Lateinamerikas führendes Beratungsunternehmen für Unternehmenskommunikation setzt Dropbox Business ein, um mit Kunden zusammenzuarbeiten und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen – und spart dadurch Zeit und Geld.

MZ Group – Berater für Unternehmenskommunikation

MZ Group: Zentrale Ergebnisse

Höhere Produktivität dank schneller Synchronisierung

Weniger IT-Kosten

Mehr Kontrolle über sensible Kundendaten 

Die Herausforderung

Optimierte Kommunikation

Die MZ Group hat ihren Sitz in São Paulo und ist heute in Sachen Unternehmenskommunikation Branchenführer und zentrale Anlaufstelle für seine über 600 Kunden, mit denen das Unternehmen gemeinsam gewachsen ist. Mit der Expansion an neue Standorte in ganz Brasilien, in Asien und den USA wurde jedoch schnell klar, dass die verwendete Bürotechnologie die Agilität des Unternehmens stark beeinträchtigte. Die Unternehmensdateien wurden auf internen Servern gespeichert, was laufende Investitionen in IT-Infrastruktur, Hardware und Software erforderte. Außerdem erschwerte das die Zusammenarbeit der Support-Teams, die nicht in Echtzeit an denselben Dokumenten zusammenarbeiten konnten. Und um von entfernten Standorten auf Dokumente zuzugreifen, musste VPN eingesetzt werden. „Aufgrund unserer Sicherheitsmechanismen und internen Systeme war die Verbindung immer langsam“, erinnert sich Rodolpho Zabisky, CFO bei MZ, das unter anderem Services wie Finanzkommunikation, PR und digitale Kommunikation anbietet. „Außerdem gab es häufig Probleme mit Dateikonflikten, wenn Mitarbeiter auf dieselbe Datei zugriffen.“ Nach einer Testphase mit einer Reihe unterschiedlicher Lösungen entschied sich MZ schließlich für Dropbox Business. Die Synchronisierungsgeschwindigkeit und leichte Bedienbarkeit waren laut IT Coordinator Alex Souza die entscheidenden Faktoren. „Es reicht, wenn wir die Anmeldedaten erstellen und sie dem Nutzer zusenden. Die Plattform ist so leicht zu bedienen, dass stundenlange Schulungen einfach wegfallen – das entlastet die IT-Abteilung ungeheuer“, erklärt Alex Souza.

Die Lösung

Ortsunabhängiges Arbeiten

Heute verwenden alle 250 Mitarbeiter Dropbox Business, um untereinander und mit Kunden zusammenzuarbeiten. Ganz gleich, ob sie an Präsentationen, Pressemitteilungen oder anderen Dokumenten arbeiten – die Mitarbeiter verwenden Freigabelinks, die in Echtzeit aktualisiert werden. Das Dropbox-Badge erlaubt mehreren Nutzern gleichzeitig, auf dasselbe Dokument zuzugreifen, ohne dabei versehentlich mehrere Dateiversionen zu erstellen. „Diese Benachrichtigungen helfen uns ungemein, wenn wir als Team gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Insbesondere beim Verfassen von Kommentaren“, erklärt Zabisky. Nachdem ein Dokument fertiggestellt wurde, senden die Mitarbeiter die finale Version über einen freigegebenen Link per E-Mail oder WhatsApp an den Kunden. „Die Kunden freuen sich immer wieder über die Dropbox-Integration in WhatsApp“, erzählt Souza begeistert. Mit der mobilen Dropbox-App können MZ-Mitarbeiter auch unterwegs schneller auf Dateien zugreifen und sie freigeben. Anstatt endlos auf die VPN-Verbindung warten zu müssen, können sie sich stattdessen auf einen guten Kundenservice konzentrieren. „Wenn ein Kunde eine bestimmte Datei braucht, können wir sie ihm einfach über das Smartphone aus dem Auto zuschicken“, erklärt Zabisky und fährt lachend fort: „Hier in Brasilien ist das ungemein praktisch, denn wir verbringen sehr viel Zeit damit, im Stau zu stecken.“ Anhand der Verwaltungskonsole kann das Management der MZ Group sicherstellen, dass vertrauliche Kundendaten nur für diejenigen freigegeben werden, für die sie auch bestimmt sind. „Wir kamen zu dem Schluss, dass Dropbox uns mehr Sicherheit bietet als andere Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen“, erklärt Souza. „Und wir hätten uns nicht für Dropbox entschieden, wenn uns die Datensicherheit und Vertraulichkeit nicht überzeugt hätten.“

„Wir kamen zu dem Schluss, dass Dropbox uns mehr Sicherheit bietet als andere Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen. Und wir hätten uns nicht für Dropbox entschieden, wenn uns die Datensicherheit und Vertraulichkeit nicht überzeugt hätten.“

Alex Souza, IT Coordinator, MZ Group

Die Ergebnisse

Zeit und Geld sparen

Durch die Implementierung von Dropbox ist MZ effizienter geworden und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für die Betreuung ihrer Kunden übrig. Nach Einschätzung von Alex Souza sparen die Mitarbeiter insgesamt ca. 1.000 Stunden pro Woche, indem sie über Dropbox auf ihre Dateien zugreifen statt wie früher über VPN. „Und das gilt allein für VPN“, so Souza. „Dank Dropbox konnten wir im gesamten Unternehmen an allen Ecken und Enden sparen.“ Die Einsparungen im IT-Bereich liegen laut MZ jährlich bald schon im sechsstelligen Bereich, da nun Ausgaben für neue Server, VPN-Lizenzen und Backup-Software komplett wegfallen. „Als wir uns für Dropbox entschieden, gehörte die Kostenreduktion eigentlich gar nicht zu den zentralen Zielen. Wir wollten in erster Linie das mobile Arbeiten erleichtern. Die Lösung hat sich jedoch gerade aus finanzieller Sicht als riesiger Vorteil entpuppt.“ Mit über 600 Kunden und als Spitzenreiter unter den börsennotierten Unternehmen Brasiliens kann es sich MZ nicht leisten, im Katastrophenfall den Betrieb einzustellen. Während eines dreistündigen Stromausfalls ermöglichte Dropbox Business es den Mitarbeitern, sich weiterhin um die Kunden zu kümmern. „Mit Dropbox können unserer Mitarbeiter einfach auf ihren Laptops weitermachen oder ihre Smartphones verwenden – das Unternehmen muss keine Sekunde stillstehen“, bestätigt Souza.

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