Das Unternehmen für strategisches Design beschleunigt und vereinfacht die globale Zusammenarbeit mit Teams und Kunden mithilfe von Dropbox und Dropbox Paper.

Designit: Zentrale Ergebnisse

16 Niederlassungen weltweit

588 aktive Paper-Nutzer

Über 175 Kundenprojekte mit Paper realisiert

Die Herausforderung

Globale Teams zusammenbringen

Tag für Tag analysiert Designit die Art und Weise, wie Menschen denken, sich verhalten und mit ihrer Umgebung interagieren. Das Unternehmen für strategisches Design nutzt dieses Wissen, um ambitionierte Marken bei der Entwicklung wirkungsvoller Produkte, Dienstleistungen und Räume zu unterstützen, die Kunden gefallen, denn das, was Kunden wichtig ist, ist auch für das Geschäft wichtig.

Der Ansatz von Designit, den Menschen in den Vordergrund zu stellen, spiegelt sich in der Unternehmenskultur wider. Im Mittelpunkt von Designit stehen die Mitarbeitererfahrungen, Flexibilität und Zusammenarbeit. Das ebnete 2015 den Weg dafür, dass Dropbox zum Standard für die Zusammenarbeit im Unternehmen wurde. Nachdem Designit festgestellt hatte, dass viele Mitarbeiter bereits private Dropbox-Konten verwendeten, kaufte die Firma ein Unternehmenskonto mit fast 1.000 Nutzern. „Wir versuchen, die Tools zu nutzen, die Mitarbeiter bevorzugen“, so Global Executive Director Kjersti Lund. „Wir sehen das als einen entscheidenden Faktor für das Wohlbefinden der Mitarbeiter an.“

Aber nicht nur die Technologie entwickelt sich weiter, sondern auch die Mitarbeiter. Mit Mitarbeitern in 16 Niederlassungen suchte Designit schließlich nach einer einfachen Lösung, damit verschiedene Teams in Echtzeit an denselben Inhalten arbeiten können.

Das Unternehmen entschied sich für Dropbox Paper, das bald zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel für die Zusammenarbeit wurde. „Paper ist bei Designit allgegenwärtig“, so Global IT Lead Morten Thomsen. „Und das Kuriose ist, dass wir es nie wirklich jemandem gezeigt haben. Jeder weiß, wie man es benutzt, weil es einfach ist und genau so funktioniert, wie es soll.“

„Wenn ich unter Zeitdruck stehe, verwende ich Paper, weil ich damit schnell arbeiten kann. Es gibt viele ähnliche Produkte auf dem Markt, aber Paper ist einfach besonders effizient.“

Die Lösung

Koordination von Inhalten in Paper

Bei Designit nutzen mehr als 550 Mitarbeiter Dropbox Paper aktiv, um in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten und Arbeitsabläufe zu optimieren. Dadurch hat sich der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben wie das Versenden von Inhalten per E-Mail oder die Einweisung von Teams in Projekte erheblich verringert. Im Folgenden sind zwei Beispiele dafür aufgeführt, wie die Teams bei Designit Dropbox Paper verwenden.

Das Designforschungsteam

Das Designforschungsteam ist vor allem in den frühen Phasen eines Projekts auf Paper angewiesen. Dabei liegt der Schwerpunkt darauf, so viel wie möglich über die Herausforderungen zu erfahren, mit denen der Kunde konfrontiert ist. „Die Koordination der Recherche und die Verarbeitung der Daten, die wir benötigen, um die Herausforderungen unserer Kunden wirklich zu verstehen, erfordern viel Liebe zum Detail“, erklärt Lead Design Researcher James Bailey. „Paper erleichtert die Arbeit mit Daten und lenkt die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aspekte.“

Vor allem Funktionen wie das schnelle Rendern von Dropbox-Links zu Screenshots beschleunigen den gesamten Prozess für James' Team. „Es spart so viel Zeit, weil ich einfach einen Screenshot erstellen und den Link einfügen kann, und schon ist er im Dokument enthalten. Ich liebe es.“ Darüber hinaus verwendet das Designteam das Markieren-Tool, um wichtige Zitate aus Befragungen hervorzuheben, die dann nach Themen gruppiert werden. Die Antworten der verschiedenen Befragten werden anhand von Tabellen verglichen, wobei Emojis als visuelle Anhaltspunkte dienen.

Das Marketingteam

Das Marketingteam von Designit hat die Aufgabe, das Unternehmen und seine Auffassung von Design einem möglichst breiten globalen Publikum nahezubringen. Damit ist das Team für alles verantwortlich, von sozialen Medien über Kundenfallstudien bis hin zu Inhalten für den Thought-Leadership-Blog auf Medium. Paper dient sowohl als Container für diese Inhalte während ihrer Entwicklung als auch als flexibler Rahmen für die Projektkoordination. „Bei Paper geht es vor allem darum, Inhalte zu teilen, wodurch unsere Projektaktualisierungen besser sichtbar werden“, so Nicole Okumu, Director of Marketing bei Designit. „Jede unserer 16 Niederlassungen verwaltet ihre eigenen Inhalte, sodass Paper für Transparenz sorgt, was unsere Niederlassungen autonomer macht.“

Das Marketingteam verwendet Paper zudem zur Verwaltung der wöchentlichen Pläne für soziale Medien. In jedem dieser Dokumente werden die wichtigsten Inhaltselemente wie Veröffentlichungsdatum, Inhaltstext, thematische Intention und Bilder organisiert, zusammen mit täglichen Aufgaben und Aktionselementen für jeden Beitrag. Wenn es an der Zeit ist, einen Beitrag zu veröffentlichen, kopiert der digitale Stratege des Teams den Inhalt aus dem Dokument und gibt den Beitrag frei. „Paper ist das erste Tool, das sich in unserem Team als Ersatz für die Koordinierung per E-Mail durchgesetzt hat“, so Okumu. „Es gibt keine Probleme mit der Versionsverwaltung und die Erstellung eines konsistenten, vorlagenbasierten Ansatzes, bei dem sich alles an einem Ort befindet, ist einfach.“

„Die Zusammenarbeit in unserem Team erstreckt sich über verschiedene Länder, Zeitzonen und Büros hinweg. Viele Lösungen unterstützen heute diese Art der Zusammenarbeit, aber keine schafft das so praktisch wie Dropbox und Dropbox Paper.”

Die Ergebnisse

Eine zentrale Lösung für alles

Das Marketingteam von Designit wird in diesem Jahr voraussichtlich mehr als 100 Marketingmaterialien in Paper erstellen. Durch die geringere Abhängigkeit von E-Mails und die Beseitigung von Problemen mit der Versionsverwaltung sorgt Paper dafür, dass die Teams bei Designit immer auf dem gleichen Stand sind.


Ermöglicht wird diese großartige Arbeit durch das IT-Team von Designit, das die Bereitstellung von Dropbox Enterprise verwaltet. Als wichtigsten Vorteil von Dropbox nennt dieses Team die Reduzierung von Hindernissen für die Zusammenarbeit.  „Die Zusammenarbeit in unserem Team erstreckt sich über verschiedene Länder, Zeitzonen und Büros hinweg“, so Thomsen. „Viele Lösungen unterstützen heute diese Art der Zusammenarbeit, aber keine schafft das so praktisch wie Dropbox und Dropbox Paper.”


Nach eigener Aussage ist dies selbst bei einem Account mit fast 1.000 Nutzern keine große Herausforderung. „Unsere Nutzer finden Dropbox wirklich benutzerfreundlich“, sagt Anh Le, Global IT Administrator. „Wir müssen gar nicht viel Support leisten.“