Dropbox Business bietet Maklern sofortigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Objektbeschreibungen und Grundrisse und beschleunigt so die Kommunikation mit Kunden und der Zentrale.

Mirvac: Zentrale Ergebnisse

Aktuelle Exposés immer griffbereit

Höhere Produktivität unterwegs

Leichtere Verhandlungen zwischen leitenden Angestellten und dem Einzelhandel

Die Herausforderung

Mit der Kirche ums Dorf

Mirvac betreut Objekte von Queensland im australischen Norden bis nach Victoria ganz im Süden. Das Einzelhandelsteam ist daher viel unterwegs. Besonders leitende Angestellte im Leasing pflegen den intensiven Kundenkontakt, besuchen Einzelhändler und machen sich mit allen Aspekten ihres Markts vertraut. Um so effektiv wie möglich zu arbeiten, benötigen sie direkten Zugriff auf Unternehmensressourcen wie Budgets, Grundrisse von Einkaufszentren, Datenblätter und Fotos zu Mietobjekten. Früher waren mehrere E-Mails nötig, um die größeren Dateien mit aktualisierten Exposés zu versenden. Oder aber die Dateien wurden auf einen USB-Stick übertragen oder ausgedruckt und dann per Kurier überbracht – beides ebenso teuer wie umständlich. Mit Dropbox Business wurde alles anders. Nun können leitende Angestellte auf ihren iPads und iPhones arbeiten und haben immer die neuesten Informationen zu Mirvac-Objekten zur Hand. Joann Chung, National Retail Leasing Coordinator bei Mirvac, freut sich: „Dass ich mit Dropbox Business an jedem beliebigen Ort arbeiten kann und immer gleich alle notwendigen Dokumente zur Hand habe, ist nicht mit Geld aufzuwiegen.“

„Mit Dropbox Business können wir den Einzelhändlern bei einer Tasse Kaffee Broschüren zu Mietobjekten und die Baupläne eines Einkaufszentrums zeigen oder Verkaufsinformationen auf unserem iPad aufrufen.“

Joann Chung, National Retail Leasing Coordinator, Mirvac

Die Lösung

Mobile Mitarbeiter unterstützen

Die Umstellung auf Dropbox Business hat sich mehr oder weniger von selbst ergeben, nachdem mehrere Mirvac-Mitarbeiter begannen, wichtige Dateien in ihrer privaten Dropbox zu speichern. Joann meint dazu: „Irgendwann arbeiteten alle mit Dropbox und wir wussten, dass wir Dropbox Business einrichten konnten, um den Zugriff auf Leasing-Tools zu erleichtern.“ Da Dropbox einfach in der Anwendung ist und viele Mitarbeiter bereits damit vertraut waren, war die Umstellung auf Dropbox Business ein Klacks. „Das Tolle an Dropbox Business ist, dass es auch für Nutzer verständlich ist, die technisch nicht so bewandert sind“, fügt Joann hinzu. „Man klickt einfach auf eine Datei, lädt sie herunter und schon hat man sie auf seinem Gerät.“ Egal, ob die Vermietungsexperten in den firmeneigenen Zentren, von zu Hause oder irgendwo dazwischen arbeiten, in Dropbox Business haben sie alle Informationen immer griffbereit. Der Aspekt der Mobilität ist Mirvac besonders bei der Kundenakquise wichtig. Joann erläutert: „Mit Dropbox Business können wir Einzelhändlern bei einer Tasse Kaffee Broschüren zu Mietobjekten und die Baupläne eines Zentrums zeigen oder Verkaufsinformationen auf unserem iPad aufrufen. Dass man immer und überall arbeiten kann, ist in unserem Geschäft besonders wichtig.“

Auch die Tatsache, dass die Mitarbeiter nicht von einer Internetverbindung abhängen, spricht für Dropbox, da einige der Firmenobjekte außerhalb der Stadt liegen. „Wir haben nicht immer Internetzugang, wenn wir ihn brauchen“, sagt Joann. „Aber sobald Dokumente in Dropbox Business heruntergeladen wurden, können wir auch ohne Internetverbindung darauf zugreifen.“

Dank besserer Zugangsmöglichkeiten zu den notwendigen Materialien konnte Mirvac die Produktivität unternehmensweit steigern. „Meine Vorgesetzte mag Dropbox Business besonders deswegen, weil sie nun auch unterwegs produktiv arbeiten kann“, lacht Joann. „Sie hat ständig Besprechungen, aber dank Dropbox kann sie, egal wo sie gerade ist, Vertragsabschlüsse genehmigen und fundierte Entscheidungen treffen.“

„Dass ich mit Dropbox Business an jedem beliebigen Ort arbeiten kann und immer gleich alle notwendigen Dokumente zur Hand habe, ist nicht mit Geld aufzuwiegen.“

Joann Chung, National Retail Leasing Coordinator, Mirvac

Die Ergebnisse

Eine sichere, flexible Freigabe

Dropbox Business ist nicht nur bei Kundenterminen praktisch, auch für interne Besprechungen können Dokumente nun wesentlich leichter bereitgestellt werden, sogar wenn die Teilnehmer von zu Hause aus arbeiten. „Bei unseren monatlichen Gesprächen zu den Mietobjekten bringen wir alle auf den neuesten Stand, was die einzelnen Objekte angeht“, erklärt Chung. „In Dropbox Business sichten alle Beteiligten dieselben Informationen gleichzeitig.“ Wenn das Unternehmen Dateien für betriebsfremde Personen freigeben muss, bietet Dropbox Business eine sichere und wesentlich bequemere Methode der Freigabe als E-Mail. Früher musste die Unternehmensleitung große Dokumente in mehreren E-Mail-Anhängen an Einzelhändler senden, und wenn empfängerseitig auch noch eine Dateigrößenbeschränkung bestand, mussten eventuell weitere E-Mails gesendet werden. Jetzt kann alles über Dropbox-Links weitergegeben werden. Dazu Chung: „Damit lässt sich viel Verwirrung vermeiden und die Verhandlungen zwischen der Firmenleitung und den Einzelhändlern ist erheblich einfacher.“ Außerdem können wir uns sicher sein, dass unsere E-Mails nicht aufgrund zu großer oder zu vieler Dateianhänge zurückgewiesen werden.“ Durch die einfachen, aber effektive Funktionen, um von überall auf Daten zuzugreifen und sie freizugeben, ist Dropbox Business zu einem unabdingbaren Bestandteil des Mietgeschäfts von Mirvac geworden. Welche Bedeutung Dropbox im Unternehmen zukommt, beschreibt Chung so: „Ohne Dropbox würde der Betrieb hier völlig aus den Fugen geraten.“

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