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Das Unternehmen für Fertigungsplanung (ERP) in der Cloud hat seine Mitarbeiterzahlen in den letzten zwei Jahren verdoppelt. Dabei erleichtert Dropbox Business die standort- und geräteübergreifende Zusammenarbeit.

Plex Systems: Zentrale Ergebnisse

Skalierbare und günstige IT-Architektur

Kürzere Reaktionszeiten dank Einsatz von Mobilgeräten   

Einfachere und produktivere Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten   

Die Herausforderung

Wachstumsbremsen lösen

Die Gründer von Plex Systems haben selbst früher in Fertigungsbetrieben gearbeitet. Jetzt hilft das Unternehmen 400 Fertigungsunternehmen bei einer besseren Inventar- und Versandverwaltung, indem es für diese Kernprozesse die Cloud nutzt. Das Unternehmen aus dem amerikanischen Michigan hat seine Größe in den letzten zwei Jahren verdoppelt. Da ist es nur natürlich, dass auch die internen Tools aktualisiert werden mussten, um mit diesem Wachstum Schritt zu halten. Mitarbeiter an verschiedenen Standorten kommunizierten hauptsächlich per E-Mail, was häufig „ein datentechnischer Albtraum“ war, wenn mehrere Versionen desselben Dokuments auftauchten, so Chris Pesola, Director of IT. „Wir mussten eine bessere Möglichkeit finden, über verschiedene Zeitzonen und Geräte hinweg zusammenzuarbeiten“, sagt er. Als Anbieter von Cloudlösungen dachte man bei Plex sofort an eine Kollaborationslösung. Nach Bewertung mehrerer Lösungen stellte sich Dropbox Business besonders wegen seiner Anwenderfreundlichkeit sehr schnell als Favorit heraus. Nachdem das Unternehmen ursprünglich nur mit PCs gearbeitet hatte, hatten nach und nach auch andere Plattformen Einzug gehalten und das Unternehmen benötigte einen Dienst, der problemlos geräteübergreifend funktionieren würde. „Wir wünschten uns eine Lösung, deren Verwendung intuitiv genug war, um von allen Mitarbeitern akzeptiert zu werden“, erläutert Pesola. „Das ist bei jeder Technologie ein Knackpunkt.“

„Eine benutzerfreundliche Oberfläche, Sicherheit und eine bequeme Bereitstellung waren uns wichtig. Die Lösung musste auf Macs, PCs und Smartphones gleichermaßen gut funktionieren. Dropbox erfüllt all diese Anforderungen.“

Die Lösung

Mit vertrauten Tools arbeiten

Dropbox Business sorgt für unterbrechungsfreie Produktivität, da Mitarbeiter überall ihre bevorzugten Anwendungen verwenden können. „Für unsere Nutzer ist es sehr praktisch, dass sie native Microsoft Office-Dokumente über das Web öffnen können“, meint Pesola. Die Mitarbeiter der Marketingabteilung arbeiten nun über das Dropbox-Badge an PowerPoint-Präsentationen, können damit sehen, wer sonst noch an der Datei arbeitet, und diese bei Änderungen auf die neueste Version aktualisieren. Mitglieder der Finanzabteilung senden Verträge jetzt als freigegebene Links an die Vertriebsmitarbeiter oder speichern sie für sie in freigegebenen Ordnern. So können sie leicht darauf zugreifen und diese Vertragsabschlussdokumente oft sogar einfach über Mobilgeräte für Kunden freigeben. „Wenn ein potenzieller Kunde an einen Vertriebsmitarbeiter herantritt und seine Vertragsbereitschaft zum Ausdruck bringt, hat unser Mitarbeiter den Vertrag gleich griffbereit“, erläutert Pesola. Die Verwaltungskonsole hilft Plex dabei, seine BYOD-Umgebung zu schützen – dadurch, dass das Unternehmen eine verdächtige Nutzung oder ungewöhnliche Anmeldevorgänge nachverfolgen kann. Geht ein Gerät verloren oder scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, kann die IT die Dateien in das Konto eines anderen Nutzers übertragen oder sie durch Remote-Löschen von dem Gerät löschen.

„Wir müssen ununterbrochen auf Änderungen in der Wettbewerbsdynamik und in unserem Geschäftsumfeld gefasst sein. Ich weiß nicht, wie wir den aktuellen Betrieb und unsere Expansionsprojekte ohne eine Kollaborationsplattform wie Dropbox Business bewältigen könnten.“

Die Ergebnisse

Kosten senken, Produktivität steigern

Plex hat erkannt, dass es mit Dropbox Business besser auf zukünftiges Wachstum vorbereitet ist. Das Speicherkontingent für Festplattenlaufwerke und Mobilgeräte wurde reduziert, wodurch auch langfristige Hardware-Investitionen gesenkt wurden. „Dass wir unsere Back-End-Architektur nicht erneuern müssen, macht sich mit einer sechsstelligen Summe unmittelbar bemerkbar“, freut sich Pesola. Bei Vertrieb und Marketing ist das E-Mail-Pensum dank der Verwendung von freigegebenen Ordnern zurückgegangen. Dadurch können sich Mitarbeiter besser auf ihre Arbeit und die Bedürfnisse ihrer Kunden konzentrieren, anstatt auszuklügeln, welche Dateiversion wohl die neueste sein mag. Und mit Zugriff auf die wichtigsten Werbemittel und Verträge über Dropbox auf ihren Mobilgeräten können Vertriebsmitarbeiter schneller auf Kundenanfragen reagieren. Das Ergebnis: Mehr Vertragsabschlüsse und höhere Umsätze.