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Der Elektroanlagenanbieter verlässt sich auf Dropbox Business, um die Verbindung zwischen dem Büro und den Bauleitern in einigen der entlegensten Gebiete Kanadas zu wahren.

CEL Electric: Zentrale Ergebnisse

Intensivere Zusammenarbeit zwischen Bauleitern und Zentrale

Versionsverlauf und Dateiwiederherstellung ohne Einschränkungen

Mehr Sicherheit für die Zahlungsinformationen der Kunden

DIE HERAUSFORDERUNG

Ein echter Schock für das System

Angesichts einer Wirtschaft, die primär von Bergbau, Produktion und Landwirtschaft geprägt ist, stehen in der kanadischen Provinz Saskatchewan Elektroanlagenunternehmen wie CEL Electric hoch im Kurs, um wichtige Produktionsanlagen mit Energie zu versorgen. Seit der Unternehmensgründung im Jahr 1979 ist CEl ununterbrochen gewachsen und betreibt mittlerweile sechs Büros in ganz Kanada. Doch mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens beschränkten die vorhandenen Tools die Fähigkeit der Mitarbeiter, Informationen problemlos untereinander und mit Kunden auszutauschen. Wenn sie Zeichnungen an Kunden schickten, mussten die Mitarbeiter große PDF-Dateien in kleinere Dateien aufteilen, um Größenbeschränkungen beim E-Mail-Versand zu umgehen. „Die Schritte waren sehr mühsam und es gingen ab und zu Daten verloren“, erklärt Mark Karr, Project Manager. Schlimmer noch, manche Mitarbeiter mussten auf den Versand von CDs, Speichersticks oder Papierzeichnungen und -verträgen über einen Kurierdienst zurückgreifen, was langsam und kostspielig war. 2014 kam das Fass endgültig zum Überlaufen: Der Blitz schlug in einem CEL-Server in der Provinzhauptstadt Saskatoon ein und löschte sechs Monate Arbeit, berichtet Shaun Unger, VP of Corporate Affairs. „Das war unser Warnsignal, etwas zu verändern“, so Unger. CEL beschloss, alles in die Cloud zu verlagern, und entschied sich für Dropbox Business, da das Unternehmen so auf einfache Weise Dateien für externe Partner freigeben konnte. Die Tatsache, dass viele CEL-Mitarbeiter bereits private Dropbox-Konten besaßen, machte die Entscheidung leicht. „Die Einführung war so viel einfacher, weil alle das System bereits nutzten“, erklärte Unger. „Dropbox war bei weitem die effizienteste Methode, Projekte zu starten.“

„Wenn ich zur Baustelle reise, ist mein Tag futsch. Ich muss einen Flieger nehmen, an einen entlegenen Ort fahren, Zeit mit Kundenbesprechungen zubringen und dann trete ich die Heimreise an. Das ist auch nicht gerade billig. Dank Dropbox Business kann ich vom Hauptsitz aus mit Bauleitern an entlegenen Orten zusammenarbeiten, statt vor Ort sein zu müssen.“

DIE LÖSUNG

Bessere Zusammenarbeit, die elektrisiert

Mit Dropbox Business hat CEL sein gesamtes Auftragsmanagement verändert, vom ursprünglichen Angebot über die Entwicklungsphase bis zum tatsächlichen Bau von Stromaggregaten, Wasseraufbereitungsanlagen und Getreidesilos, um nur einige Projekte ins Feld zu führen. Damit diese komplexen Abläufe möglichst klar strukturiert bleiben, richtet CEL Unterordner für jedes Projekt ein, in denen wesentliche Inhalte wie Zeichnungen, Änderungsaufträge, Preisangebote und Baugenehmigungen abgelegt werden. „Jetzt weiß jeder, wo alles ist“, sagt Karr. „Ich muss keine Speichersticks mehr an meinem Schlüsselbund herumschleppen.“ Techniker- und Entwicklungsteams können an riesigen AutoCAD-Designdateien zusammenarbeiten und die Mitarbeiter haben Zugriff auf die jeweils aktuellsten Dateien in Dropbox, was zu schnelleren Bearbeitungszeiten für Projekte führt. Wenn sich der Auftragsumfang ändert, können Bauleiter nun die benötigten Dateien auf dem Smartphone aufrufen und so problemlos in Echtzeit mit den CEL-Büros zusammenarbeiten. Dank der Kamera-Uploads-Funktion in Dropbox werden Fotos neuer elektrischer Installationen und Stromquellen an der Baustelle fast sofort für den Hauptsitz freigegeben. „Sobald ein Bauleiter ein Foto macht, sehe ich, worüber wir reden“, so Karr. Bei der Arbeit an entlegenen Standorten können Mitarbeiter weiterhin auf die benötigten Dateien zugreifen, da Dropbox Business auch bei schwachen Internetverbindungen funktioniert. „Trotz einer problematischen Verbindung ganz weit draußen an der Hudson Bay konnten wir die Änderungen sehen“, so Karr. CEL-Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, veraltete Dokumente zu bearbeiten, da das Dropbox-Badge Nutzern anzeigt, wer die Datei sonst noch geöffnet hat. Die IT-Abteilung hat außerdem die Gewissheit, dass sensible Unternehmensdaten wirklich sicher sind. Mit der Kontoübertragung können Administratoren Dateien in das Konto eines anderen Mitarbeiters übertragen, wenn jemand aus dem Unternehmen ausscheidet. Und durch Festlegen einer Gültigkeitsdauer für Links kann der Zugriff auf Angebote und Entwicklungskonzepte zeitlich beschränkt werden.

„Die Einführung war so viel einfacher, weil alle das System bereits kannten. Dropbox war die bei weitem effizienteste Methode, Projekte zu starten.“

DIE ERGEBNISSE

Links freigeben statt Flüge buchen

Mit Dropbox Business hat CEL nun eine zuverlässige Methode zur Datensicherung an der Hand – die, wie das Unternehmen nach dem Blitzschlag erfuhr, dringend nötig war. Doch CEL berichtet, dass die Firma auch in anderen Bereichen positive Entwicklungen verzeichnen konnte. Der erweiterte Versionsverlauf war sehr nützlich, u. a. konnte ein Mitarbeiter damit Zeichnungen und Tabellen im Wert von 5.000 $ wiederherstellen, die versehentlich gelöscht worden waren. Am stärksten hat sich allerdings die erhöhte Effizienz und Produktivität ausgewirkt: „Mit Dropbox Business kann ich vom Hauptsitz aus mit Bauleitern zusammenarbeiten, statt vor Ort sein zu müssen”, sagt Karr. „Wenn ich zur Baustelle reise, muss ich einen Flieger nehmen, an einen entlegenen Ort fahren, Zeit mit Kundenbesprechungen zubringen und dann trete ich die Heimreise an. Das ist nicht gerade billig.“ Auf der Baustelle sorgt Dropbox Business dafür, dass alle stets auf dem neuesten Stand sind. „Alles ist zentralisiert, unabhängig davon, wo unser Team gerade arbeitet“, so Unger. „Damit sind wir alle ohne jeden Zweifel produktiver geworden.“