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Das in San Francisco ansässige Architekturbüro führt den gesamten Planungsprozess in Dropbox Business aus, um reibungsloser mit Bauunternehmern zusammenzuarbeiten und die Kapazität des kleinen Teams zu maximieren.

Red Dot Studio: Zentrale Ergebnisse

Engere Zusammenarbeit mit Kollegen und Bauunternehmern

Mehr Zeit für die Arbeit an Konstruktionsplänen

Schnelleres Unternehmenswachstum

Die Herausforderung

Komplizierte Lösungen vermeiden

Um auf San Franciscos heiß umkämpftem Immobilienmarkt erfolgreich zu sein, muss Red Dot Studio elegante Eigenheime konstruieren, in denen jeder kostbare Quadratmeter optimal genutzt wird. Bei nur sechs Mitarbeitern im Büro erkannte das Architekturbüro, dass Küchen nicht das Einzige sind, was effizient geplant werden muss. Das Team musste den Informationsaustausch vereinfachen, um als kleines Unternehmen florieren zu können. Anfangs beauftragte Red Dot Studio ein IT-Beratungsunternehmen mit der Einrichtung eines firmeninternen Servers, in der Hoffnung, das Datenmanagement zu reduzieren. Das Gegenteil aber trat ein. „Der Server war sperrig, langsam und kompliziert. Bei Problemen mussten wir Hilfe kommen lassen“, berichtet Alix Daguin, Projektplaner und der zweite Mitarbeiter des Unternehmens. Bei einer Kundenpräsentation schließlich umging das Team den massiven Server, indem es PDF-, Photoshop-, InDesign- und CAD-Dateien über Daguins privates Dropbox-Konto freigab. „Am nächsten Tag war uns klar, dass wir die Nase voll hatten, und wir haben uns für Dropbox Business angemeldet“, lacht sie.

„Dropbox Business kam genau zum richtigen Zeitpunkt. Als das Unternehmen auf sechs Mitarbeiter angewachsen war, wurde uns bewusst, dass wir die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von Dropbox noch viel weiter ausschöpfen konnten. Jetzt können wir unsere Energie auf unsere Kernkompetenzen und unseren Wettbewerbsvorteil konzentrieren: großartiges Design, gute Kundenbeziehungen und zufriedene Mitarbeiter.“

Die Lösung

Zusammenarbeit im Büro und unterwegs

Mittlerweile nutzen die Planer von Red Dot Studio Dropbox Business nicht mehr nur intern, sondern auch für die Zusammenarbeit mit Ingenieuren, Beratern und Kunden. Jedes Projekt verfügt über freigegebene Ordner für die gemeinsame Arbeit und zum Nachverfolgen von Änderungen an Assets wie Berechnungen, Genehmigungen und Plänen. „Die Arbeit innerhalb einer guten Ordnerstruktur ist um einiges einfacher als das Arbeiten per E-Mail, wo immer mal wieder etwas verloren geht“, betont Daguin. „Unsere Bauunternehmer kennen Dropbox schon. Wenn sie also Zugriff zu bestimmten Dateien brauchen, finden sie sie in unseren freigegebenen Ordnern und erledigen ihre Arbeit. Das spart uns jede Menge Hin und Her.“ Für Kundenpräsentationen oder die Koordination mit Ingenieuren verwendet Red Dot Studio freigegebene Dropbox-Links, um große Präsentationen und CAD-Dateien ohne viel Aufwand zugänglich zu machen. Mit Dropbox Business können Mitglieder des Red Dot Studio-Teams überall auf ihre Arbeit zugreifen. Wenn jemand die neuesten Konzepte benötigt, kann er sie problemlos in der Dropbox-App für Mobilgeräte aufrufen. „Jedes Mal, wenn wir von einer Baustelle zurückkamen, mussten wir nach einem Riss suchen, ihn scannen und dann speichern“, erinnert sich Daguin. „Jetzt machen wir einfach eine Handyaufnahme, speichern sie am richtigen Zielort und geben sie direkt von dort aus frei. So klappt alles viel reibungsloser.“

„Unsere Bauunternehmer kennen Dropbox schon. Wenn sie also Zugriff zu bestimmten Dateien brauchen, finden sie sie in unseren freigegebenen Ordnern und erledigen ihre Arbeit. Das spart uns jede Menge Hin und Her.“

Die Ergebnisse

Ein schlanker Betrieb

Mit Blick auf die Sicherheit, die die Lösung Mitarbeitern bietet, hat Red Dot Studio alle Unternehmensdateien nach Dropbox Business migriert. Besonders der unbegrenzte Versionsverlauf wird sehr geschätzt. Dieses Feature gestattet das Wiederherstellen einer früheren Dokumentversion und versehentlich gelöschter Dateien. „Selbst bei einer Überschwemmung oder einem Feuer weiß ich, dass wir uns auf Dropbox verlassen können“, bestätigt Daguin. Dropbox Business kam für Red Dot Studio genau zum richtigen Zeitpunkt. „Als das Unternehmen auf sechs Mitarbeiter angewachsen war, wurde uns bewusst, dass wir die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von Dropbox noch viel weiter ausschöpfen konnten“, meint Daguin. „Jetzt können wir unsere Energie auf unsere Kernkompetenzen und unseren Wettbewerbsvorteil konzentrieren: großartiges Design, gute Kundenbeziehungen und zufriedene Mitarbeiter.“