Mit Dropbox Business arbeiten die Mitarbeiter des Webentwicklers gemeinsam an Gesundheitsformularen oder Präsentationen, während Entwickler auch unterwegs produktiv bleiben.

Mobify: Zentrale Ergebnisse

Mehr Transparenz und Kontrolle für Administratoren

Leichtes Onboarding und hohe Nutzerakzeptanz

Orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit

Die Herausforderung

Fehler sind Chancen

Eine offizielle IT-Abteilung gab es bei Mobify noch nie – das war auch nicht nötig, denn die Mitarbeiter brachten selbst einen reichen Erfahrungsschatz fundierter technischer Kenntnisse mit. Das Unternehmen verwendet stattdessen ausgeklügelte Produkte, die ohne viel Support auskommen. Einige dieser Anwendungen – wie z. B. Dropbox – sind aufgrund der weit verbreiteten Akzeptanz und Verwendung unter den Mitarbeitern zu einer festen Institution geworden.Und obwohl Dropbox Basic- und Pro-Konten bei den Mitarbeitern anfangs sehr beliebt waren, stellten sie eine logistische Herausforderung dar. Um also eine zentralisierte Verwaltung der Unternehmensdateien sicherzustellen und den Dateizugriff besser kontrollieren zu können, stieg das Unternehmen zunächst auf eine andere Lösung um, die Dropbox ähnlich war. Doch dieser Umstieg erwies sich als großer Fehler. Kyle Young, System Engineer, erinnert sich seufzend: „Es gab viele Beschwerden – Dokumente wurden teilweise nicht synchronisiert und in einigen Fällen sogar gelöscht. Niemand konnte mit dem neuen Tool umgehen.“ Das Unternehmen sah keinen Sinn mehr darin, für eine Lösung zu zahlen, die nicht funktionierte. Und nachdem klar wurde, dass Dropbox Business hinsichtlich Sicherheit und Kontrolle alle Anforderungen des Unternehmens erfüllte, entschied sich Mobify erleichtert für den erneuten Umstieg. „Alle wussten noch genau, wie leicht und unkompliziert die Freigabe und Synchronisierung mit Dropbox war“, erzählt Young lächelnd. „Es gingen keine Dateien verloren – genau das ist unseren Nutzern wichtig. Die Unternehmenslösung erfüllte außerdem all unsere Anforderungen. Alle, die selbst in der Technologiebranche arbeiten, erwarten von den Tools, die sie nutzen, noch mehr. Dropbox Business erfüllt diesen Anspruch als einzige Dateifreigabelösung am Markt.“ Jede Niederlassung wurde anfangs mit NAS-Servern und VPN-Zugriff ausgestattet. Die VPN-Verbindungen erwiesen sich jedoch bald als problematisch. Nithin Veeraarasu, Global IT Services Manager, erzählt davon: „Der Remote-Zugriff bereitete uns laufend Probleme, insbesondere für das Sales-Team. Die Mitarbeiter mussten über VPN mit 3G-Hotspots Daten abrufen – das war kein ideales Setup. Dazu kamen noch viele weitere Schwierigkeiten mit der Synchronisierung von Dokumenten und verschiedenen Dateiversionen.“ Neben Verbindungs- und Versionierungsproblemen hatten die 35 Prozent Mac-Nutzer des Unternehmens aufgrund von Kompatibilitätskonflikten mit ihrem Betriebssystem Schwierigkeiten, die VPN-Verbindung zu verwenden. Die zunehmenden Probleme erschwerten den Expansionsprozess und kosteten das IT-Team von NewVoiceMedia übermäßig viel Zeit und Energie.

„Alle, die selbst in der Technologiebranche arbeiten, erwarten von den Tools, die sie nutzen, noch mehr. Dropbox Business erfüllt diesen Anspruch als einzige Dateifreigabelösung am Markt.“

Kyle Young, System Engineer, Mobify

Die Lösung

Schnelle und leichte Implementierung

Es dauerte gerade mal eine Woche, um alle 85 Mitarbeiter von Mobify mit Dropbox Business startklar zu machen. Die Nutzer kannten Dropbox schon und verwendeten es gerne. Die Einrichtung war also denkbar einfach – und alle Beschwerden, die es mit der vorherigen Lösung gab, waren sofort vom Tisch. Young beschreibt Dropbox Business als „sehr intuitiv“ und ergänzt: „Am wichtigsten sind uns Schnelligkeit und die Produktivität das Teams. Wir möchten uns auf das konzentrieren, was wir am besten können und was den Kern unseres Unternehmens ausmacht – und das ist nicht IT-Verwaltung. Und Dropbox Business macht es möglich.“ Mit Dropbox Business hat Mobify die Kontrolle über Unternehmensdokumente zurückgewonnen und ist jetzt in der Lage, eine klare Trennung geschäftlicher und privater Dateien durchzusetzen, ohne dass Mitarbeiter dadurch den Zugriff auf ihre privaten Dropbox-Konten verlieren. Die Synchronisierungsprobleme der vorherigen Lösung, zum Beispiel als ein Kaufvertrag mitten in einer Verhandlung nicht mehr auffindbar war, waren schon bald vergessen. Young sagt dazu: „Früher musste ich mehrere Stunden pro Woche damit verbringen, Probleme zu beheben. Die Integration neuer Nutzer, das Entfernen ausscheidender Nutzer und das Festlegen von Zugriffsberechtigungen waren mit der alten Lösung aufwändig und kompliziert – ganz im Gegensatz zu Dropbox Business.“ Jetzt ist Young entlastet, denn die Inhaltseigentümer können Zugriffsberechtigungen selbst verwalten, während er sich wieder auf wichtigere Themen wie System- und Produktentwicklung konzentrieren kann. Young ist selbst ein begeisterter Dropbox Business-Nutzer und erklärt: „Mobify mag Lösungen wie Dropbox Business, die ohne viel Verwaltungsaufwand auskommen. Und die gesparte Zeit können wir direkt wieder in unser Produkt investieren.“

„Mobify mag Lösungen wie Dropbox Business, die ohne viel Verwaltungsaufwand auskommen. Und die gesparte Zeit können wir direkt wieder in unser Produkt investieren.“

Kyle Young, System Engineer, Mobify

Die Ergebnisse

Die Kultur der Zusammenarbeit

Mobify stellt alle Dateien, die das gesamte Unternehmen betreffen, über Dropbox Business zur Verfügung, wie z. B. Dokumente zur Gesundheitsversorgung oder Präsentationen aus der wöchentlichen Mitarbeiterversammlung. Und auch die einzelnen Abteilungen verwenden Dropbox Business in kleineren Freigabekreisen, um gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Die Designer der Produktentwicklung geben beispielsweise Dateien für die Marketingdesigner frei, die damit Werbematerialien gestalten können. „Dropbox Business hat bei uns eine Kultur der Zusammenarbeit ermöglicht – Designer in den verschiedenen Gruppen und Abteilungen können jetzt ganz einfach mit Designern aus anderen Gruppen kommunizieren und zusammenarbeiten“, erklärt Young begeistert. Auch die externe Zusammenarbeit klappt mit Dropbox Business ganz reibungslos. Mit freigegebenen Links kann Mobify schnell und einfach Materialien für seinen Marketingpartner in Seattle freigeben, während das Special Services Team die Freigabelinks verwendet, um Designkonzepte aus der Produktentwicklung für Kunden freizugeben. „Dropbox Business spielt eine Schlüsselrolle bei der Freigabe von Dateien, die immer auf dem neuesten Stand sein müssen“, erklärt Content Marketing Strategist David Fay. Wenn Mobify-Mitarbeiter unterwegs oder auf Geschäftsreise sind, sorgen Dropbox Business-Features wie die zuverlässige Synchronisierung, der Offline-Zugriff und die intuitive App dafür, dass sie trotzdem immer auf dem Laufenden bleiben. Fay lächelt: „Manchmal müssen wir im Flugzeug oder im Hotelzimmer schnell ein Angebot zusammenstellen. Mit Dropbox Business haben wir sofort alles zur Hand – organisiert und immer abrufbereit. So können wir blitzschnell unsere Materialien zusammenstellen und kommen schnell voran.“ Egal ob die Mitarbeiter sich in den letzten Zügen der Produktion befinden oder unterwegs Neukunden akquirieren – auf Dropbox Business ist immer Verlass. Die leichte Bedienung und Zuverlässigkeit sind genau die Gründe, aus denen Mobify sich zunächst und letzten Endes auch dauerhaft für Dropbox entschieden hat.

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