Mazars Spanien setzt mit Dropbox Business an allen spanischen Standorten Workflows für die Zusammenarbeit um, mit denen die Mitarbeitenden produktiver arbeiten können und die Kundenbindung aktiv verbessert wird.

Mazars Spanien

Mazars: Zentrale Ergebnisse

Allgemein höhere Produktivität

Zufriedenere Mitarbeitende

Überzeugender Kundenservice

Die Herausforderung

Von getrennt arbeitenden Bereichen hin zu einer zusammenhängenden, integrierten Plattform

Eins der weltweit größten Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, Mazars Spanien, stand vor einer echten Herausforderung. Die über 600 Mitarbeitenden und die Geschäftseinheiten arbeiteten in getrennten Bereichen an sieben verschiedenen Standorten in Spanien. Jeder Standort arbeitete mit seinen eigenen lokalen Servern, die Dateien wurden lokal gespeichert und die Kundenkommunikation wurde über E-Mails abgewickelt. Durch den schwierigen Austausch zwischen den Standorten hat sich die Produktivität verschlechtert – das hatte wiederum direkte Auswirkungen auf das Wachstum und das Kundenerlebnis.

Vor diesem Hintergrund, den viele IT-Führungskräfte nur zu gut kennen, kam David Marcelino ins Spiel. David Marcelino ist ein CIO, der andere Ansätze bei seiner IT-Strategie wählt. Er setzt bei seiner IT-Strategie den Menschen statt der Technologie in den Mittelpunkt. David Marcelino hat eine Technologie-Roadmap entwickelt, die das herkömmliche Modell völlig auf den Kopf stellt – dabei werden Teams und Aktivitäten anstelle von Tools zugeordnet. Hier erfahren Sie, wie David Marcelino das Problem bei Mazars mit Dropbox Business gelöst hat.

Die Auswertung

Einen neuen, auf die Mitarbeitenden ausgerichteten IT-Ansatz wählen

David Marcelino hatte von seinen Vorgesetzten gewissermaßen freie Hand bekommen, um wieder einen funktionalen Arbeitsplatz herzustellen. Deshalb konnte er die ideale Lösung für Mazars Spanien entwickeln und so das Unternehmen voranbringen.

„Als Erstes habe ich mir Stift und Papier gegriffen“, erklärt David Marcelino. „Ich bin kreuz und quer durch Spanien gereist, um mit Menschen aus dem gesamten Unternehmen zu sprechen. So wollte ich herausfinden, was sie für die Arbeit brauchen und wie sie arbeiten möchten.“

Während seiner Umfrage fiel ihm die passende Lösung für das Unternehmen ein. „Wir mussten den Strategieprozess umdrehen“, so David Marcelino.

„Arbeit und Projekte müssen nach den Mitarbeitenden und nicht nach den Tools priorisiert werden. Außerdem brauchten wir eine klare Roadmap für den Wandel, die dieses Vorhaben unterstützt.“

Eine Strategie aus den wichtigsten Prioritäten entwickeln

Nachdem David Marcelino die Prioritäten verschiedener Teams aus dem gesamten Unternehmen in einer umfassenden Liste zusammengetragen hatte, musste er die Prioritäten noch in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. „Da wir direkt mit den Mitarbeitenden gesprochen haben, anstatt mögliche Probleme nur zu erahnen, konnten wir die zu lösenden Probleme besser verstehen. Anschließend haben wir Workflows implementiert, die unsere Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit unterstützen und bei der die Zusammenarbeit nicht mehr über E-Mails abgewickelt werden muss“, erklärt David Marcelino. „Unsere obersten Prioritäten waren Mitarbeiterproduktivität, Kundeninteraktion und reduziertes Risiko von Datenverlust.“

David Marcelino war der Umfang dieser Herausforderung bewusst. Deshalb hat er eine Technologie-Roadmap von drei Jahren entwickelt, um das Unternehmen zu verändern. Als erster wichtiger Schritt wurde eine Plattform eingeführt, die die Zusammenarbeit zwischen den Teams und den einzelnen Geschäftseinheiten fördert – diese Plattform ist Dropbox Business.

Die Lösung

Einfache und ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen

„Der Wissensaustausch und die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte in einer sicheren Umgebung ist unglaublich förderlich für das Unternehmenswachstum“, so David Marcelino. „Da unsere Mitarbeitenden jetzt ihr einzigartiges Know-how einbringen und gut zusammenarbeiten konnten, hat sich unsere Lösungsfindung beschleunigt. Außerdem sind die Mitarbeitenden jetzt mehr einbezogen und die Kundeninteraktion läuft besser“.

Mit dem ganzen Unternehmen die Umsetzung fördern

Eine so umfassende Veränderung der Abläufe war ein großer Schritt für Mazars. Um die Veränderung zu fördern und die Vorteile eines cloudbasierten Smart Workspace zu zeigen, hat David Marcelino mit dem Personalleiter zusammengearbeitet. So sollten die Lösungen mit der Unternehmenskultur und den integralen Bestandteilen des Unternehmens abgestimmt werden.

„David erklärte, wie der Umstieg zu Dropbox Business die isolierte Arbeitsweise der Standorte und Teams aufbrechen würde“, sagt eine Führungskraft aus der Personalabteilung. „Dann haben wir einen Kommunikationsplan entwickelt, um die Mitarbeitenden auf die bevorstehende Umstellung vorzubereiten und sie dafür zu begeistern. Da wir diesen Prozess früh gestartet und den großen Mehrwert einer unternehmensweiten Umsetzung hervorgehoben haben, wurde das Projekt schneller unterstützt und auch die ersten Mitarbeitenden nutzten das neue Angebot schneller.“

Die Ergebnisse

Die Zukunft für Mazars Spanien

„Früher haben unsere Mitarbeitenden unzählige Stunden damit verbracht, in E-Mails nach den aktuellen Prognosen zu suchen oder sie haben an verschiedenen Versionen desselben Vertrags gearbeitet“, so eine Führungskraft aus der Personalabteilung. „Mit Dropbox Business hat sich das stark verändert“, fährt sie fort. „Unsere Kunden sind zufriedener. Die Produktivität ist höher. Jetzt können unsere Mitarbeitenden individueller und mit ihren bevorzugten Tools arbeiten. Unsere Zukunftsaussichten sehen sehr gut aus.“

Mit Dropbox Business konnte Mazars alle Tools, Teams und Inhalte zentralisieren. Damit können die Mitarbeitenden jetzt ganz leicht zusammenkommen und ortsunabhängig zusammenarbeiten. „Mit Dropbox Business konnten wir alle unsere Standorte auf einer gemeinsamen und integrierte Plattform zusammenbringen“, erklärt David Marcelino. „Dadurch sind wir produktiver, unsere Mitarbeitenden zufriedener und unsere Kunden bekommen einen überzeugenden Service.“

David Marcelinos Pläne für die Zukunft von Mazars Spanien sind innovativ und wirklich aufregend. „Da wir einen mitarbeiterorientierten Ansatz in der IT-Strategie gewählt haben, können unsere Mitarbeitenden den realen Unternehmenswert aktiver beeinflussen“, sagt David Marcelino. „Es gibt mehr Innovation, gesteigerte Produktivität und auch die Kunden sind einfach stärker involviert. Außerdem haben wir das Durcheinander und die Komplexität beseitigt, die unser Wachstum gebremst haben.“