Der Boutique-Uhrenhersteller verwendet Dropbox Business, um Marketingmaterialien für seine Händler freizugeben, und macht damit klobige FTP-Server überflüssig.

Citizen Watch: Zentrale Ergebnisse

Schnellere und leichtere Dateifreigabe für externe Empfänger 

Optimierte Bereitstellung von Bilddateien 

Einfaches Onboarding und schnelle Implementierung 

Die Herausforderung

Der Beginn einer neuen Ära

Hinter den Kulissen des wachsenden Betriebs von Citizen Watch America steht ein engagiertes, 14-köpfiges IT-Team, das alles daran setzt, den Mitarbeitern mithilfe zuverlässiger Technologien die Arbeit zu erleichtern. Während die Vertriebs- und Marketingteams dafür sorgen, dass die richtigen Zeitmesser beworben und an die zuständigen Händler verteilt werden, stellt die IT sicher, dass alle Systeme sowie Soft- und Hardware reibungslos und effizient laufen. Im Jahr 2012 hatte CWA beschlossen, seine Website umzugestalten, und setzte sich dazu eine extrem knappe Frist. Zur Umsetzung dieses ehrgeizigen Ziels nutzte das IT-Team zuerst die vorhandene FTP-Lösung, um mit den Entwicklern zusammenzuarbeiten. Diese stieß jedoch bald an ihre Grenzen, besonders als hochauflösende Bilder und andere große Dateien ausgetauscht werden mussten. Gen Miake, IT Director of Development bei CWA, erinnert sich seufzend: „Die IT-Abteilung musste ständig überwachen, ob die Dateien auch wirklich korrekt an alle Empfänger übertragen wurden.“ Um diese Prozesse zu vereinfachen und die IT zu entlasten, beschloss das Team dann, Dropbox auszuprobieren. Und es war die perfekte Lösung. „Mit Dropbox konnten alle plötzlich ganz schnell und leicht auf die Dateien zugreifen – das war ein Riesenschritt nach vorne“, freut sich Miake. „Und dank Dropbox konnten wir auch unser Website-Projekt rechtzeitig abschließen.“

„Von Dropbox lassen sich die Mitarbeiter problemlos überzeugen – und das macht es auch für mich um einiges leichter. Ich führe sie zum Wasser und sie trinken. Ohne wenn und aber – einfach perfekt!“

Gen Miake, IT Director of Development, Citizen Watch America

Die Lösung

Wachsende Beliebtheit bei Mitarbeitern

Das IT-Team hatte eine Lösung gefunden, die seinen Anforderungen gerecht wurde, und das sprach sich schnell herum. Und so fingen immer mehr CWA-Mitarbeiter an, Dateien für externe Geschäftspartner mit Dropbox freizugeben, anstatt langsamere Lösungen wie E-Mails zu verwenden. Dropbox verbreitete sich wie ein Lauffeuer im Unternehmen und bald wussten Miake und sein Team, dass es Zeit war, auf eine Version umzustellen, die für eine große Nutzeranzahl ausgelegt war. Anfang 2013 führte CWA also Dropbox Business ein. Nach einer einzigen Trainingssession lief alles bereits wie am Schnürchen. „Die Aufgabe der IT-Abteilung ist es, die Nutzer von neuen Technologien zu überzeugen, und das ist nicht immer ganz einfach“, erklärt Miake. „Aber von Dropbox lassen sich die Mitarbeiter problemlos überzeugen – und das macht es auch für mich um einiges leichter. Ich führe sie zum Wasser und sie trinken. Ohne Wenn und Aber – einfach perfekt!“ Wenn Citizen jetzt ein neues Uhrenmodell vorstellt, können die genehmigten Bilder schnell an Händler und Vertriebspartner verteilt werden, damit diese auf ihren Websites dafür werben können. Und damit auch die Verkaufsmitarbeiter von CWA Bilddateien schneller abrufen können, hat das Unternehmen ein digitales Asset-Management-System mit Dropbox-Integration entwickelt. „Wenn ein Kunde sich meldet und Bilder einer bestimmten Uhr braucht, können die Verkaufsmitarbeiter dank der Dropbox-Integration schneller reagieren“, erklärt Miake. Dropbox Business hat nicht nur FTP-Server überflüssig gemacht, sondern ist auch für IT-Projekte unerlässlich geworden. Als das Unternehmen eine neue ERP-Lösung finden musste, arbeitete die IT eng mit einem externen Beraterunternehmen zusammen – und verwendete dabei Dropbox, um alle erforderlichen Informationen auszutauschen. Auch jetzt setzt CWA Dropbox ein, um die Implementierung von ERP zu unterstützen. „Alle Diagramme zu Datenladeprozessen, Datenbereinigung und Designs für unseren neuen ERP-Partner werden in Dropbox gespeichert.“ Während Miake und seine Teamkollegen daran arbeiten, das Lagerverwaltungssystem von CWA zu verbessern, geben sie über Dropbox Daten zu Lieferarten, maximalem Liefervolumen und Umfang der Produktlieferungen frei, damit das Beratungsunternehmen die genauen Spezifikationen des neuen Systems erarbeiten kann. ”Das Dokument mit diesen Spezifikationen wird laufend angepasst und aktualisiert – mit E-Mails hätten wir dabei schön längst den Überblick verloren“, sagt Miake. „Aber dank der Versionskontrolle in Dropbox können sich alle sicher sein, dass sie immer mit den aktuellsten Dateien arbeiten.“

„Mit Tools wie Dropbox sind wir in der Lage, zunehmendes Wachstum nachhaltig zu tragen.“

Gen Miake, IT Director of Development, Citizen Watch America

Die Ergebnisse

Ein progressiver Ansatz

Zwei Jahrzehnte lang ist Miake schon in seinem Fach tätig. In dieser Zeit hat er bedeutende Umwälzungen der IT-Landschaft miterlebt. „Die Einsatzbereiche für IT haben sich radikal vervielfacht“, erklärt er. „Es geht nicht mehr nur um ERP – wir müssen jetzt auch geschäftskritische SaaS-Lösungen unterstützen.“ Technologien wie Dropbox Business helfen Teams wie dem von Miake dabei, solche Herausforderungen zu meistern, ohne dafür ihre Ressourcen aufzubrauchen. „Unser Ziel ist es, Tools bereitzustellen, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und die Unternehmensziele fördern. Die Nutzungsüberwachung ist ein wichtiger Aspekt dieser Arbeit. Und mit Dropbox Business können wir genau sehen, wo die Nutzung unserer Tools einbricht. Das alte IT-Konzept ‚was entwickelt wird, wird auch verwendet‘ stimmt schon lange nicht mehr.“ Laut Miake spielt Dropbox Business bei Citizen Watch America für das nachhaltige Wachstum und die Prozessoptimierung eine entscheidende Rolle. „2013 konnten wir ein Wachstum im zweistelligen Bereich erzielen und dieses Jahr möchten wir das wiederholen“, so Miake stolz. „Mit Tools wie Dropbox sind wir in der Lage, zunehmendes Wachstum nachhaltig zu tragen.“

Die beste Speicher- und Freigabelösung für Ihr Unternehmen

oder jetzt kaufen