturnen.

In Form kommen

Nach den US-amerikanischen Meisterschaften im Kunstturnen im Jahr 2008 unterlief einem Mitarbeiter des Veranstaltungsteams von USA Gymnastics ein technischer Fehler, der dazu führte, dass die Organisation ihre Workflows bei der Arbeit unterwegs komplett neu überdachte. Angestellte hatten entsprechend dem üblichen Verfahren vor der Veranstaltung alle Dateien auf ihren Laptops gespeichert – angefangen von Referenzdokumenten über Diagramme der Sportstätten bis zu Terminplänen. Aber als ein Mitarbeiter seine aktualisierten Dokumente nach der Veranstaltung wieder auf dem Server speicherte, löschte er aus Versehen Hunderte von Dateien.

Das Team war zwar in der Lage, viele dieser Dateien aus Kopien auf anderen Computern wiederherzustellen, aber der Schock, alle Dateien in Handumdrehen verlieren zu können, saß tief. Managing Director of Events and Technology, Jeff Smith, sah sich daher nach anderen Optionen um. Er wünschte sich eine Lösung, mit der Laptop-Nutzer Daten sowohl sichern als auch untereinander austauschen können. Da viele der USA Gymnastics-Mitarbeiter häufig auf Reisen sind, suchte Smith nach einer Lösung, mit der Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus auf Informationen zugreifen und diese für andere freigeben können.

Es dauerte ein wenig, die beste Lösung zu finden, denn viele Optionen boten nur Backups, aber keine Freigabe von Dateien. Aber bei Dropbox hat Smith letztlich all das gefunden, was er und seine Organisation benötigten. Sein Team begann zunächst mit zehn Dropbox Pro-Konten und wechselte später, als Dropbox Business zur Verfügung stand, zu dieser Lösung.

„Viele unserer Mitarbeiter arbeiten während internationalen Veranstaltungen rund um die Uhr. Es hilft uns ungemein, auf unseren Telefonen auf unsere Dateien zugreifen und Dokumente aufrufen zu können.“

Zeichen der Stärke

Die Wettkampfveranstaltungen stellen für die Mitarbeiter und Mitglieder von USA Gymnastics eine stressige Zeit dar, deshalb müssen sie logistische Informationen sofort zur Hand haben. Leichter Zugriff auf Diagramme der Sportstätten und Terminkalender hilft den Mitarbeitern sicherzustellen, dass sich Athleten, Trainer und Verantwortliche zur richtigen Zeit am richtigen Ort einfinden. Und die Mitarbeiter müssen auf Reisepläne und relevante Dokumente zugreifen können, um den Überblick darüber zu behalten, wer wann wo hinfährt. „Mit Dropbox Business haben alle Beteiligten die Dateien und Informationen, die sie benötigen, zur Hand“, sagt Smith. „Wir brauchen keine gemeinsamen Laufwerke oder Dateiserver mehr.“

Fernsehübertragungen einschließlich sekundengenauer Planung rund um die Wettkampfberichterstattung stellen ein weiteres wichtiges Element des Wettkampftags dar. Im USA Gymnastics-Team kümmern sich normalerweise bis zu fünf Personen darum, welche Athleten und Veranstaltungen in der Fernsehübertragung zu sehen sein werden – und Änderungen in letzter Minute sind nicht ungewöhnlich. „Da sich unsere Fernsehzeitpläne in Dropbox Business befinden, können wir sie in Echtzeit bearbeiten“, erklärt Smith. „Dazu kommt noch, dass wir die Dateien dort auch fürs nächste Mal aufbewahren und auf die Daten wieder zugreifen können, sollten wir zukünftig noch mal eine ähnliche Veranstaltung haben.“

Einen praktischen Ort zu haben, an dem Dateien gespeichert werden können, kommt USA Gymnastics auch im Arbeitsalltag außerhalb von Veranstaltungen zugute. Programmdirektoren und Assistenten können sich mithilfe freigegebener Ordner ganz einfach auf den neuesten Stand bringen und Dateiversionen kontrollieren. Und wenn Auftragnehmer der Organisation bei bestimmten Veranstaltungen unter die Arme greifen, können sie auf die benötigten Dokumente schnell zugreifen und auch ihre Dateien an einem zentralen Ort speichern. So können die fest angestellten Mitarbeiter die Dateien später wieder abrufen.

Da so viele verschiedene Personen zur gleichen Zeit an Dateien arbeiten, stellt das Wiederherstellen gelöschter Dateien eine wichtige Funktion für das USA Gymnastics-Team dar. Smith sagt dazu: „Es ist in der Vergangenheit bereits vorgekommen, dass jemand aus Versehen Dateien gelöscht hat. Daher ist es gut zu wissen, dass wir davor bei Dropbox Business geschützt sind.“

Medaillenverdächtige Leistung

Angesichts der Tatsache, dass die Mitarbeiter von USA Gymnastics überwiegend außerhalb des Büros arbeiten, ist einer der wichtigsten Vorteile, die Dropbox Business der Organisation bietet, die Möglichkeit, auch unterwegs effizient arbeiten zu können. Obwohl die Mehrheit der Mitarbeiter auf Laptops arbeitet, verlassen sich viele auch auf iPhones und die Dropbox-App. Smith sagt dazu: „Viele unserer Mitarbeiter arbeiten während internationaler Veranstaltungen rund um die Uhr. Es hilft uns ungemein, über unsere Smartphones auf unsere Dateien zugreifen und Dokumente aufrufen zu können.“

Natürlich sind die Olympischen Spiele die international wichtigste Veranstaltung für USA Gymnastics. 2012 stand Dropbox Business der Organisation bei den US-Veranstaltungen zur Seite und sorgte dafür, dass Mitarbeiter in London und Indianapolis Zugriff auf alles Wichtige hatte. Smith bestätigte: „Dropbox war für unsere Organisation ein Geschenk des Himmels. Wir konnten Dokumente und Informationen während unserer Wettkämpfe und für die Mitarbeiter in London und in den Staaten freigeben. Dropbox war während des gesamten Prozesses äußerst hilfreich.“