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Mit Dropbox Business läuft die Feldforschung am deutschen Institut für Entwicklungspolitik schneller

Deutsches Institut für Entwicklungspolitik: Zentrale Ergebnisse

Schnelle, unkomplizierte Zusammenarbeit weltweit

Weniger Bedarf an IT-Support

Vereinfachte IT-Kontrolle für ein globales Team

Die Herausforderung

Die Hürden bei der grenzenlosen Forschung

Das Deutsche Institut für Entwicklungspolitik (DIE) zählt zu den führenden Thinktanks für globale Entwicklungspolitik und weltweite Zusammenarbeit. Das DIE entwickelt politisch relevante Konzepte, berät Ministerien, Behörden und internationale Organisationen und informiert über aktuelle politische Fragen. Teilhaber sind die Bundesrepublik Deutschland und der Bundesstaat Nordrhein-Westfalen. Zwei Drittel der Angestellten des Instituts sind Forscher, die über drei Ländergruppen hinweg arbeiten und häufig vor Ort in Entwicklungsländern forschen. Vor der Einführung von Dropbox Business sammelte und speicherte das Team Daten aus der Feldforschung auf USB-Sticks, was es schwer machte, Daten für andere Teammitglieder freizugeben, die an einem anderen Standort tätig waren. Immer wieder gingen Daten wegen Virenbefalls verloren und die Teams hatten keinen guten Überblick über verschiedene Dokumentversionen und Dateiformate. Das Institut unternahm einen Versuch, die USB-Sticks durch die Bereitstellung von Open Source Software iFolder zu ersetzen. Diese Lösung wurde vom IT-Team konfiguriert, jedoch extern gehostet. Leider erwies sich die Lösung als komplex, ressourcenintensiv für die IT und ungünstig für die teamübergreifende Zusammenarbeit. Die Synchronisierung wurde ebenfalls zum Problem, was häufig zu Datenverlusten führte und es war nun schwieriger, externe Partner einzubeziehen, die keinen Zugang zu der Software hatten. „Die Open-Source-Lösung war mit Einschränkungen verbunden. Der Server war fehleranfällig und wir mussten eine Menge Geld und Zeit in die Wartung investieren“, so Vitaliy Isaakov, der beim DIE in der IT tätig ist. So begann die Suche nach einer Alternative. Viele der Kooperationspartner in Entwicklungsländern verwendeten Dropbox Business bereits und waren gut mit dem Produkt vertraut. Die Entscheidung zur Bereitstellung von Dropbox Business fußte auf mehreren Faktoren: Damit war es einfach, per Internet auf Daten zuzugreifen, unabhängig davon, welche Art von Gerät die Mitarbeiter nutzten, mehrere Teams konnten an Projekten und Ordnern zusammenarbeiten, die Offline-Arbeit war möglich, ohne dass die Synchronisierung auf der Strecke blieb und die Speicherkapazität war ebenfalls ausreichend. Isaakov sagt ganz deutlich: „Forscher speichern eine Menge Daten, daher war die Kapazität für uns entscheidend und Dropbox Business bietet eine großzügige Speicherkapazität.“

„Wissenschaftler, die in Projektgruppen zusammenarbeiten, sind jetzt viel besser vernetzt. Alle Beteiligten haben Zugang zu den neuesten Dateiversionen und können deutlich effizienter arbeiten.“

Die Lösung

Beste Zusammenarbeit auch bei schlechter Internetverbindung

Das Institut nutzt Dropbox Business bereits seit 2014. Forscher greifen darauf zu, um gemeinsam mit Kollegen an bestimmten Forschungsprojekten zu arbeiten. So ist es außerdem leichter geworden, Daten für externe Kooperationspartner in Entwicklungsländern freizugeben, die bereits mit dem Tool vertraut sind. Das Synchronisierungsfeature von Dropbox Business funktioniert auch bei sehr geringer Übertragungsbandbreite. Das ist für alle jene Kollegen von Bedeutung, die vor Ort in Entwicklungsländern arbeiten und auf wenig zuverlässige Internetverbindungen angewiesen sind. Auch in Situationen, in denen keine Verbindung besteht, können sie ihre Daten speichern und die Synchronisierung erfolgt, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt wurde. Neben der Feldforschung verwenden Dozenten im Rahmen des Schulungsprogramms der Einrichtung Dropbox, um Kursunterlagen zu verbreiten sowie Hausaufgaben von Absolventen und jungen Kollegen einzusammeln, die das Institut schult.

„Das Synchronisierungsfeature von Dropbox Business funktioniert auch bei sehr geringer Übertragungsbandbreite. Das ist für alle jene Kollegen von Bedeutung, die vor Ort in Entwicklungsländern arbeiten und auf wenig zuverlässige Internetverbindungen angewiesen sind. Auch in Situationen, in denen keine Verbindung besteht, können sie ihre Daten speichern und die Synchronisierung erfolgt, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt wurde.“

Die Ergebnisse

IT-Kontrolle aus der Ferne

Durch die Bereitstellung von Dropbox Business wurden das IT-Team im Deutschen Institut für Entwicklungspolitik außerdem erheblich entlastet. Nutzer erhalten ein Dropbox Business-Konto, die Abteilung installiert die Software und es ist keine Wartung erforderlich. Darüber hinaus kann die IT-Abteilung rasch Softwareaktualisierungen über freigegebene Ordner in Dropbox Business verteilen. „Als Administrator habe ich die Möglichkeit, einen Ordner für mehrere Nutzer freizugeben, die dann wiederum einfach die Software von dort herunterladen und installieren. Für Forscher, die viel reisen, ist das besonders nützlich.“