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NewVoiceMedia optimiert seine globalen Expansionsprozesse und entlastet die IT, indem es seine Dateien von traditionellen Servern zu Dropbox Business migriert.

NewVoiceMedia: Zentrale Ergebnisse

Dateispeicherung und -freigabe auf allen Betriebssystemen

Weniger Bedarf an IT-Support

Schnelle Wiederherstellung verlorener oder gelöschter Dateien

Die Herausforderung

Zunehmende IT-Probleme

NewVoiceMedia, weltweit führender Anbieter von cloudbasierten Kundenkontaktlösungen, hat seine globale Kundenbasis erfolgreich expandieren können. Im Zuge der Expansion erweiterte das Unternehmen auch seine interne Infrastruktur, um den Anforderungen seiner Kunden gerecht zu werden. Hinzu kamen auch zahlreiche neue Standorte rund um den Globus, unter anderen in Großbritannien und Australien. Jede Niederlassung wurde anfangs mit NAS-Servern und VPN-Zugriff ausgestattet. Die VPN-Verbindungen erwiesen sich jedoch bald als problematisch. Nithin Veeraarasu, Global IT Services Manager, erzählt davon: „Der Remote-Zugriff bereitete uns laufend Probleme, insbesondere für das Sales-Team. Die Mitarbeiter mussten über VPN mit 3G-Hotspots Daten abrufen – das war kein ideales Setup. Dazu kamen noch viele weitere Schwierigkeiten mit der Synchronisierung von Dokumenten und verschiedenen Dateiversionen.“ Neben Verbindungs- und Versionierungsproblemen hatten die 35 % Mac-Nutzer des Unternehmens aufgrund von Kompatibilitätskonflikten mit ihrem Betriebssystem Schwierigkeiten, die VPN-Verbindung zu verwenden. Die zunehmenden Probleme erschwerten den Expansionsprozess und kosteten das IT-Team von NewVoiceMedia übermäßig viel Zeit und Energie.

„Wir verglichen Kosten und Features verschiedener Anbieter und Dropbox Business schnitt mit Abstand am besten ab. Dropbox erfüllt die höchsten Anforderungen und die meisten Mitarbeiter kennen es schon.“

Die Lösung

Zuverlässige Verbindung und Kompatibilität

NewVoiceMedia prüfte verschiedene Cloudlösungen, die für die weltweit verteilten Teams den Dateizugriff und die Synchronisierung erleichtern und dabei die nötigen Sicherheitsanforderungen erfüllen sollten. Als Partner von Salesforce verwendet NewVoiceMedia in allen Geschäftsbereichen Microsoft® Office 365 – OneDrive war also die naheliegendste Lösung. Doch Veeraarasu sieht das anders: „Wir verglichen Kosten und Features verschiedener Anbieter und Dropbox Business schnitt mit Abstand am besten ab. Dropbox erfüllt die höchsten Anforderungen und die meisten Mitarbeiter kennen es schon.“ Das Unternehmen entschied sich also dazu, Dropbox Business einzuführen, und legte in jedem Team-Ordner eine Anleitung zur Installation und Problembehebung ab, um die Arbeitslast für die IT-Abteilung möglichst gering zu halten. „Neue Mitarbeiter können jetzt direkt den Leitfaden für Dropbox Business zu Rate ziehen, wenn ein Problem auftritt", erklärt Veeraarasu. „Vor allem Mitarbeiter in anderen Zeitzonen müssen nicht mehr darauf warten, bis die Niederlassung in Großbritannien am nächsten Tag wieder zum Leben erwacht und die Probleme in Angriff nimmt.“ Mac-Nutzer haben keine Kompatibiltätsprobleme mehr und auch sonst funktioniert Dropbox Business reibungslos mit allen Geräten und Betriebssystemen. Das Unternehmen kann jetzt Features wie die Dateiwiederherstellung nutzen, die ebenfalls geräteunabhängig funktioniert – laut Veeraasasu „eine große Bereicherung für das Unternehmen“.

„Unser Marketingteam kann schnell und einfach auf die benötigten Werbematerialien zugreifen und unsere Vertriebsmitarbeiter haben immer Zugriff auf das richtige Präsentationsmaterial für jeden Kunden. Mit Dropbox Business können unsere Mitarbeiter ohne Hindernisse arbeiten und unser Unternehmen voranbringen.“

Die Ergebnisse

Kosteneinsparungen, Kundengewinne

Dank Dropbox Business konnte NewVoiceMedia das IT-Team entlasten, seine VPN-Kosten eliminieren und die dadurch freigewordenen Ressourcen wichtigeren Geschäftsinitiativen zuwenden. Die zuverlässigen Systeme sorgen jetzt dafür, dass neue Mitarbeiter und Standorte leichter in das Unternehmen integriert werden können. Laut Veeraarasu bekommen auch die Kunden von NewVoiceMedia diese positiven Veränderungen zu spüren. „Unser Marketingteam kann jetzt Ideen, Kampagnen, Budgets und Szenarien freigeben und unsere Vertriebsmitarbeiter haben immer Zugriff auf das jeweils passende Präsentationsmaterial. Mit Dropbox Business können unsere Mitarbeiter ohne Hindernisse arbeiten und unser Unternehmen voranbringen.“