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Das preisgekrönte Unternehmen für Touren im offenen Jeep nutzt Dropbox Business für die Zusammenarbeit in allen Bereichen, sei es für das Organisieren von Gruppenfahrten bis hin zur Buchhaltung.

Desert Adventures: Zentrale Ergebnisse

Höhere Mitarbeiterproduktivität

Pflegeleichter als ein firmeninterner Server

Sichereres Backup für kritische Dateien

Die Herausforderung

Auf der Suche nach einem besseren Kollaborationstool

Seit fast 30 Jahren fährt Desert Adventures Besucher von Greater Palm Springs zu den Sehenswürdigkeiten der Region. In den knallroten Jeeps des Unternehmens entdecken Touristen auf geführten Touren die Flora und Fauna der riesigen Colorado-Sonora-Wüste. Seit Palm Springs nicht nur auf der Wetterkarte, sondern auch bei internationalen Urlaubern im Trend liegt, boomt auch die Nachfrage nach den Umwelttouren des Anbieters für Outdoor-Abenteuer. So sehr sich das Unternehmen aber über die nun bis zu 10.000 Besucher pro Jahr freut – bis vor Kurzem drohte der Ansturm die 35 Mitarbeiter noch in die Knie zu zwingen. „Wenn Verkaufsdokumente aktualisiert werden mussten, haben wir sie nur per E-Mail hin und her geschickt und jeder hat die Dokumente bei sich gespeichert“, erinnert sich Kimberly Nilsson, Eigentümerin und Geschäftsführerin von Desert Adventures. „So hat jeder natürlich mit einem anderen Exemplar gearbeitet und es gab ständig irgendwelche Widersprüchlichkeiten.“ Dass die kleine Firma ein virtuelles Büro betreibt, machte die Sache nur noch schwieriger: Nilssons Geschäftspartner Bob Schneider leitet den Betrieb vor Ort in Palm Desert und Nilsson arbeitet von Santa Barbara aus. Die Ansprechpartnerin für Gruppenfahrten, genauer gesagt Nilssons Mutter, lebt auf Hawaii. Um die Zusammenarbeit des Teams etwas besser zu koordinieren, erstellte Nilsson private Dropbox-Konten. „Bei Mitarbeitern an verschiedenen Standorten ist es nicht ganz einfach, alle Dateien und Unterlagen gemeinsam zu nutzen“, erklärt Nilsson. „Dropbox wurde zum Knotenpunkt unserer Kommunikation.“ Als Nilsson von Features wie dem unbegrenzten Versionsverlauf erfuhr, mit dem sich versehentlich gelöschte Dateien oder frühere Versionen ganz einfach wiederherstellen lassen, entschloss sie sich zu einem Upgrade auf Dropbox Business. „Es kommt immer mal wieder vor, dass jemand irrtümlich eine Datei löscht und sich fragt ,… und was jetzt?'“, berichtet Nilsson. „Seit wir zu Dropbox Business gewechselt sind, ist das Problem gelöst.“

„Mein beruflicher Alltag ist sehr vielseitig und ich bin keine Computer-Expertin. Wenn ich einen sicheren Server einrichten müsste, wüsste ich nicht, wo ich anfangen sollte. Mit Dropbox Business kann ich mir die Ausgaben für externe IT-Techniker oder neues Personal sparen.“

Die Lösung

Freie Bahn dem Unternehmenswachstum

Desert Adventures verwendet Dropbox Business jetzt in allen Bereichen des Unternehmens und profitiert vom automatischen Backup und standortunabhängigen Zugriff. „Nichts wird mehr lokal gespeichert“, sagt Nilsson mit Entschiedenheit. „Alles wird in Dropbox abgelegt.“Die Leiterin für Gruppenreisen lädt den Schriftverkehr, Kostenvoranschläge und Verträge mit den einzelnen Kunden in einen Ordner, der für die anderen Mitarbeiter im Unternehmen freigegeben ist. Das erspart unnötige Telefonate oder E-Mails, nur um den Status einer Buchung herauszufinden. „Wer sich für den Stand einer Gruppenreservierung interessiert, kann sofort selbst nachsehen“, erläutert Nilsson.Kunden, die mehr über die Touren erfahren möchten, erhalten freigegebene Links zu Marketingordnern mit Bildern, Videos und weiteren Informationen. „Das funktioniert viel besser als hochauflösende Fotos per E-Mail“, bestätigt sie. „Ich kann ihnen einfach den Link zum Ordner für die Tour zum Sankt-Andreas-Graben senden und Kunden so mühelos 20 Fotos auf einmal anbieten.“ Jede neue Rechnung, die im Büro in Palm Desert eingeht, wird gescannt und in den Kreditorenordner hochgeladen. „Jetzt habe ich auch in Santa Barbara ein Exemplar, auf Grundlage dessen ich die Rechnung begleichen kann“, nickt Nilsson befriedigt.Die Dropbox-App für Mobilgeräte ist sehr praktisch, wenn Mitarbeiter unterwegs Anfragen zu Touren beantworten möchten. „Wenn ein Kunde anruft, kann ich ihm einfach vom Handy aus einen Link zu dem gewünschten Verkaufsdokument senden. So kann ich zeitnah reagieren“, sagt sie.

„Dass wir alles Nötige sofort griffbereit haben, hat alles verändert. Dropbox spart uns enorm Zeit, und Zeit ist gerade in einem kleinen Betrieb Gold wert.“

Die Ergebnisse

Zeit und Geld sparen

Dank Dropbox Business kann sich Desert Adventures auf sein preisgekröntes Angebot mit Touren in den Joshua Tree National Park und die Palm Springs Indian Canyons konzentrieren. „Mein beruflicher Alltag ist sehr vielseitig und ich bin keine Computer-Expertin“, gesteht sie. „Wenn ich einen sicheren Server einrichten müsste, wüsste ich nicht, wo ich anfangen sollte. Mit Dropbox Business kann ich mir die Ausgaben für externe IT-Techniker oder neues Personal sparen.“ Dass Dropbox Business plattform- und geräteübergreifend ist, hat für ein kleines Unternehmen wie Desert Adventures einen ganz besonderen Vorteil: eine Standardisierung der Umgebung ist unnötig. Nilsson führt das Büro in Windows, aber Mitarbeiter greifen häufig über ihre iPads und iPhones auf Dropbox-Ordner zu. „Dass wir alles Nötige sofort griffbereit haben, hat alles verändert. Dropbox spart uns enorm Zeit, und Zeit ist gerade in einem kleinen Betrieb Gold wert.“