Die Objektverwalter greifen mit Dropbox Business von unterwegs auf die neuesten Inhalte zu und geben sie für ihre Kollegen frei, sodass das Unternehmen Objekte sicher beurteilen, sie instand halten und auf überflüssige E-Mail-Kommunikation verzichten kann.

Monarch Investment & Management, ein Immobilienunternehmen

Monarch Investment & Management Group: Zentrale Ergebnisse

Mazarine Coffee: Lebensmittel- und Getränkehersteller

Geringere Abhängigkeit von E-Mails

Mazarine Coffee: Lebensmittel- und Getränkehersteller

Höhere Produktivität unterwegs

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Mehr Kontrolle über sensible Kundendaten

DIE HERAUSFORDERUNG

Veraltete Tools ersetzen

Als Immobilienunternehmen arbeitet die Monarch Investment Group kundenorientiert und weiß, wie wichtig das aktive Management des Investmentportfolios und die individuelle Wartung der Gebäude für Mieter sind. Entsprechend überrascht war man, als sich herausstellte, dass die internen Arbeitsabläufe der Zusammenarbeit nicht immer förderlich waren. Die fast 1.000 Mitarbeiter betreuen Objekte in 15 verschiedenen Bundesstaaten der USA und die Objektverwalter sind häufig unterwegs. Der Zugriff auf wichtige Dokumente wie Grundrisse, Verträge und Refinanzierungsdokumente auf dem internen Server von Monarch war oft schwierig, erinnert sich Analyst Curtis Pottle. „Wir mussten den Objektverwaltern Dateien per E-Mail schicken und erhielten später eine E-Mail mit der Frage, wo denn die Datei sei“, seufzt Pottle. Die Posteingänge wurden so unübersichtlich, dass viele Mitarbeiter lieber dicke Ordner mit den benötigten Dokumenten mit sich herumschleppten. Monarch wünschte sich außerdem mehr Kontrolle über vertrauliche Informationen, besonders wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausschieden. „Wir konnten uns nie sicher sein, ob mit ihnen nicht auch ein paar Mitarbeiterdaten verschwinden würden“, berichtet Pottle. Nach Prüfung mehrerer Lösungen entschied sich Monarch für Dropbox Business, da der Dienst die höchste Sicherheit bot und die beste Nutzerakzeptanz hatte. „Die Plattform ist so intuitiv, dass wir sofort gerne damit gearbeitet haben“, freut sich der Analyst Gred Hidlay.

DIE LÖSUNG

Großzügigere Freigabe durch mehr Kontrolle

Monarch organisiert in Dropbox Business alle Objektdateien wie Betreiberverträge und Gebäudespezifikationen in freigegebenen Ordnern. Bei einem Kaufgutachten oder einer Refinanzierung sparen Objektverwalter nun Zeit, da sie diese Excel-Tabellen und PDF-Dateien einfach auf ihrem Smartphone abrufen können, ganz egal, wo sie sind. Alles ist jetzt in einer einheitlichen Ordnerstruktur nach Kundennamen und Inhaltstyp geordnet, sodass die Objektverwalter Informationen nicht mehr per E-Mail vom Stammhaus anfordern müssen. „Jetzt wissen sie immer, wo alles ist, können einen Link direkt aus der mobilen App senden und das war's“, sagt Pottle zufrieden. Die Lösung spart Monarch Zeit, da Administratoren die Zugangsberechtigung für ganze Mitarbeitergruppen verwalten können, anstatt sie für jeden Mitarbeiter einzeln einrichten zu müssen. Hidlay ist begeistert: „Die Gruppenfunktion macht alles unheimlich effektiv und effizient. Wenn jemand die Abteilung wechselt, verschiebt man ihn einfach in eine neue Gruppe, und der Ordnerzugriff wird automatisch dem der neuen Gruppe angepasst.“ Der Zugriff lässt sich über eine Leseberechtigung oder eine Schreibberechtigung definieren, sodass nur die Nutzer Änderungen an den Dokumenten vornehmen können, die über die entsprechende Berechtigung verfügen.Dank Features wie der Kontoübertragung und dem Remote-Löschen entfällt die Sorge um Unternehmensdateien beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. „Die Dateien können ganz einfach in das Konto des Mitarbeiters übertragen werden, der die Aufgaben des Ex-Kollegen übernimmt, und der Zugriff auf Unternehmensdaten über andere Geräte kann im Nu unterbunden werden“, berichtet Pottle.

DIE ERGEBNISSE

Produktivität am Arbeitsplatz unterstützen

Monarch steigert mit Dropbox nicht nur die Produktivität der Objektverwalter unterwegs, sondern sorgt auch für höhere Sicherheit im Unternehmen. „Es erleichtert uns vieles“, bestätigt Pottle. „Die Objektverwalter können sich besser auf die Objekte konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu vergeuden.“ Und der erweiterte Versionsverlauf hat dem Unternehmen mehr als einmal aus der Patsche geholfen. „Wir hatten bereits mehrfach das Problem, dass wichtige Unterlagen gelöscht worden waren. Mit drei Mausklicks lassen sie sich jetzt wiederherstellen. Wir schlafen heute alle besser“, so Hidlay. Pottle freut sich über den Produktivitätszuwachs im Unternehmen. „Die Verwendung von Dropbox im Unternehmen hat sich ganz natürlich entwickelt“, meint er. „Die Mitarbeiter haben die Vorteile sofort erkannt und ihren Kollegen zu Dropbox geraten. Sie wurden nicht dazu überredet, die Lösung zu verwenden, sondern haben es von sich aus getan, und das ist die beste Art und Weise, die Produktivität zu steigern.“

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