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Die IT-Abteilung der Universität verwendet Dropbox Education, um ihren Dozenten eine reibungslosere, sichere Zusammenarbeit zu ermöglichen und so die Produktivität zu steigern und im gesamten Campus Kosten zu sparen.

Chapman University: Zentrale Ergebnisse

30 % der Mitarbeiter innerhalb einer Woche an Bord

Intensivere internationale Zusammenarbeit an Forschungsprojekten

Mehr Sicherheit durch Einsatz der Verwaltungskonsole

Die Herausforderung

Den Wurzeln des Fortschritts treu bleiben

Die Chapman University wurde am 4. März 1861 gegründet – also am selben Tag, an dem US-Präsident Abraham Lincoln für seine erste Amtszeit vereidigt wurde. Das war keineswegs Zufall: Nur Stunden nach der Ansprache Lincolns öffnete die im Großraum Los Angeles angesiedelte Universität ihre Türen für Studierende beider Geschlechter und aller Rassen – damals eine radikale Vorstellung. Auch heute noch, mehr als 150 Jahre später, arbeitet die Universität in vielen Bereichen nach diesem progressiven Ansatz. „Es liegt uns im Blut, unserer Zeit immer etwas voraus sein zu wollen – auch in unserer Einstellung zur Technologie“, meint Armando Diaz, Technical Services Engineer. Daher waren sich Dozenten auch sicher, dass es eine bessere Möglichkeit geben musste, gemeinsam an Forschungs- und Studieninhalten zu arbeiten, als CD-ROMs und USB-Sticks auszutauschen. „Man schickte das Medium mit der hausinternen Post oder begab sich einfach gleich mit den Dateien in das Büro des Empfängers, was recht zeitaufwendig war“, so Diaz. Schließlich nutzten viele ihre privaten Dropbox-Konten, um Dokumente schnell freizugeben. Das blieb in der IT-Abteilung nicht unbemerkt. „Da so viele Dozenten bereits Dropbox verwendeten, wussten wir, dass wir unsere IT-Umgebung mit Dropbox Education sichern konnten“, erklärt Helen Norris, Chief Information Officer. „Es war die flexibelste und bedienerfreundlichste Lösung, die wir uns angesehen haben.“

„Da so viele Dozenten bereits Dropbox verwendeten, wussten wir, dass wir unsere IT-Umgebung mit Dropbox Education sichern konnten. Es war die flexibelste und bedienerfreundlichste Lösung, die wir uns angesehen haben.“

Die Lösung

Mehr Sicherheit bei der Zusammenarbeit

Die Chapman University stellte Dropbox Education über ein Onlineportal bereit, auf dem sich Nutzer eigenständig anmelden konnten. „Wir wollten die tatsächliche Akzeptanz des Produkts messen, statt Nutzer zum Beitritt zu zwingen“, erklärt Paul Kang, Assistant Director, Infrastructure. Bereits eine Woche nach der Freischaltung des Portals war die Teamgröße auf mehr als 300 Nutzer gewachsen, d. h. mehr als ein Drittel der Dozenten und Angestellten der Universität nutzten die Lösung. Kang zufolge lagt die Akzeptanz einer vorherigen Lösung an der Uni nach vier Jahren gerade einmal bei 20 %. „Mit Dropbox Education erzielten wir nach nur sieben Tagen ein besseres Ergebnis“, erzählt er begeistert. „Dabei meldeten sich die Nutzer nicht nur an, sondern wurden tatsächlich aktiv. Ein durchschlagender Erfolg!“ Um die Zusammenarbeit im Forschungsbereich zu fördern, zeichnen Professoren ihre Vorlesungen neuerdings auf und legen sie in freigegebenen Dropbox-Ordnern ab. Dozenten können darauf zugreifen, ob sie auf der anderen Seite des Campus oder am anderen Ende der Welt sind. Tag für Tag lädt alleine der Fachbereich Pharmazie acht Stunden an Vorträgen aus fünf Kursen in Dropbox hoch. Ein Professor im Fachbereich verwendet einen freigegebenen Ordner als gemeinsamen Arbeitsbereich für Forschungspartner aus Brasilien, Ägypten und Südafrika. „So kann ich Laborberichte, Veröffentlichungen und Fördermittelanträge prüfen“, erklärt Dr. Ayman Noreddin, Professor of Pharmacy und Associate Dean of Academic Affairs. „Alles, was mit meiner Forschung zu tun hat, ist in Dropbox abgelegt, weil sich die Dateien damit unglaublich leicht finden und freigeben lassen.“ Dozenten wissen es zu schätzen, dass sie über Dropbox auf beliebigen Geräten in der gemischten Platformumgebung der Universität sicher arbeiten können. „Ob man PC, Mac, iOS oder Android nutzt – die Daten sind überall verfügbar“, so Kang. „Das zählt zu den Stärken von Dropbox.“ Die Lösung wird in der gesamten Uni immer stärker genutzt. Da ist es sinnvoll, dass die IT-Abteilung über die Verwaltungskonsole stets den Überblick über alle neuen Nutzerkonten und verknüpften Geräte behalten kann. „Das Dashboard ist eine tolle Sache. Damit können wir jede aus dem Rahmen fallende Nutzung auf einen Blick erkennen“, sagt Kang. „Und dank der Verschlüsselungs- und Compliance-Standards haben wir keine Sicherheitsbedenken beim Ablegen wichtiger Dateien auf der Plattform.“

„Die Akzeptanz unserer bisherigen Lösung lag nach vier Jahren gerade einmal bei 20 %. „Mit Dropbox Education erzielten wir nach nur sieben Tagen ein besseres Ergebnis.“

Die Ergebnisse

Einsparungen und Produktivität steigern

Dropbox Education hat sowohl dem IT-Team als auch den Dozenten und Forschern der Chapman University die Arbeit auf dem Campus erheblich erleichtert. „Früher habe ich E-Mail-Server verwaltet. Das war zeitraubend und kostenintensiv“, so Kang. „Seit der Einführung von Dropbox Education ist das E-Mail-Volumen stark rückläufig. Das spart uns eine Menge Kosten und obendrein Kopfzerbrechen.“ Vertreter der Universität geben an, dass sie aufgrund der Bedienerfreundlichkeit der Lösung weniger Supportanfragen von Nutzern erhalten. „Für Dropbox braucht man keine Schulungen“, weiß Web Manager Ramiro Landeros. „Die Nutzer eignen es sich selbst an, was jede Menge Zeit und Ressourcen spart.“ Für die Forscher der Universität hatte Dropbox Education eine weitere positive Wirkung: Sie sind seither weitaus besser mit ihren Kollegen vernetzt. „Meine Arbeit ist damit viel besser organisiert“, freut sich Noreddin. „Ich arbeite konzentrierter, bin produktiver und merke, dass es meinen Kollegen genauso geht. Wir können Ideen viel leichter austauschen, was natürlich gut für unsere Forschungsarbeit ist.“