Die Firma für Digitaldesign verlässt sich auf Dropbox Business, um die Zusammenarbeit seiner weit verteilten Mitarbeiter nicht nur zu vereinfachen, sondern außerdem zu verbessern.

UNITiD: Zentrale Ergebnisse

Mehr Zeit für Kreativität und Innovation

Höhere Produktivität

Flexible Abläufe für unterwegs

Die Herausforderung

Ein neuer Rahmen für innovative Ideen

Kreativität und Innovation sind die treibenden Kräfte hinter den attraktiven Apps und Benutzeroberflächen von UNITiD. Aber genauso unverzichtbar ist die effektive Zusammenarbeit –besonders, wenn es darum geht, Projekte auf Kurs zu halten. Hier arbeiten Geschäftsführer, Experten für interaktives Design, Grafikdesigner, Werbetexter und technische Entwickler von den unterschiedlichsten Standorten aus zusammen, sodass absolute Disziplin beim Projektmanagement erforderlich ist. „Unser Projektmanagementsystem ist äußert agil, sehr iterativ und stark auf Zusammenarbeit ausgerichtet“, so Firmengründer Matthijs Collard. „Jedes Team arbeitet eng mit seinem Kunden zusammen, um die Sichtweise des Endnutzers zu begreifen, Drahtgittermodelle zu entwickeln, grafische Modelle zu erstellen, funktionsfähige Prototypen herzustellen und zu testen sowie das endgültige Produkt zu bauen. Während des gesamten Vorgangs sammeln wir ununterbrochen Feedback und feilen das Design aus, um Qualität und Nutzen der Lösung zu optimieren.“ Die verschiedenen Feedbackschleifen sorgten jedoch für Probleme mit Dateiversionen. Daher machte sich UNITiD auf die Suche nach einer cloudbasierten Dateifreigabelösung, mit der alle Teammitglieder schnellen Zugriff auf die neuesten Dateien erhalten konnten. Nach Prüfung mehrerer Angebote entschied sich das Unternehmen wegen der Bedienerfreundlichkeit, der Zuverlässigkeit und der geradlinigen Struktur für Dropbox. Je mehr das Geschäft boomte, desto stärker wuchsen auch die Anforderungen für die Dateiablage. Als das Unternehmen also hörte, dass Dropbox eine neue Lösung speziell für Unternehmen auf den Markt bringen wollte, war es sofort dabei. „Das ist eine Frage des Vertrauens“, erklärt Collard. „Wenn ein Anbieter, dem wir vertrauen, mit einer neuen Lösung wie Dropbox Business daherkommt, fackeln wir nicht lange: Wir sind dabei.“ Da die meisten Mitarbeiter bereits mit Dropbox vertraut waren, gestaltete sich der Übergang zur Business-Lösung schnell und problemlos. „Es dauerte überhaupt nicht lange, unsere bestehenden Mitarbeiter auf Dropbox Business umzustellen“, so Collard. „Und neu eingestellte Mitarbeiter erfahren alles, was sie wissen müssen, in einer 30 Minuten dauernden Session, in der wir einfach kurz den Firmenordner, die Ordnerstruktur und Tipps für die Synchronisierung durchgehen.“

„Das ist eine Frage des Vertrauens. Wenn ein Anbieter, dem wir vertrauen, mit einer neuen Lösung wie Dropbox Business daherkommt, fackeln wir nicht lange: Wir sind dabei.“

Matthijs Collard, Gründer, UNITiD

Die Lösung

Hürden beseitigen – Produktivität steigern

Dropbox Business hat den steigenden Bedarf von UNITiD für Dateispeicher gelöst und bietet gleichzeitig mehr Flexibilität zur Unterstützung von Workflows. Dank der Fähigkeit, mehr als 300.000 Apps mit Dropbox Business zu verknüpfen, können Mitarbeiter Dateien quasi jeder Art über ihre Dropbox-Konten aufrufen und freigeben. Wenn Änderungen vorgenommen werden, aktualisiert Dropbox Business automatisch sämtliche Exemplare einer Datei, was die Verwaltung der Dateiversionen deutlich leichter macht. UNITiD verlässt sich beispielsweise auf eine App namens InVision, um funktionierende Prototypen neuer Designs zu erstellen. Durch die Integration dieser App in Dropbox ist sichergestellt, dass Prototypen unablässig aktualisiert werden, sobald die Dateien in Dropbox Business abgelegt werden – es ist kein weiteres Hochladen erforderlich. „Wenn unsere Designer einen Prototyp mit InVision ändern“, so Collard, „sorgt Dropbox Business dafür, dass alle zugehörigen Designinhalte, Bildschirme und Quelldateien synchronisiert bleiben. Es ist absolut ausfallsicher und spart uns eine Menge Zeit.“ Als Mobilgeräte-App bietet Dropbox Business den verteilt arbeitenden Teams von UNITiD außerdem eine praktischere Methode, in Bezug auf Änderungen und alltägliche Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn beispielsweise Mitarbeiter Fotos erstellen, um vorläufige Screenshots und Whiteboard-Ideen bei Arbeitssitzungen zu dokumentieren, können sie diese in Dropbox Business ablegen und später darüber darauf zugreifen. „Sobald wir die Fotos in Dropbox Business ablegen, können wir sie auf dem Handy im Zug, abends zu Hause auf der Couch oder am nächsten Tag im Flieger prüfen“, so Collard begeistert.

„Bei ca. 90 % unserer Projekte arbeiten wir eng mit unseren Kunden und anderen Beteiligten zusammen. Dropbox Business erleichtert uns die Arbeit mit externen Partnern und schützt gleichzeitig unsere Daten.“

Matthijs Collard, Gründer, UNITiD

Die Ergebnisse

Innovation und Datensicherheit gehen hier Hand in Hand

Der Schutz der Dateien ist ebenso wichtig wie ein flexibler Dateizugriff. Damit keine Unbefugten auf die Dateien von UNITiD zugreifen können, verwenden die Mitarbeiter die zweistufige Überprüfung und behalten die Nutzung freigegebener Links im Auge. „Bei ca. 90 % unserer Projekte arbeiten wir eng mit unseren Kunden und anderen Beteiligten zusammen“, erklärt Collard. „Dropbox Business erleichtert uns die Arbeit mit externen Partnern und schützt gleichzeitig unsere Daten.“ Und dank der Sicherungs- und Wiederherstellungsfeatures von Dropbox geht nichts verloren – selbst wenn mal etwas richtig schiefgeht. „Einer unserer Kollegen hat vor einiger Zeit versehentlich im Mac Finder den Ordner mit allen Dateien gelöscht, der mit Dropbox synchronisiert war“, erinnert sich Collard. „Alles war komplett weg. Aber dank Dropbox Business konnten wir die gelöschten Dateien ohne Probleme wiederherstellen.“ Dropbox Business gibt den Mitarbeitern bei UNITiD die Freiheit, sich auf ihre zukunftsweisenden Designs zu konzentrieren, anstatt unnötig Zeit mit dem Dateimanagement zu verschwenden. Collard sagt zusammenfassend: „Das Beste an Dropbox Business ist, dass wir uns nicht merken müssen, wo was ist. Es ist immer da, wo wir es brauchen. Es funktioniert einfach.“

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